トップ :: B 処理操作 運輸 :: B02 破砕,または粉砕;製粉のための穀粒の前処理

【発明の名称】 廃棄装置、廃棄システム及び廃棄方法
【発明者】 【氏名】菅原 隆

【氏名】鈴木 等

【要約】 【課題】文書の廃棄の制限を確実で簡便に行えるようにする。

【構成】文書廃棄装置3の構成として、文書の廃棄処理を行うシュレッダー部と、文書に付加された文書生成時間情報を格納するQRコードを読み取るバーコードリーダー32と、時間を計測する時計部37と、文書の保管期限を特定するための保管期限特定情報を記憶する記憶部43と、バーコードリーダー32によるQRコードの読み取りによって取得した文書生成時間情報と、時計部37から取得した時間情報と、記憶部32に記憶された保管期限特定情報とに基づいて、シュレッダー部による文書の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御部36とを備える。
【特許請求の範囲】
【請求項1】
記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段を備えた廃棄装置であって、
前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報を取得する取得手段と、
時間を計測する時計手段と、
記録媒体の保管期限を特定するための保管期限特定情報を記憶する記憶手段と、
前記取得手段で取得した前記生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記記憶手段に記憶された前記保管期限特定情報とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段と
を備えたことを特徴とする廃棄装置。
【請求項2】
前記記録媒体の前記廃棄処理手段への挿入を規制する規制手段を設け、
前記廃棄処理制御手段は、前記規制手段の動作を制御することにより、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する
こと特徴とする請求項1に記載の廃棄装置。
【請求項3】
前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段を備えた
ことを特徴とする請求項1に記載の廃棄装置。
【請求項4】
記録媒体の生成時間情報を含む生成情報を付加して記録媒体を生成する生成装置と、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄装置と、前記記録媒体の廃棄管理を行う管理装置とを備えた廃棄システムであって、
前記廃棄装置は、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段と、前記記録媒体に付加された前記生成時間情報及び生成時間情報を取得する取得手段と、時間を計測する時計手段と、記録媒体の保管期限を特定するための保管期限特定情報を記憶する記憶手段と、前記取得手段で取得した生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記記憶手段に記憶された前記保管期限特定情報とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段と、前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段とを有し、
前記管理装置は、前記廃棄装置の出力手段によって出力された前記廃棄履歴情報を読み取るとともに、前記読み取った廃棄履歴情報を、前記生成装置によって前記記録媒体に付加された前記生成情報と関連付けて管理する
ことを特徴とする廃棄システム。
【請求項5】
記録媒体の廃棄を行う廃棄方法であって、
前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報を取得する第1のステップと、
時間を計測する時計手段から時間情報を取得する第2のステップと、
記録媒体の保管期限を特定するための保管期限特定情報を取得する第3のステップと、
前記第1のステップで取得した前記生成時間情報と、第2のステップで取得した前記時間情報と、前記第3のステップで取得した前記保管期限特定情報とに基づいて、前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する第4のステップと
を有することを特徴とする廃棄方法。
【発明の詳細な説明】【技術分野】
【0001】
本発明は、文書等の記録媒体を管理する際に適用して好適な廃棄装置、廃棄システム及び廃棄方法に関する。
【背景技術】
【0002】
一般に、企業のオフィスや市役所などの公共機関では、部外秘や社外秘などの機密文書を扱うことが多い。こうした機密文書の原本は、第三者への漏洩を防止するために、厳重な管理のもとで保管され、不要になった機密文書は、シュレッダーなどを用いて廃棄される。また、廃棄されるものは文書に限らず、最近ではCD−R、DVD−R、ICカード等の記録媒体をシュレッダを用いて廃棄することが可能となっている。
【0003】
経理関係の機密文書(請求書、領収書、精算書等)には、当該機密文書を保管しておかなければならない期間が指定されるものが多い。このため、機密文書を細断によって廃棄する場合は、それに先立って、いま廃棄対象としている機密文書が本当に廃棄してよいものかどうかを担当者が原本台帳などで確認する必要がある。
【0004】
しかしながら、大量の機密文書を廃棄する場合は、各々の機密文書の保管期間を1つずつ確認して廃棄の作業を進めることが非常に面倒でかつ時間がかかるものとなる。また、人為的な確認ミスによって、保管期間が残っている機密文書を誤って廃棄してしまう恐れがある。
【0005】
そこで、下記特許文献1では、廃棄物管理装置において、文書の表紙に出力されている保管期間情報に基いて文書を裁断するか否かの判断を行うことにより、廃棄すべきでない文書の廃棄を回避することができる。
【0006】
【特許文献1】特開2005−262135号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【0007】
しかしながら、上記特許文献1では、文書ごとに保管期間情報を算出して表紙に記載する必要がある。また、文書の保管期限は文書の作成日から所定期間として一律に定められることが多く、この所定期間に変更が生じた場合には、対象となるすべての文書の表紙に記載されている保管期間情報を新たに記載し直さなければならず効率が悪く、また記載の修正を忘れた文書を誤廃棄してしまう恐れがある。
【0008】
本発明は、上記問題に鑑み、文書の廃棄の制限を確実で簡便に行うことを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0009】
請求項1に記載の発明は、記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段を備えた廃棄装置であって、前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報を取得する取得手段と、時間を計測する時計手段と、記録媒体の保管期限を特定するための保管期限特定情報を記憶する記憶手段と、前記取得手段で取得した前記生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記記憶手段に記憶された前記保管期限特定情報とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段とを備えたことを特徴とするものである。
【0010】
請求項2に記載の発明は、請求項1記載の廃棄装置において、前記記録媒体の前記廃棄処理手段への挿入を規制する規制手段を設け、前記廃棄処理制御手段は、前記規制手段の動作を制御することにより、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御すること特徴とするものである。
【0011】
請求項3に記載の発明は、請求項1記載の廃棄装置において、前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段を備えたことを特徴とするものである。
【0012】
請求項4に記載の発明は、記録媒体の生成時間情報を含む生成情報を付加して記録媒体を生成する生成装置と、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄装置と、前記記録媒体の廃棄管理を行う管理装置とを備えた廃棄システムであって、前記廃棄装置は、前記記録媒体の廃棄を行う廃棄処理手段と、前記記録媒体に付加された前記生成情報及び生成時間情報を取得する取得手段と、時間を計測する時計手段と、記録媒体の保管期限を特定するための保管期限特定情報を記憶する記憶手段と、前記取得手段で取得した生成時間情報と、前記時計手段から取得した時間情報と、前記記憶手段に記憶された前記保管期限特定情報とに基づいて、前記廃棄処理手段による前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する廃棄処理制御手段と、前記廃棄処理手段にて廃棄された前記記録媒体に関する廃棄履歴情報を出力する出力手段とを有し、前記管理装置は、前記廃棄装置の出力手段によって出力された前記廃棄履歴情報を読み取るとともに、前記読み取った廃棄履歴情報を、前記生成装置によって前記記録媒体に付加された前記生成情報と関連付けて管理することを特徴とするものである。
【0013】
請求項5に記載の発明は、記録媒体の廃棄を行う廃棄方法であって、前記記録媒体に付加された当該記録媒体の生成時間情報を取得する第1のステップと、時間を計測する時計手段から時間情報を取得する第2のステップと、記録媒体の保管期限を特定するための保管期限特定情報を取得する第3のステップと、前記第1のステップで取得した前記生成時間情報と、第2のステップで取得した前記時間情報と、前記第3のステップで取得した前記保管期限特定情報とに基づいて、前記記録媒体の廃棄処理を許可又は禁止するように制御する第4のステップとを有することを特徴とするものである。
【発明の効果】
【0014】
請求項1に記載の発明によれば、記録媒体に付加された生成時間情報と記憶手段に記憶された保管期限特定情報と時計手段から取得した時間情報により、記録媒体の廃棄処理を許可したり禁止したりすることができる。
【0015】
請求項2に記載の発明によれば、規制手段の動作の制御により、廃棄処理の許可/禁止を確実に行うことができる。
【0016】
請求項3に記載の発明によれば、廃棄処理手段にて廃棄された記録媒体に関する廃棄履歴情報を、例えば、紙に印刷して出力したり、廃棄する記録媒体とは別の記録媒体に記録して出力したりすることができ、廃棄の管理が容易になる。
【0017】
請求項4に記載の発明によれば、記録媒体の生成から廃棄までの管理を確実に行うことができる。
【0018】
請求項5に記載の発明によれば、記録媒体に付加された生成時間情報と記憶手段に記憶された保管期限特定方法と時計手段から取得した時間情報により、記録媒体の廃棄処理を許可したり禁止したりすることができる。
【発明を実施するための最良の形態】
【0019】
以下、本発明の具体的な実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。
【0020】
図1は本発明の実施形態に係る文書廃棄システムの構成を示す図である。図示した文書廃棄システムは、文書生成装置1と、文書管理装置2と、文書廃棄装置3とを用いて構成されている。文書生成装置1と文書管理装置2は、共通のネットワーク4を介して接続されている。文書廃棄装置3は、ネットワーク4に接続されず、スタンドアロンの状態で設置されている。
【0021】
文書生成装置1は、文書ID、文書生成時間情報、文書種類情報、金額情報等の文書生成情報が付加された文書(紙文書)を生成するものである。文書IDは、文書を一意に特定することができる固有の情報である。文書生成時間情報は、文書の生成日又は生成日時を示す情報である。文書種類情報は、文書の種類(支払申請書、一般文書等)を示す情報である。金額情報は、支払申請書などの領収金額を示す情報である。本実施形態においては、文書生成日を文書生成時間情報として取り扱うものとする。文書管理装置2は、文書生成装置1によって生成された文書に関して種々の管理処理を行うものである。文書廃棄装置3は、文書生成装置1によって生成された文書や他の文書の廃棄処理を行うものである。ネットワーク4は、例えば、LAN(Local Area Network)やWAN(Wide Area Network)を用いて構成されるものである。
【0022】
図2は文書生成装置1の構成例を示すブロック図である。文書生成装置1は、例えばデジタル複写機やデジタル複合機(多機能型複写機)などを用いて構成されるものである。この文書生成装置1は、操作パネル5と、画像読取部6と、画像処理部7と、画像出力部8、文書生成制御部9と、ネットワークインタフェース10とを用いて構成されている。
【0023】
操作パネル5は、文書生成装置1を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするためのユーザーインタフェースとなるものである。操作パネル5は、例えば、各種のボタン、スイッチ、キー等を有する入力部と、タッチパネル付きの液晶ディスプレイからなる表示部とによって構成されるものである。
【0024】
画像読取部6は、読み取り対象となる原稿の画像を光学的に読み取るものである。この画像読取部6では、透明な原稿台(プラテンガラス)にセットされた原稿面に光を照射して、当該原稿面からの反射光をミラー、レンズ等の結像光学系を介して読み取りセンサ(CCDセンサ等)の受光面で結像させることにより、原稿画像に対応した画像データ(スキャンデータ)を生成するものである。その際、原稿面は、結像光学系の移動によって読み取り走査される。
【0025】
画像処理部7は、画像読取部6で読み取られた原稿の画像データに所定の画像処理(例えば、色変換、色補正、階調補正、拡大縮小、画像回転、スクリーン生成などの処理)を施すものである。
【0026】
画像出力部8は、画像読取部6で読み取られかつ画像処理部7で画像処理された画像データを用紙等の記録媒体に印刷出力するものである。この画像出力部8は、例えば、電子写真方式に基づいて画像データの印刷を行う。
【0027】
文書生成制御部9は、文書生成に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書生成制御部9は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、操作パネル5、画像読取部6、画像処理部7及び画像出力部8の各処理動作を制御する。
【0028】
ネットワークインタフェース10は、文書生成装置1がネットワーク4上で他の装置(文書管理装置2)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース10を用いたデータの送受信は、文書生成制御部9によって制御される。
【0029】
図3は文書管理装置2の構成例を示すブロック図である。文書管理装置2は、例えばパーソナルコンピュータを用いて構成されるものである。この文書管理装置2は、ユーザーインタフェース部(UI部)11と、バーコード解析部12と、検索部13と、データベース部14と、文書管理制御部15と、ネットワークインタフェース16とを用いて構成されている。
【0030】
ユーザーインタフェース部11は、文書管理装置2を使用するユーザーが各種の情報を入力したり、ユーザーに対して各種の情報を表示したりするためのユーザーインタフェースである。このユーザーインタフェース部11は、例えば、キーボード、マウス等の入力デバイスと、液晶ディスプレイ等の表示デバイスによって構成されるものである。
【0031】
バーコード解析部12は、画像データ(スキャンデータ)に含まれるバーコードを解析してデコード処理するものである。バーコード解析部12が解析するバーコードは、文書生成装置1でバーコード付きの文書の画像を読み取ったときに得られる画像データに含まれるバーコードである。このバーコードは、文書生成装置1で生成される文書に付加される情報であって、文書ID、文書生成時間情報(文書生成日時・時刻等)、文書種類情報(支払申請書、一般文書等)、金額情報(支払申請書の領収金額等)等を含む文書生成情報を格納する。一般に、バーコードは、一次元方向にのみ情報をもつ一次元バーコードと、二次元方向に情報をもつ二次元バーコードに大別されるが、本発明を実施するにあたってはどちらも利用可能である。ただし、上述した文書IDの他に、種々の情報やデータを1つのバーコードに収納したい場合は、より多くのデータ容量をもつ二次元バーコードを用いることが望ましい。本実施形態では、一例として、二次元バーコードの一種で、一般に普及しているQRコード(登録商標)を用いることとする。
【0032】
検索部13は、データベース部14に蓄積されたデータの検索を行うものである。データベース部14は、種々のデータを蓄積するものである。データベース部14は、例えば、ハードディスク(Hard Disk Drive)等を用いて構成されるものである。
【0033】
文書管理制御部15は、文書管理に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書文書廃棄装置3は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、ユーザーインタフェース部11、バーコード解析部12、検索部13及びデータベース部14の各処理動作を制御する。
【0034】
ネットワークインタフェース16は、文書管理装置2がネットワーク4上で他の装置(文書生成装置1)とデータの送受信を行うための通信インタフェースである。ネットワークインタフェース16を用いたデータの送受信は、文書管理制御部15によって制御される。
【0035】
図4は文書廃棄装置3の機構例を示す概略図である。この文書廃棄装置3は、例えばシュレッダー装置を用いて構成されるもので、文書トレイ部17と、インサートセンサ18と、バーコードリーダーの読み取り光学系19と、ストッパー20と、フィードロール21,22と、パスセンサ23と、シュレッダー部24とを備えている。
【0036】
文書トレイ部17は、廃棄の対象となる文書が載置される部分である。文書トレイ部17は、ストッパー20に向かって徐々に低位となるように、水平面に対して斜めに傾斜した状態で形成されている。文書トレイ部17の奥側(低位側)は、上述したインサートセンサ18や読み取り光学系19、ストッパー20、フィードロール21とともに、図示しないカバー部材によって覆い隠されている。
【0037】
インサートセンサ18は、文書トレイ部17の所定の読み取り位置まで文書が差し込まれたことを検知するものである。インサートセンサ18は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該インサートセンサ18のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。
【0038】
バーコードリーダーの読み取り光学系19は、廃棄対象となる文書のバーコード記録部分に対して、図示しない光源から照射された光の反射光を、レンズ25を介してエリアセンサ26で受光することにより、バーコードの画像をエリアセンサ26に取り込む構成となっている。バーコード記録部分とは、文書の面内で、文書IDを情報の1つとして含むバーコードが記録される部分をいい、その位置(領域)は文書コーナー部分で寸法的に予め規定されている。
【0039】
ストッパー20は、例えば長尺状の板状構造をなすもので、インサートセンサ18とフィードロール21との間に設けられている。ストッパー20は、フィードロール21,22によって形成される文書搬送路の入口部分で、当該文書搬送路を開閉するものである。ストッパー20を閉じた状態では、文書トレイ部17からフィードロール21に至る文書の通路を遮断するように、ストッパー20が通路上に突出した状態で配置される。したがって、文書トレイ部17に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がストッパー20に突き当たる。これに対して、ストッパー20を開いた状態では、文書トレイ部17からフィードロール21に至る文書の通路から退避するように、ストッパー20が通路上から引っ込んだ状態で配置される。したがって、文書トレイ部17に載置した文書を奥側に差し込むようにすると、当該文書の先端がフィードロール21のニップ部分に突き当たる。
【0040】
図5は文書トレイ部17を上方から見た図である。文書トレイ部17には、文書27を手差しで差し込むときの差し込み方向(矢印方向)に対して、その両側に挿入ガイド28,29が設けられている。各々の挿入ガイド28,29は、文書の差し込み方向と平行なガイド面28A,29Aを有している。このうち、挿入ガイド28は固定状態で設けられるものであるが、挿入ガイド29は必要に応じて文書の幅方向(図5の上下方向)に移動可能に設けられるものである。廃棄の対象となる文書27は、その先端側コーナー部分にバーコード記録部分30を配置する向きで文書トレイ部17を矢印方向に差し込まれる。このとき、差し込み方向と直交する方向で文書27の位置を決めるために、文書27の一方の側端を挿入ガイド28のガイド面28Aに当接させて沿わせる。
【0041】
これにより、ユーザーの手差しによって文書27の先端をストッパー20に突き当てた状態では、バーコードリーダーによるコード読み取りエリアE内にバーコード記録部分30が位置決め配置される。また、文書の差し込み方向において、インサートセンサ18はストッパー20の手前(直近)に配置されている。このため、ユーザーによって手差しされた文書27の先端がストッパー20に突き当たるときには、その直前でインサートセンサ18がオフ状態からオン状態に切り替わる。このことから、インサートセンサ18がオンするタイミングは、文書27のバーコード記録部分30がコード読み取りエリアE内に配置されるタイミングを示すものとなる。
【0042】
フィードロール21は、ストッパー20の開放によって差し込まれた文書をニップ(挟持)しつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿って搬送するものである。文書搬送路は、図示しない搬送案内部材(シュート等)を用いて形成されるものである。フィードロール22は、フィードロール21によって搬送された文書をニップしつつ回転することにより、当該文書を文書搬送路に沿ってシュレッダー部24へと搬送するものである。
【0043】
パスセンサ23は、フィードロール22からシュレッダー部24に至る文書搬送路の途中(ほぼ中間点)で文書の通過を検知するものである。パスセンサ23は、例えば発光素子と受光素子を有する反射型の光学センサによって構成されるもので、当該パスセンサ23のセンシング位置に文書が存在するときにオン状態、存在しないときにオフ状態となるものである。したがって、パスセンサ23のセンシング位置を文書の先端が通過すると、それと同時にパスセンサ23がオフ状態からオン状態に切り替わり、その後、パスセンサ23のセンシング位置を文書の後端が通過すると、それと同時にパスセンサ23がオン状態からオフ状態に切り替わる。
【0044】
シュレッダー部24は、フィードロール22によって送り込まれた文書を一方向(矢印方向)に引き込みながら細断(シュレッド)するものである。このシュレッダー部24は、複数枚の文書(例えば、A4サイズの普通紙で20枚程度の束)を一括でシュレッド処理することが可能である。また、シュレッダー部24は、ステープル針でステープル処理された文書であっても、そのままの状態(ステープル針を外さない状態)でシュレッド処理することが可能である。
【0045】
文書廃棄装置3は、文書廃棄装置3を利用するユーザーを認証するためのICカード・リーダー42を備えている。ユーザーは、自分の認証情報を記録したICカードを所有しており、ICカード・リーダー42にICカードをかざすことにより個人認証が行われる。文書廃棄装置3の利用者を認証するための認証情報を取得する認証情報取得手段としては、ICカードを用いたユーザー認証技術だけではなく、英数字・記号などから構成されるパスワード認証技術や、文書廃棄装置3もしくは文書廃棄装置3に接続されたPCに設けられたカメラ(CCD)で構成される顔、虹彩認証技術でもよく、また、廃棄装置もしくは接続されたPCに設けられ指紋、静脈認証技術によるものでもよい。
【0046】
図6は文書廃棄装置3の構成例を示すブロック図である。文書廃棄装置3は、上述した各々の構成要素の他に、操作パネル31と、バーコードリーダー32と、ストッパー駆動部33と、フィーダー駆動部34と、シュレッダー駆動部35と、文書廃棄制御部36と、時計部37と、記憶部43とを備えている。
【0047】
操作パネル31は、文書廃棄装置3を使用するユーザーによって操作されるものである。操作パネル31は、例えば、操作用のボタン(例えば、スタートボタン、ストップボタンなど)と、文書廃棄装置3の動作状態や操作用のガイダンス(案内メッセージ)を含む各種のメッセージを表示する表示パネルとを用いて構成されるものである。
【0048】
バーコードリーダー32は、文書に印刷によって付加されたバーコードを上記読み取り光学系19を用いて光学的に読み取るとともに、その読み取り結果に基づいて、文書内のバーコードに収納されている元の情報(データ)を出力するものである。
【0049】
ストッパー駆動部33は、上述したストッパー20を開閉(出没)動作させるものである。ストッパー駆動部33は、例えば電磁プランジャを駆動源として構成することが可能である。
【0050】
フィーダー駆動部34は、上述したフィードロール21,22を回転動作させるものである。フィーダー駆動部34は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。
【0051】
シュレッダー駆動部35は、上述したシュレッダー部24を回転駆動するものである。シュレッダー駆動部35は、例えばモータを駆動源として構成することが可能である。
【0052】
文書廃棄処理制御部36は、文書廃棄に係る種々の処理動作を制御するものである。この文書廃棄制御部36は、予め与えられた制御プログラムにしたがって、バーコードリーダー32、ストッパー駆動部33、フィーダー駆動部34及びシュレッダー駆動部35の各処理動作を制御する。また、文書廃棄処理制御部36には、上述したインサートセンサ18とパスセンサ23が電気的に接続されている。
【0053】
時計部37は、文書廃棄装置3において、現在の日時・時刻などの時間を計測するものである。記憶部43は、文書廃棄装置3の動作、処理を制御するうえで必要となる種々の情報、データ、プログラム等を記憶するために用いられるものである。記憶部43には、図10に示すユーザー情報テーブルと、図11に示す文書廃棄管理テーブルが記憶されている。
【0054】
ユーザー情報テーブルには、ユーザーの個人認証に用いられるICカードの識別情報(ID)とユーザー名とが対応付けて登録されている。文書廃棄管理テーブルには、文書の保管期限を特定するための情報(保管期限特定情報)として、文書種類、領収金額、文書の保管期間などの情報が相互に対応付けて登録されている。文書廃棄管理テーブルの登録内容は、予め管理者が管理者モードにてログイン後に、操作パネル31により入力してもよいし、また、文書管理装置2に記憶される保管情報の履歴を、着脱可能な記憶装置(例えばUSBメモリーなど)を用いて、文書管理装置2から文書廃棄装置3に転記してもよい。
【0055】
続いて、上記構成からなる文書管理システムを用いた文書管理の方法について説明する。まず、本発明で取り扱う文書は、1つずつ固有の文書IDを割り当てて文書生成装置1により生成されるものである。文書IDは、数字のみで構成してもよいし、数字やアルファベット、記号などを適宜組み合わせて構成してもよい。以降は、会計監査や税務調査などの証憑書類となる文書を取り扱う場合の具体的な管理方法について説明する。
【0056】
まず、文書の雛形となるバーコード付きの文書データ(電子データ)を文書生成装置1に入力し、その文書データを画像出力部8で用紙に印刷出力することにより、例えば図7(A)に示すように支払申請書38の台紙を作成する。文書データは、例えば、文書管理装置2で作成し、この文書管理装置2からネットワーク4を経由して文書生成装置1に入力してもよいし、別途、文書データ作成用のサーバー装置で作成し、このサーバー装置からネットワーク4を経由して文書生成装置1に入力してもよい。
【0057】
こうして文書生成装置1で生成される支払申請書38のコーナー部分には、当該支払申請書38に割り当てられた文書ID、文書生成時間情報(文書生成日時・時刻等)、文書種類情報(支払申請書、一般文書等)、金額情報(支払申請書の領収金額等)等を格納するQRコード39が印刷によって付加される。つまり、文書生成装置1で生成される支払申請書38は、文書生成情報が付加された文書となる。また、支払申請書38の台紙には領収書を貼付するための領域40が設けられている。このため、申請者は、図7(B)に示すように、支払申請書38の台紙に領収書41を貼り付けるとともに、必要に応じて加筆、押印(捺印)を行うことにより、支払申請書38の原本を作成する。
【0058】
こうして支払申請書38を作成したら、この支払申請書38を文書生成装置1の原稿台にセットして、支払申請書38の画像を画像読取部6で読み取る。もしくは、生成情報を文書生成装置1から文書管理装置2にネットワーク4を介して送られ、データとして登録される。そうすると、画像読取部6で読み取られた支払申請書38の画像データは、ネットワーク4を経由して文書管理装置2に送信される。また、読み取りを終えた支払申請書38の原本は、ファイルなどに綴じて保管される。
【0059】
一方、文書生成装置1から支払申請書38の画像データ(スキャンデータ)を受け取った文書管理装置2では、その画像データをデータベース部14に蓄積するとともに、その画像データに含まれるQRコードの画像をバーコード解析部12で解析することにより、当該支払申請書38に割り当てられた文書ID、文書生成時間情報(文書生成日時・時刻等)、文書種類情報(支払申請書、一般文書等)、金額情報(支払申請書の領収金額等)等を含むデコード情報(文書生成情報)を取り出す。こうして取得した文書生成情報は、文書管理制御部15によって文書管理テーブルに登録される。文書管理テーブルは、データベース部14内に作成されるものである。
【0060】
図8は文書管理テーブルの一例を示す図である。図示のように文書管理テーブルには、文書IDと、文書生成日と、文書種類情報と、文書保管期間と、領収金額情報と、文書廃棄日が、互いに対応付けて登録されるようになっている。文書IDは、バーコード解析部12でQRコードをデコードして得られたものを登録してもよいし、上述したバーコード付きの文書データを文書管理装置2又は他のサーバー装置で作成するときに、文書管理装置2自身が文書に割り当てたものや、他のサーバー装置が文書に割り当てたものを登録してもよい。文書生成日は、文書が生成された日にちを示すものである。本形態例では、文書生成装置1が支払申請書38等の文書から読み取った画像データを、文書管理装置2宛に送信した日を文書生成日として登録しているが、領収書を貼らない機密文書等については、文書生成装置1が画像出力部8で該文書を印刷した日を文書生成日として登録してもよい。
【0061】
文書種類情報は、文書の種類(例えば、一般文書、部内連絡書、支払申請書など)を示す情報である。文書保管期間は、文書の保管期間を、年数、月数、日数、あるいはそれらの組み合わせで示すものである。文書管理テーブルに文書IDが登録された文書は、文書保管期間が過ぎるまで保管しておく必要がある。ただし、文書保管期間が「指定なし」で登録されている場合は、いつでも廃棄可(廃棄OK)の扱いとなり、文書保管期間が「永久」で登録されている場合は、常に廃棄不可の扱いとなる。
【0062】
領収金額情報は、支払申請書の領収金額を示す情報である。一般に、文書の保管期間は、領収金額によって決められている。このため、例えば、支払申請書38に印刷したQRコードの中に領収金額情報を収納しておけば、領収金額に対応した文書の保管期間を自動的に設定することが可能である。具体的には、領収金額が50000円未満の場合は、文書の保管期間を6年で設定し、領収金額が50000円以上の場合は、文書の保管期間を8年で設定することが可能である。また、文書管理装置2が備えるユーザーインタフェース部11を用いて、ユーザーの手入力(マニュアル操作)で文書管理テーブルの文書保管期間を設定又は変更することも可能である。
【0063】
文書廃棄日は、文書が廃棄された日にちを示すものである。文書の廃棄は、文書廃棄装置3によって行われる。このため、文書管理テーブルの文書廃棄日は、文書廃棄装置3による文書廃棄時に出力される文書廃棄証明書に記載された文書ID、文書廃棄日等の情報を文書生成装置1の画像読取部5で読み取り、この情報を文書管理装置2に対して送信することにより入力される。また、文書廃棄証明書の情報を基にして、文書管理装置2上で直接入力してもよい。
【0064】
また、文書生成装置1で文書の生成を行ったユーザーのユーザーIDを文書生成者として文書管理テーブルに登録したり、文書廃棄装置3で文書の廃棄を行ったユーザーのユーザーIDを文書廃棄者として文書管理テーブルに登録したりすることも可能である。その場合、文書の生成や廃棄を行ったユーザーのID情報は、既存のユーザー認証技術(例えば、ICカードを用いたユーザ認証技術)を利用して取得することが可能である。
【0065】
図9は文書廃棄装置3で文書を廃棄する際の処理手順を示すフローチャートである。この文書廃棄装置3は、コード情報(QRコード)の読み取りを行わない通常廃棄モードと、コード情報の読み取りを行うスキャン廃棄モードを有している。そして、図9のフローチャートは、文書廃棄装置の電源オン後における初期状態においてスキャン廃棄モードに設定されている場合のスキャン廃棄モードでの処理手順を示している。ただし、文書廃棄装置の電源オン後における初期状態を通常廃棄モードに設定することも可能である。
【0066】
通常廃棄モードは、図示しない廃棄モード切り換え手段により通常廃棄モードに切り換え可能である。そして、通常廃棄モードでは、文書廃棄装置3が待機状態のもので、操作パネル31に設けられたスタートボタンがユーザーに押されたときに、文書廃棄処理制御部36が、ストッパー駆動部33、フィーダー駆動部34及びシュレッダー駆動部35にそれぞれ駆動開始を指示することで、ストッパー20を開放するとともに、フィードロール21,22とシュレッダー部24の駆動を開始する。これにより、文書廃棄装置3を使用するユーザーが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部17に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がフィードロール21にニップされて装置内部に引き込まれ、そのままフィードロール21,22で搬送されてシュレッダー部24で細断される。
【0067】
また、上述のように操作パネル31のスタートボタンが押された後、操作パネル31のストップボタンがユーザーによって押されるか、スタートボタンが押されてから所定の時間が経過すると、文書廃棄処理制御部36は、ストッパー駆動部33、フィーダー駆動部34及びシュレッダー駆動部35にそれぞれ駆動停止を指示することで、ストッパー20を元の突出状態に戻すとともに、フィードロール21,22とシュレッダー部24の駆動を停止する。これにより、文書廃棄装置3は再び待機状態に戻る。
【0068】
これに対して、スキャン廃棄モードでは、文書廃棄装置3を使用するユーザーが、廃棄対象となる文書を文書トレイ部17に載せて奥側に差し込むと、当該文書の先端がストッパー20に突き当たる直前にインサートセンサ18がオン状態になる。このとき、廃棄対象となる文書にQRコードが印刷されている場合は、QRコードの印刷面が最上面となるように文書を差し込む。
【0069】
図9の概略動作を説明する。まず、文書廃棄装置3の電源をオンすると(ステップS1)、初期状態においてスキャン廃棄モードに設定されているため、廃棄される記録媒体である文書を文書廃棄装置3の媒体搬送路である文書トレイ17に積載しても、積載された文書は記録媒体規制手段であるストッパー20が突出状態になることにより廃棄処理部であるシュレッダー部24への搬送が一時的にできない状態となっている(ステップS2)。
【0070】
次に、ユーザーは自分の認証情報を記録したICカードを文書廃棄装置3のICカード・リーダー42にかざすことにより、ユーザーの個人認証が行われる(ステップS3)。すなわち、文書廃棄装置3では、ICカード・リーダー42で読み取ったユーザーの認証情報に基づいて、文書の廃棄処理を許可又は禁止するかの判断ステップに移行するか否かを判断する。まず、文書廃棄装置3では認証情報として送信されたICカードの識別情報に対応付けられたユーザーが登録済みのユーザーであるかどうを、記憶部43に記憶されているユーザー情報テーブル(図10参照)で検索し、該当する識別情報が登録されていれば、登録済みのユーザーであると判断する。そして、該当する識別情報がユーザー情報テーブルに登録されていないために個人認証が確認できず、認証に失敗した場合(ステップS4で認証NGの場合)は、操作パネル31上へ認証が不可である旨の「認証不可ガイダンス」を表示する(ステップS5)。
【0071】
一方、該当する識別情報がユーザー情報テーブルに登録されていて個人認証が確認でき、認証に成功した場合(ステップS4で認証OKの場合)には、この状態にて文書の差し込みによるインサートセンサ18の信号(オンオフ状態)を継続的に監視し(ステップS6)、インサートセンサ18がオン状態になると、バーコードリーダー32に対してバーコードの読み取り指示を与える。そして、この読み取り指示にしたがってバーコードリーダー32が、文書に印刷されている文書生成情報としてQRコードの読み取りを行う(ステップS7)。
【0072】
次いで、文書廃棄処理制御部36は、文書生成情報が記載されているQRコードの読み取りに成功したかどうかを判断する(ステップS8)。QRコードの読み取りに成功したかどうかは、文書に印刷されたQRコードをバーコードリーダー32で正常にデコード処理できたかどうかにより判断する。バーコードリーダー32がQRコードの読み取りに失敗するケースとしては、文書に印刷されたQRコードに著しい汚れや破損が生じていた場合や、文書にもともとQRコードが印刷されていなかった場合、あるいは文書の差し込みが不適切に行われたために文書のQRコードがコード読み取りエリアE(図5参照)から外れていた場合などが考えられる。そして、ステップS8において、QRコードの読み取りに失敗した場合(読取NGの場合)は、予め用意された読取不可ガイダンスを操作パネル31に表示する(ステップS9)。読取不可ガイダンスの一例としては、「コード読み取りエラーが発生しました。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。
【0073】
QRコードの読み取りに成功した場合(ステップS8で読取OKの場合)は、廃棄装置制御部36は時計部37から現在の時間情報(日付時刻情報)を読み取り(ステップS10)、次に、当該文書が保管期間を過ぎて廃棄が許可されているかどうかの判断を行う(ステップS11)。文書廃棄装置3は、図11に示す文書廃棄管理テーブルを記憶部43に記憶しており、読み取りに成功したQRコードに含まれる文書生成日と文書廃棄管理テーブルの情報と時計部37の現在時間情報とを比較して、当該文書が文書保管期間を過ぎているか否かを判断する。
【0074】
ここで、上記ステップS11で文書が保管期間を過ぎて廃棄が許可されているかどうかの判断を行う際の具体的な処理の例を説明する。例えば、図8に示す文書ID「0000123457」で特定される文書が、文書廃棄装置3に差し込まれた場合は、この文書のQRコードに含まれる文書ID「0000123457」、文書生成日情報「2003.6.8」、文書種類情報「支払申請書」、領収金額情報「100,000円」が文書廃棄装置3のバーコードリーダー32で読み取られる。次に、文書廃棄装置3は、自装置に記憶されている廃棄管理テーブル(図11)を参照して、当該文書の保管期間を抽出するとともに、抽出した保管期間に基づいて文書の保管期限を特定する。
【0075】
上記文書ID「0000123457」の文書の場合は、文書種類情報が「支払申請書」で、領収金額が「50,000円以上」の文書であるため、文書の保管期間を「8年」と抽出する。さらに、文書生成日情報の「2003.6.8」から起算して、文書の保管期間である「8年」が経過した日「2011.6.8」を、文書の保管期限として特定する。そして、文書廃棄装置3の時計部37から取得した現在日時が、例えば「2006.3.1」であった場合は、上述のように特定した文書の保管期限を過ぎていないため、文書の廃棄が許可されていない(文書の廃棄が禁止されている)と判断する。また、文書種類情報が「一般文書」の場合は、保管期間の指定がない(いつでも廃棄可)ため、文書の廃棄が許可されていると判断する。
【0076】
上記の実施形態においては、文書種類情報と領収金額情報とを用いて、文書の保管期間を抽出しているが、文書生成装置1によって文書に付加される文書生成情報の中に文書の保管期間が含まれる場合は、そこから保管期間を抽出してもよい。また、文書の種類が一般文書や部内連絡書の場合は、領収金額情報を参照しなくても、文書の保管期間を抽出することができる。
【0077】
このような処理により、文書廃棄処理制御部36は、差し込まれた文書の廃棄が許可されているか、禁止されているかを判断する。そして、文書の廃棄が許可されていると判断した場合は、当該判断結果に基づいて文書の廃棄処理を許可すべく、予め用意された廃棄許可のガイダンス(案内メッセージ)を操作パネル31に表示した後、ストッパー駆動部33にストッパー開放を指示してストッパー20を開放させる(ステップS12)。また、この時点で文書廃棄処理制御部36は、フィーダー駆動部34にフィードロール21,22の回転開始を指示し、この指示にしたがってフィーダー駆動部34がフィードロール21,22の回転駆動を開始する(ステップS13)。廃棄許可ガイダンスの一例としては、「この文書を廃棄するためにストッパーを開放します。文書をさらに奥側まで差し込んでください。」などが考えられる。
【0078】
その後、操作パネル31に表示されたガイダンスにしたがってユーザーが文書を差し込むと、文書の先端がフィードロール21のニップ部に突き当てられるとともに、このフィードロール21の回転にしたがって文書が文書搬送路の下流側へと送り込まれる。こうしてフィードロール21によって送り込まれた文書は、それよりも搬送方向下流側のフィードロール22に受け渡され、このフィードロール22の回転にしたがってシュレッダー部24まで搬送される。このとき、文書の後端がインサートセンサ18のセンシング位置を通過し、これによってインサートセンサ18がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄処理制御部36は、予め設定された所定のタイミング(例えば、文書の後端がフィードロール21を抜けるタイミング)でストッパー駆動部33にストッパー復帰を指示してストッパー20を元の状態(突出した状態)に戻しておく。
【0079】
また、フィードロール22による搬送中に文書の先端がパスセンサ23のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ23がオフ状態からオン状態に切り替わると、文書廃棄制御部36は、シュレッダー駆動部35に駆動開始を指示し、この指示を受けてシュレッダー駆動部35がシュレッダー部24の駆動を開始する。したがって、フィードロール22によって送り込まれた文書は、そのままシュレッダー部24に取り込まれ、そこでシュレッド処理(廃棄処理)されて細断される。
【0080】
その後、文書の後端がパスセンサ23のセンシング位置を通過し、これによってパスセンサ23がオン状態からオフ状態に切り替わると、文書廃棄処理制御部36は、パスセンサ23がオフ状態になった時点から所定時間後(具体的には文書の後端がシュレッダー部24に取り込まれて文書全体が細断されるまでに要する時間後)に、記録媒体である文書の廃棄確認として、先ほど文書廃棄許可を受けた文書の文書IDと「破棄処理結果」「破棄日時」「破棄実施者」「廃棄枚数」等の廃棄履歴情報を作成する(ステップS14)。この際、「破棄実施者」の情報は、起動時に認証手段による識別情報を元に検索したユーザー情報でもよい。当該文書の廃棄を完了した旨の廃棄完了証明とし廃棄履歴情報をメッセージとして文書廃棄装置3に記憶する。その後、記録媒体規制手段であるストッパー20が突出状態になることにより廃棄処理部であるシュレッダー部24への搬送が一時的にできない状態となり(ステップS15)、そしてフィーダー駆動部34はフィードロール21,22の回転駆動を停止する(ステップS16)。
【0081】
また、上記ステップS11において、文書の廃棄が禁止されていると判断した場合は、当該判断結果に基づいて文書の廃棄処理を禁止すべく、予め用意された廃棄不可(廃棄禁止)のガイダンスを操作パネル31に表示する(ステップS17)。廃棄不可ガイダンスの一例としては、「この文書の廃棄は禁止されています。文書を引き抜いてください。」などが考えられる。次に、ステップS18において、インサートセンサ18がオン状態からオフ状態に切り替わったことで、ユーザーが文書トレイ部17から文書を取り出して媒体除去が確認された場合は、文書廃棄装置3は廃棄処理が停止した待機状態に戻る。
【0082】
以上のような文書管理システムにおいては、文書廃棄装置3にて、文書に付加されたQRコードをバーコードリーダー32で読み取って、そのQRコードに含まれる文書生成情報を取得するとともに、この文書生成情報と、時計部37から取得した時間情報と、記憶部43に記憶された廃棄管理テーブル(廃棄期限特定情報)とに基づいて、文書の廃棄が許可されているか、禁止されているかを判断し、廃棄が許可されている場合に、シュレッダー部24で文書の廃棄処理を行う構成となっているため、従来のように担当者がいちいち文書の廃棄可否を確認しなくても、保管期間が過ぎた文書だけを確実に廃棄することができる。また、人為的な確認ミスによる文書の誤廃棄を回避することができる。
【0083】
また、文書廃棄装置3で文書の廃棄処理(シュレッド処理)を行ったときに、その文書の文書IDと関連付けて、その文書を廃棄した日にち(より好ましくは日時)を履歴として記憶部43に記憶して残すことができる。さらに、文書の廃棄を担当した文書廃棄者のユーザーIDなどを廃棄履歴情報の1つとして記憶部43に記憶して残すこともできる。その結果、例えば、操作パネル31で文書IDの入力指定を受け付けて、指定された文書IDに対応する廃棄履歴情報を記憶部43から読み出して操作パネル31に表示することで、ある文書IDで特定される文書を、いつ、誰が廃棄したのかを、操作パネル31上で確認することができる。
【0084】
また、文書生成装置1で文書の生成処理(印刷処理)を行ったときに、その文書の文書IDと合わせて、当該文書の生成を行った日にち(より好ましくは日時)や文書生成を担当した文書生成者のユーザーIDなどを文書管理装置2の文書管理テーブルに登録する構成を採用することにより、ある文書IDで特定される文書を、いつ、誰が生成したのかを、操作パネル31上で後で確認することができる。
【0085】
また、上記の実施形態では、文書の廃棄履歴情報を文書廃棄装置3の操作パネル31上で確認する構成としたが、文書廃棄装置3に図示しない印刷出力部を設けることにより、文書の廃棄履歴情報を図12に示すように紙に印刷して記録してもよい。また、廃棄履歴情報をQRコードとして紙に印刷出力してもよい。また、文書廃棄装置3にカードリーダライタやメディアリーダライタなど、データを電子的に書き込み可能な情報書き込み装置を設け、この情報書き込み装置を用いて、メモリカードや記録媒体に廃棄履歴情報を電子的に記録することで出力してもよい。
【0086】
また、文書の廃棄履歴情報には、文書を廃棄した文書廃棄装置3の識別記号(例えば「NJ100001#100234等」を記録すると、どの文書廃棄装置を使用して文書を廃棄したのかを管理することができる。このようにして文書廃棄履歴情報を、例えばQRコードで紙に印刷して出力した場合は、この紙に印刷されたQRコードの画像を文書生成装置1の画像読取部6で読み込んで、QRコードの画像データを文書管理装置2に転送し、その文書管理装置2のバーコード解析部12でデコード処理することにより、文書廃棄履歴情報を文書管理装置2に取り込むことができる。そして、文書管理装置2に既に登録されている文書生成情報の文書IDと、新たに取り込んだ文書廃棄履歴情報の文書IDを関連付けることにより、図8に示すように文書の生成から廃棄までを管理できるようになる。
【0087】
また、文書廃棄履歴情報を文書管理装置2に取り込む方法として、文書廃棄履歴情報がQRコードとして印刷された紙(原稿)の画像を読み込む以外にも、例えば、着脱可能な可搬型の記憶媒体(例えばUSBメモリーなど)に文書廃棄履歴情報を記録し、この記録媒体を用いて文書廃棄装置3から文書管理装置2に文書廃棄履歴情報を転記してもよい。
【0088】
また、上記実施形態においては、文書生成装置1で生成された文書で文書生成情報を格納するQRコードを文書に印刷するものとしたが、本発明はこれに限らず、文書生成情報をラベルの貼り付けなどによって文書に付加するものとしてもよい。
【0089】
また、上記実施形態においては、文書廃棄装置をシュレッダーとして説明したが、本発明はこれに限らず、廃棄装置としては文書を焼却・溶融などさせるものでもよく、また廃棄ボックスに文書を搬送することで廃棄するものでもよい。
【0090】
また、文書生成装置1で文書に付加される文書生成情報は、上述したQRコードのように廃棄される文書に直接記録されている場合で説明したが、廃棄する文書とは別の文書・ICカードなどにその生成情報を記録しておき、これを読み取ったり、この情報を直接に文書廃棄装置3に入力したりしてもよい。
【0091】
また、上記実施形態においては、廃棄処理を行う記録媒体を文書として説明したが、本発明はこれに限らず、機密情報が記録されたCD−R、DVD−R、ICカード等の記録媒体を廃棄するものでもよい。
【図面の簡単な説明】
【0092】
【図1】本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成を示す図である。
【図2】文書生成装置の構成例を示すブロック図である。
【図3】文書管理装置の構成例を示すブロック図である。
【図4】文書廃棄装置の機構例を示す概略図である。
【図5】文書トレイ部を上方から見た図である。
【図6】文書廃棄装置の構成例を示すブロック図である。
【図7】文書の作成例を説明する図である。
【図8】文書管理テーブルの一例を示す図である。
【図9】文書廃棄装置の処理手順を示すフローチャートである。
【図10】ユーザー情報テーブルの一例を示す図である。
【図11】文書廃棄管理テーブルの一例を示す図である。
【図12】文書廃棄履歴情報の一例を示す図である。
【符号の説明】
【0093】
1…文書生成装置、2…文書管理装置、3…文書廃棄装置、4…ネットワーク
【出願人】 【識別番号】000005496
【氏名又は名称】富士ゼロックス株式会社
【出願日】 平成18年8月11日(2006.8.11)
【代理人】 【識別番号】100086298
【弁理士】
【氏名又は名称】船橋 國則


【公開番号】 特開2008−43839(P2008−43839A)
【公開日】 平成20年2月28日(2008.2.28)
【出願番号】 特願2006−219205(P2006−219205)