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【発明の名称】 ワークフロー管理システムおよびワークフロー管理プログラム
【発明者】 【氏名】阪口 俊昭
【住所又は居所】神奈川県川崎市麻生区王禅寺１０９９番地 株式会社日立製作所システム開発研究所内

【氏名】秋藤 俊介
【住所又は居所】神奈川県川崎市麻生区王禅寺１０９９番地 株式会社日立製作所システム開発研究所内

【氏名】関 洋子
【住所又は居所】神奈川県川崎市麻生区王禅寺１０９９番地 株式会社日立製作所システム開発研究所内
【要約】 【課題】内部プロセスの処理手順が変化した場合においても、外部との処理手順に関する規約を守りながら処理を進めること。

【解決手段】ワークフローの業務ステップ実行依頼がクライアントからあったとき、業務ステップに対応する外部への文書送信処理があるときは、前記処理があらかじめシステム間で決められた順序と合致するかどうか判定し、合致しないときは、その依頼情報を保持し、関連する他のワークフローの業務ステップ実行があったとき、前記判定処理を再度行って、合致した場合に外部の業務手順に従い決められた文書を送信する。
【特許請求の範囲】
【請求項１】ネットワークを介して他の業務システムと接続されるワークフロー管理システムであって、ワークフローの業務ステップ実行依頼がクライアントからあったとき、業務ステップに対応する前記他の業務システムへの文書送信処理があるときは、前記処理があらかじめシステム間で決められた順序と合致するかどうか判定する手段と、合致しないときは、その当該業務ステップの実行結果を保持する手段と、関連する他のワークフローの業務ステップ実行があったとき、前記判定処理を再度行って、合致した場合に前記保持された実行結果に基づく文書を送信する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項２】前記業務ステップは複数個が並行して実行されることを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理システム。
【請求項３】ネットワークを介して他の業務システムと接続されるワークフロー管理システムであって、ワークフローの業務ステップ実行依頼がクライアントからあったとき、業務ステップに対応する前記他の業務システムへの文書送信処理があるときは、前記処理があらかじめシステム間で決められた順序と合致するかどうか判定する手段と、合致しないときは、その当該業務ステップの実行結果を保持する手段と、関連する他のワークフローの業務ステップ実行があったとき、前記判定処理を再度行って、合致した場合に前記保持された実行結果に基づく文書と前記関連する他の業務ステップの実行結果に基づく文書を一括して送信する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
【請求項４】ネットワークを介して他の業務システムと接続され、関連する複数の業務ステップの実行結果に基づいて作成された文書を一括して受信する手段と、前記文書が前記他の業務システムとの間で決められたその業務ステップでの記載項目を備えているとき前記文書に対する複数の業務ステップに関する文書を一括して返信する手段とを備えたことを特徴とする一括受信処理アダプタ。
【請求項５】ネットワークを介して他の業務システムと接続されるワークフロー管理システムを、ワークフローの業務ステップ実行依頼がクライアントからあったとき、業務ステップに対応する前記他の業務システムへの文書送信処理があるときは、前記処理があらかじめシステム間で決められた順序と合致するかどうか判定する手段と、合致しないときは、その当該業務ステップの実行結果を保持する手段と、関連する他のワークフローの業務ステップ実行があったとき、前記判定処理を再度行って、合致した場合に前記保持された実行結果に基づく文書を送信する手段、として機能させるためのワークフロー管理プログラム。
【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明はネットワークを介して企業間で文書などのデータをやりとりするためのワークフローの管理に関する。
【０００２】
【従来の技術】企業間で電子商取引などを目的として、見積書や発注書などの文書をやりとりすることが行われている。一般に外部（組織や企業の外）との文書交換の処理手順は標準化などにより決まっていることが多い。たとえば、IEEE Computer誌2000年10月号 40ページ〜47ページにおいては、企業間の電子商取引を行うために必要な文書形式、ビジネスプロセス、通信プロトコルなどの仕様を標準化する団体が紹介されている。たとえば、RosettaNet consortiumによるRosettaNetでは、ＸＭＬと呼ばれるデータ構造を記述するための言語を用いて、企業間でやりとりする文書の交換手順を定めている。
【０００３】一方、企業内においては、効率化のために上記公知例にあるような決められた手順で作業を行わない場合がある。たとえば、特開2000-067130号公報には、本来直列の流れとして記述される業務を全体の業務時間を短縮化するために、複数の互いに関連のある業務プロセスとして並行して実施するためのワークフロー管理システムについて開示されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】外部との文書交換が必要な業務プロセスにおいて、業務プロセスの順序が処理状況によって変わる場合、企業内での効率化のための特開2000-067130号公報の技術を適用すると、そのままではプロセスが外部に対して行う処理（たとえば発注先への発注手配処理や見積取寄処理）も予め定められている文書の交換手順とは順序が変わってしまう。
【０００５】また、特開2000-293447号公報では、外部に公開する業務の１ステップを企業内部の業務手順の1ステップに対応付ける手段を設けることにより、企業間における業務手順と、企業内における業務手順の違いを吸収するワークフロー管理システムが開示されている。
【０００６】しかし、特開2000-293447号公報では外部に対する処理手順の見せ方を変えることができるが、内部処理の順序が動的に変化してしまう場合は外部に公開する手順も変わってしまい、対応できない。
【０００７】本発明の目的は、内部プロセスの処理手順が変化した場合においても、外部との処理手順に関する規約を守りながら処理を進めることのできるワークフロー管理にある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】本発明は、上記の目的を達成するための手段として、ネットワークを介して他のシステムと接続されるワークフロー管理システムにおいて、ワークフローの業務ステップ実行依頼がクライアントからあったとき、業務ステップに対応する外部への文書送信処理があるときは、前記処理があらかじめシステム間で決められた順序と合致するかどうか判定し、合致しないときは、その依頼情報を委託情報として保持し、関連する他のワークフローの業務ステップ実行があったとき、前記判定処理を再度行って、合致した場合に外部の業務手順に従い決められた文書を送信する一括処理アダプタを設ける。
【０００９】
【発明の実施の形態】以下、本発明によるワークフロー管理システムの実施形態を図面を用いて詳細に説明する。本発明の第1の実施形態におけるシステムの構成を図1を用いて説明する。コンピュータシステム１０１とコンピュータシステム１２１がネットワーク１１４により接続されている。ワークフロー管理システムはコンピュータシステム１０１に示す構成を持っている。コンピュータシステム１２１にも同様の構成を持たせても良い。また、ここでは２つのコンピュータシステムを示したが、一般には多数のコンピュータシステムがネットワーク１１４に接続されている。
【００１０】この実施例では、ワークフロー管理システムはクライアント１００からの要求を受けて、取引先と電子商取引を行うための業務処理を実行する。また、コンピュータシステム１０１を発注元、コンピュータシステム１２１を受注元とする。ワークフロー管理システムは、クライアント１００からの要求を受け付け、業務プロセスの状態を管理するワークフロー処理エンジン１１０、ワークフロー処理エンジン１１０からクライアント１００の要求を受け取り外部への文書送信処理を行ったり受信文書をワークフロー処理エンジン１１０に渡す一括処理アダプタ１１２とを備える。
【００１１】ワークフロー処理エンジン１１０は、ワークフロー管理システム内部の処理手順を記述したワークフロー定義情報１０４に従って、業務プロセスの状態を管理する。各業務プロセスの情報はワークフロー処理エンジン１１０が案件情報格納部１０６に格納する。一括処理アダプタ１１２は、ビジネスプロセス情報格納部１０２に格納された、外部との電子商取引において交換する文書１２０の交換手順を記述したビジネスプロセス情報に従って、相手業務システムとの文書交換を行う。その際、必要に応じて委託情報格納部１０８に文書を処理するための判断情報を格納する。
【００１２】次に図２，図３，図８を用いて、本実施形態で使用するデータ構造について説明する。図２（ａ）はビジネスプロセスおよびワークフロー定義の例を示している。本ビジネスプロセスは見積、発注、検収の3ステップからなる。見積では発注側が、依頼書２０２を受注元システム１１８に送付し、見積書２０４を受け取る。次に発注書２０６を受注元システム１１８に送付し、受注書２０８を受け取る。最後に受注元システム１１８から納品書２１０を受け取り、検収書２１２を送付する。
【００１３】これに対し、ワークフロー定義情報記憶部１０４に記憶されたワークフロー定義情報で次のフローが定義されている。ここでは２つの処理が並行して実施される。ワークフローの開始とともに、見積依頼と発注依頼の２つの業務ステップ２１４と２１６が活性化する。それぞれの業務ステップ２１４と２１６がクライアント１００からの処理要求により完了すると、見積受取２１５、発注確認２１７の業務ステップがそれぞれ活性化される。そして、見積受取２１５、発注確認２１７の２つの業務ステップが完了したとき、検収の業務ステップ２１８が活性化されるようになっている。
【００１４】図２（ｂ）は、ビジネスプロセス情報記憶部１０２の一部を構成するテーブルの例である。各ステップ２２０に対して、送信者２２２と送信文書２２４、送信者２２２からの送信文書２２４の受信者２２６とその受信者２２６が送信する送信文書２２８が定義されている。ステップ１では発注元が依頼書を送信し、受注元はそれを受けて見積書を送信する。ステップ２では発注元が発注書を送信し、受注元が受注書を送信する。ステップ３では受注元が納品書を送信し、発注元が検収書を送信する。
【００１５】図３（ａ）は、ワークフロー定義情報格納部１０４に格納されたテーブルの例である。遷移元業務ステップ３２２から遷移先業務ステップ３２４への遷移３２０に対して、送信文書３２６が定義されているときは、遷移元の業務ステップが完了したとき該当文書送信が行われ、受信文書３２８が定義されている場合は、該当文書受信があったとき、遷移元の業務ステップが実行・完了されることを示している。
【００１６】図３（ｂ）は、業務プロセスごとの情報を格納する案件情報格納部１０６のテーブルの例である。本例では、業務プロセスを区別する案件ＩＤ３１０、受発注を行う商品の品名３１２、受発注を行う商品の型番３１３、数量３１４、単価３１６、納期３１８などが格納されている。
【００１７】図３（ｃ）は、業務プロセスにおいて処理が保留されている業務ステップに関する情報である委託情報格納部１０８に格納されたテーブルの例である。即ち、見積依頼書が出来てないのに発注依頼が先行した場合である。本例では、案件ＩＤ３００に対して、保留されているステップの遷移ＩＤ３０２、クライアント１００から入力されたデータの条件３０４である。なお、案件ＩＤ００１では単価を特に発注の条件には入れていない。
【００１８】図８は、本実施例で用いる文書の例である。各文書は、ＸＭＬと呼ばれる形式で記述され、文書の名称や、案件情報格納部１０６に格納されたテーブル(図３（ｂ）)の各項目名を、タグと呼ばれる不等号を用いて囲った形式で表現される。図８の左側には発注元で作成される依頼書２０２、発注書２０６、および検収書２１２が示されている。図８の右側には受注元で作成される見積書２０４、受注書２０８、および納品書２１０が示されている。なお、この図は図２で示された文書Ａ〜Ｆの例を示したもので処理手順そのものを示したものではない。
【００１９】次に、図４を用いて、ワークフローにおける業務プロセスの実行が依頼される際の一括処理アダプタ１１２の処理フローについて説明する。まず、クライアント１００から業務プロセスのある業務ステップに関しての情報入力がワークフロー処理エンジン１１０を介して一括処理アダプタ１１２にあった場合（ステップ４００）、それが新規の業務プロセスに関する情報である場合は、ワークフロー処理エンジン１１０に新規プロセスの生成を依頼し、実行開始状態とする(ステップ４０２)。
【００２０】一方クライアント１００からの入力４００が、すでに生成されている（案件ＩＤを指定した）業務プロセスの案件情報の入力である場合は、クライアント１００が実行している業務ステップに対応する送信文書があり、まだ文書の送信が完了していなければ、ステップ４０３に進む。文書の送信が完了していないのは、該当するステップが完了していないか、委託情報格納部１０８に対応するステップの委託情報が格納されている場合である。なお送信が完了しているか、送信処理のない業務ステップの場合は入力は受け付けずそのまま終了する。
【００２１】次に、この業務ステップに対応した外部への送信操作が可能かどうかをチェックする（ステップ４０３）。まず該当業務ステップに対応する送信文書をワークフロー定義情報格納部１０４に格納されている図３（ａ）に示したテーブルにしたがって調べる。たとえば、発注依頼のステップの場合は、図３（ａ）の遷移ＩＤ００４より、発注書の送信操作があることがわかる。一方この発信操作前に実行する必要のある外部との操作が存在するかどうかをビジネスプロセス定義情報格納部１０２のテーブルにしたがって調べる。たとえば発注書であれば、発注書を送付する前に(見積)依頼書を送付するステップが存在する。依頼書を送付するステップに対応する見積依頼の業務ステップが終了していれば、発注書は送付可能であるが、終了していない場合は、送付できないことになる。
【００２２】もし送信が不可能な場合、入力情報を委託情報格納部１０８に登録保存して終了する（ステップ４１０）。委託情報の条件には、案件情報で入力する情報を条件式の形で入力する。ここで、委託とはワークフロー処理エンジン１１０が一括処理アダプタ１１２にその後の業務プロセスに従った手順で送信するように文書情報を預けたという意味合いを持っている。なお、同一のプログラム中で送信を保留し、条件が揃えば送信するということも含む。
【００２３】もし送信可能な場合、受発注のための入力情報を、案件情報格納部１０６のテーブル(図３（ｂ）)に保存する（ステップ４０４）。そして該当する業務ステップを完了し（ステップ４０８）、処理完了に対応する送信操作が定義されていれば送信文書を作成し、送信する（ステップ４１２）。
【００２４】以上の処理により、たとえば、先に発注依頼処理を行った場合でも、見積依頼処理が行われるまでは実際の送信は行われず、ビジネスプロセスの送信手順を遵守しながらワークフローにおける業務ステップの処理を並行して行うことができる。
【００２５】次に、図５を用いて、相手から文書を受信したときの一括処理アダプタ１１２の処理フローについて説明する。
【００２６】まず、文書が受信されると、受信文書に対応するワークフローの業務ステップ処理を行う（ステップ５００）。たとえば、見積書を受信したとき、ワークフロー定義１０４から遷移ＩＤ００５に書かれているように、見積書に記載された受発注の情報を案件情報(図３（ｂ）)に反映する。
【００２７】次にビジネスプロセス定義情報(図２（ｂ）)を参照し、受信した文書の処理の次に送信処理が定義されているかどうかを判定する（ステップ５０２）。たとえば、見積書の場合は、次に発注書の送信が定義されている。
【００２８】定義されていない場合はそのまま終了するが、もし定義されている場合は、次に送信する文書に対応するワークフローの業務ステップをワークフロー定義１０４から検索し、その業務ステップに委託条件がすでに定義されており、条件が満たされるかどうかを委託情報格納部１０８に図４のステップ４１０で登録された委託情報と案件情報情報格納部１０６のテーブル(図３（ｂ）)を用いて判定する（ステップ５０４）。
【００２９】委託条件には、案件情報の各データ項目の値に対する条件が書かれているので、該当する業務プロセスのステップに対する委託条件と案件情報を比較する。たとえば、図３（ｃ）に示してある案件ＩＤが００１で遷移ＩＤが００３の委託情報を図３（ｂ）に示す案件ＩＤ００１の案件情報と比較してみると、委託情報にある「品名」、「型番」、「数量」、「納期」について一致しているので、条件が満たされていることになる。同様に案件ＩＤが００２の場合で見てみると、「価格」が案件情報では情報がなく、条件が満たされないことになる。もし委託条件が満たされている場合は、送信文書を案件情報を用いて生成し、送信を行う（ステップ５０８）。
【００３０】以上の処理により、たとえば発注依頼の作成を先に行ってしまった場合、委託情報として保留されていたこの発注依頼の送信の処理を、見積書を受信し、ビジネスプロセスの処理手順を満たす状態になったときに自動的に実行することができる。
【００３１】以上述べたように、本実施例では、ワークフロー管理システム上における業務ステップの処理を業務の効率向上のため平行して行った際、処理に対応する外部への文書送信が決められたビジネスプロセスの手順に合わないとき、送信が保留され、後で、他の処理の進捗により、ビジネスプロセスの手順を満たすようになったときは、送信を自動的に行うことができるので、業務効率を上げながら、決められたビジネスプロセスに従った電子商取引を遂行することができる。
【００３２】次に、本発明の第２の実施形態におけるシステムの構成を図1を用いて説明する。ワークフロー管理システムを構成するコンピュータシステム１０１の説明については第１の実施例と同様であるが、本実施例では、コンピュータシステム１２１に業務システム１１８と一括受信処理アダプタ１１６を備えることを特徴とする。業務システム１１８は、たとえば受発注における見積依頼の処理や、発注依頼の処理を行う。
【００３３】一括受信処理アダプタ１１６は、ワークフロー管理システムからネットワーク１１４を介して受信した文書を受け取り、ビジネスプロセス情報、委託情報に従って業務システム１１８の呼び出し、返信文書処理を行う。
【００３４】次に図２，図３，図９を用いて、本実施形態で使用するデータ構造について説明する。本実施形態において、図２、図３に関しては、実施形態１と同様である。
【００３５】図９は、本実施形態で用いる文書の例である。なお、これは文書の出現順序を示しているのであって、処理の手順を示したものではない。本実施形態では、図８で示した文書を結合していることと、文書の中に委託情報の条件を包含していることを特徴としている。
【００３６】次に、図４と図６を用いて、ワークフローにおける業務プロセスの実行が依頼される際の一括処理アダプタ１１２の処理フローについて説明する。図４において、ステップ４００からステップ４１０ないし４０８までは実施形態１と同様であり、図４のステップ４１２に代わって図６の処理が実行されるので、ステップ４０８の終了後、図６を用いて説明する。
【００３７】ステップ４０８の後、図６において、完了した業務ステップに対応する文書を作成する（ステップ６０４）。次に、その業務ステップの完了を条件とした次の業務ステップが定義されているかをビジネスプロセス情報格納部１０２のテーブル(図２（ｂ）)にもとづき判定する（６０５）。たとえば見積ステップが完了であれば、発注書の業務ステップが可能ということになる。
【００３８】次に、別の送信文書に対する案件の当該遷移ＩＤの委託情報の条件が満たされているかどうかを判定する（ステップ６０６）。以上の判定により、もし条件が満たされていない場合は、上記の委託情報を含めた送信文書を生成する（ステップ６０８）。条件が満たされている場合は委託情報を含めない送信文書を生成する（ステップ６１０）。
【００３９】以上の処理の後、さらに送信可能な文書が発生しなければ、生成した文書を連結して送信する。（ステップ６１２）
本処理により、例えばあらかじめ発注依頼処理が行われ、あとで見積依頼が行われる場合に、依頼書送付時に同時に発注条件の入った発注書を送付できるようになる。
【００４０】次に図７を用いて、図９に示すような複数の文書を結合した文書を業務システム１１８が受信する場合の一括受信処理アダプタ１１６の処理フローについて説明する。
【００４１】図７において、文書を受信し、結合されている文書の第１パートを取り出す（ステップ７００）。次に取り出したパートを用いて業務システム１１８に対して処理を依頼する（ステップ７０２）。たとえば、見積依頼であれば、見積処理を行うシステムを呼び出すことになる。
【００４２】次に処理を依頼したシステム１１８から、出力情報があれば、それを用いて返信文書を作成する（ステップ７０４）。たとえば見積処理の場合は、見積書に記入するための情報が出力されるので、その情報を用いて見積書を生成する。
【００４３】次に、受信した結合文書の次のパートがあり、そのパートの文書中に委託情報がある場合は文書(例えば、見積書)の内容で委託情報の条件を評価する（ステップ７０６）。たとえば、図９に示す例であれば、結合した文書９０２の第1パートである依頼書２０２に基づき見積書２０４を生成した場合、見積書２０４の内容と結合文書９０２の第２パートである発注書２０６の委託情報に記入されている条件を比較する。この場合は条件にある「納期」の条件は、見積書の「納期」の条件を満たしているので、条件を満たすことになる。
【００４４】もし条件を満たす場合は、次のパートの委託情報の条件に含まれる要素を、通常の文書の要素とした文書を生成し、それを次パートの文書とする。図９の例であれば、「納期」を通常の要素とする発注書２０６を生成する（ステップ７１０）。このパートに関してステップ７０２から同様に繰り返す。もし条件を満たさない場合は、委託条件を満たさない旨の文書を生成する（ステップ７０８）。最後に、作成した文書を結合して、返信先に返信する（ステップ７１２）。図９の例であれば、９０４を返信する。
【００４５】本処理により、たとえば受注側が依頼書と同時に発注条件の入った発注書を受信する場合、発注条件を満たせば、発注側に見積結果を返信せずに、発注処理まで行い、結果をまとめて返信することができる。
【００４６】以上述べたように、本実施形態では、文書をまとめて送信することで、相手とのやりとりによるオーバーヘッドを減らしながら、決められたビジネスプロセスに従った電子商取引を遂行することができる。
【００４７】以上電子商取引に関する２つの実施形態について述べたが、本発明は電子商取引に限らず、２つの組織間で手続き業務などを行う際にも適用することができる。
【００４８】以上述べたように、本発明の実施例では、ワークフロー管理システム上における業務ステップの処理を行った際、処理に対応する外部への文書送信が決められたビジネスプロセスの手順に合わないとき、送信が保留され、後で、他の処理の進捗により、ビジネスプロセスの手順を満たすようになったときは、送信を自動的に行うことができるので、業務効率を上げながら、決められたビジネスプロセスに従った電子商取引を遂行することができる。また、一括でメッセージを送付することで、相手とのやりとりによるオーバーヘッドを減らしながら、決められたビジネスプロセスに従った電子商取引を遂行することができる。
【００４９】
【発明の効果】本発明によれば、ワークフロー処理を行なう場合、外部との間で決められたプロセスに従いながら平行して複数の処理を進めることが出来る。
【出願人】 【識別番号】０００００５１０８
【氏名又は名称】株式会社日立製作所
【住所又は居所】東京都千代田区神田駿河台四丁目６番地
【出願日】 平成１４年２月２８日（２００２．２．２８）
【代理人】 【識別番号】１０００６８５０４
【弁理士】
【氏名又は名称】小川 勝男 （外２名）
【公開番号】 特開２００３−２５６６２８（Ｐ２００３−２５６６２８Ａ）
【公開日】 平成１５年９月１２日（２００３．９．１２）
【出願番号】 特願２００２−５２７４２（Ｐ２００２−５２７４２）