電子情報ファイリング装置

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【発明の名称】	電子情報ファイリング装置
【発明者】	【氏名】久永聡
【要約】	【課題】外部通信手段を利用時に動的に接続処理を行なう外部通信利用自動接続機能と、複数の種別のデータベースにアクセスできるようにする複数データベース接続機能を追加すること。【解決手段】操作員が操作するコンピュータ以外の他のコンピュータに対して外部通信手段を用いて接続している場合に、他のコンピュータ、または他のコンピュータに接続している補助記憶媒体に実体データを保管する外部通信手段利用データ管理手段と、操作員が操作するコンピュータが利用する実体データを保管している他のコンピュータ等の接続関係を樹立していない場合でも、外部通信手段を介して自動的に接続する外部通信利用自動接続手段と、を備えたものである。

【特許請求の範囲】
【請求項１】電子情報（以下、実体データという）と、該実体データの名称、検索用キー情報、保管場所等の付属情報（以下、キーデータという）を管理し、該キーデータをもとに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子情報ファイリング装置において、操作員が操作するコンピュータ以外の他のコンピュータに対して外部通信手段を用いて接続している場合に、前記他のコンピュータ、または該他のコンピュータに接続している補助記憶媒体に前記実体データを保管する外部通信手段利用データ管理手段と、前記操作員が操作するコンピュータが利用する前記実体データを保管している前記他のコンピュータ等の接続関係を樹立していない場合でも、前記外部通信手段を介して自動的に接続する外部通信利用自動接続手段と、を備えたことを特徴とする電子情報ファイリング装置。
【請求項２】実体データと、キーデータを管理し、該キーデータをもとに利用したい前記実体データを検索して取り出す電子情報ファイリング装置において、前記実体データ、キーデータの保管場所がデータベースである場合、前記キーデータの保管場所を特定するための情報、または前記実体データの保管場所を特定するためのキーデータに含まれる情報に保管するデータベース識別子管理手段と、該識別子に従って実際にデータベースを選択的に接続する複数データベース接続手段と、を備えたことを特徴とする電子情報ファイリング装置。

【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、主に企業内において電子化した文書や図面等の電子情報を管理する電子情報ファイリング装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】図１１は従来の電子情報ファイリング装置の構成を示すブロック図である。図において、１は電子情報である実体データ２の名称、保管場所等の付属情報であるキーデータであり、実体データ２と同様データベース装置３２、補助記憶媒体３３のいずれかに保管されている。３はコンピュータ３０の操作員が検索条件、検索要求をデータ管理手段５に入力するデータ入力手段、４は取り出した実体データ２を出力するデータ出力手段、６はデータ管理手段がキーデータ１にアクセスするアクセス先選択手段、７はデータベース装置３２に保管されたデータベース情報、８は補助記憶媒体３３内の取り外し可能な外部記憶媒体、９は同じく補助記憶媒体３３内の外部記憶媒体、１０は外部通信利用手段１８及び外部通信接続装置１９に接続される他のコンピュータ、１１はキーデータ１の保管場所を保管してある利用環境情報、１３はキーデータ１または実体データ２を保管場所から取り出す場合に検索条件または実体データ管理番号がアクセス先選択手段６から渡されるデータベースアクセス手段、１４はデータベースアクセス手段からの情報を元にデータベース情報７を検索するデータベース管理手段、１６は保管場所が取り外し可能な外部記憶媒体８または外部記憶媒体９である場合に情報がアクセス先選択手段６から渡される外部記憶媒体アクセス装置、２１はキーデータ１に実体データ２が圧縮されているという情報があった場合に、実体データ２を伸張する圧縮伸張手段８１を有するデータ加工手段である。データベース装置３２、補助記憶媒体３３は操作員の操作するコンピュータ上でも、外部通信接続装置１９を介してネットワーク等の外部通信手段と接続してある他のコンピュータ１０上にあってもよい。
【０００３】図１２は従来の電子情報ファイリング装置の構成におけるデータ管理手段の構成の詳細を示すブロック図である。図１２において、４０は操作員がデータ入力手段３を用いて検索条件と検索要求をデータ管理手段５に入力するとそのデータが渡される検索手段、４１はアクセス先選択手段６を経由してキーデータ１を検索するキーデータアクセス手段、４２はアクセス先選択手段６を経由して実体データ２にアクセスし実体データを取り出す実体データアクセス手段、４３は操作員がデータ入力手段３からデータ更新要求と更新するデータのキーデータ１と実体データ２を入力するとそのデータが検索手段４０に渡される前に経由する更新手段、４７は他のコンピュータから更新するデータのキーデータ１と実体データ２が入力される通信情報利用手段である。
【０００４】次に、動作について説明する。コンピュータ３０を操作する操作員が、ある電子情報を利用したい場合、データ入力手段３を用いて利用したい電子情報の名称等の付属情報を検索条件とし、検索要求とともにデータ管理手段５に入力する。データ管理手段５では、アクセス先選択手段６を通してキーデータ１にアクセスして、複数のキーデータ１の中から検索条件に合致したキーデータ１を１つまたは、複数取り出す。このとき、キーデータ１の保管場所は利用環境情報１１に保管されているので、この情報をデータ管理手段５が読み出してキーデータ１の保管場所を特定する。取り出したキーデータ１には実体データの保管場所が情報として存在するので、これをもとにアクセス先選択手段６を介して実体データ２を取り出す。取り出した実体データ２はデータ出力手段４を介して出力する。実体データ２を取り出すときに、キーデータ１に実体データ２が圧縮されているという情報があった場合は、データ加工手段２１の中の圧縮伸張手段８１を用いて実体データ２を伸張する。
【０００５】次に、データ管理手段５の動作について説明する。操作員がデータ入力手段３を用いて利用したい電子情報の名称等の付属情報を検索条件とし、検索要求とともにデータ管理手段５に入力すると、検索条件と検索要求は検索手段４０に渡される。検索手段４０では利用環境情報１１に記録してあるキーデータ１の保管場所をもとに、キーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を経由してキーデータ１を検索する。検索結果はアクセス先選択手段６、キーデータアクセス手段４１を経由して検索手段４０に渡される。検索手段４０では、キーデータ１に保管されている実体データ２の保管場所を元に、実体データアクセス手段４２、アクセス先選択手段６、を経由して実体データ２にアクセスし、実体データ２を取り出す。取り出した実体データ２はデータ出力手段４に出力される。
【０００６】次に、データを更新するときの動作を図１２を元に説明する。操作員がデータ入力手段３からデータ更新要求と更新するデータのキーデータ１と実体データ２を入力すると、更新手段４３を経由して検索手段４０にその要求が渡される。検索手段４０ではこれらをもとにキーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を経由して更新するキーデータ１を検索して更新し、実体データアクセス手段４２、アクセス先選択手段６、を経由して更新する実体データ２を更新する。このとき、更新するデータのキーデータ１と実体データ２は操作員が入力しなくても他のコンピュータ１０から通信情報利用手段４７を用いて入手しても、補助記憶媒体及びそのアクセス装置３３から入手してもよい。その指示は操作員が行ない入手は更新手段４３が行なう。
【０００７】アクセス先選択手段６からキーデータ１、もしくは、実体データ２を保管場所から取り出す方法について説明する。保管場所がデータベース装置３２である場合、データベースアクセス手段１３にキーデータ１の検索条件または、データ実体データ２を特定するためにあらかじめ実体データ２と関連づけて保管してある実体データ管理番号を渡す。するとその情報がデータベース管理手段１４に送られ、データベース管理手段１４ではその情報を元にデータベース情報を検索し、検索結果であるキーデータ１または、実体データ２をデータベースアクセス手段１３に渡す。データベースアクセス手段１３ではそのデータをアクセス先選択手段６に渡す。保管場所が取り外し可能な外部記憶媒体８または外部記憶媒体９である場合、外部記憶媒体アクセス装置１６にキーデータ１または実体データ２が保管されている媒体の名称やディレクトリ情報等の保管場所を渡すと、外部記憶媒体アクセス装置１６が取り外し可能な外部記憶媒体８または外部記憶媒体９の記憶情報を検索してキーデータ１または実体データ２を取り出してアクセス先選択手段６に返す。保管場所が他のコンピュータ１０上に接続されているデータベース装置または、補助記憶媒体及びそのアクセス装置の場合、予め外部通信利用手段１８、外部通信接続手段１９を経由して他のコンピュータ１０上に接続されているそれらの装置から同様の方法でキーデータ１、実体データ２を取り出す。
【０００８】従来の電子情報ファイリング装置におけるデータ更新方式の特徴について説明する。図１３は従来の電子情報ファイリング装置のデータ更新機能を示す。ホストコンピュータ５０においてマスタデータ５１を管理し、データに更新があった場合にデータの転送５５によって（電子情報ファイリング装置のある）コンピュータ３０に更新情報を配布する。このとき配布するのはその時点で更新のあったデータであり、データの名称をＡとしたときの転送内容５６に例が示してある。特開平０３－２８２７４６号公報においてこれと類似した更新方法が示されている。バックアップデータについて説明する。コンピュータ３０においてデータ出力手段４を用いてキーデータ１、実体データ２のバックアップをバックアップデータ５４として出力し、保存する。障害等が発生して、コンピュータ３０に保存してあるキーデータ１、実体データ２が損傷、または消失した場合、バックアップデータ５４をデータ入力手段３より入力してデータを元に戻す。またはホストコンピュータ５０から全てのデータをコンピュータ３０に転送して、データ入力手段３より入力してデータを元に戻す。
【０００９】従来の電子情報ファイリング装置におけるデータ管理方式の特徴について説明する。図１４は従来の電子情報ファイリング装置のデータ管理機能を示す。管理対象である実体データ２が、複数の外部記憶媒体にアクセスする装置６０に組み込まれている外部記憶媒体９に保管している場合において、操作員が電子情報ファイリング装置を操作して実体データ２（図１４の例ではＡの外部記憶媒体９にある実体データ２）を利用した場合、その実体データ２が他の補助記憶媒体６２にコピーされる。次の操作からは、複数の外部記憶媒体にアクセスする装置６０内部にある切り替え装置６１がＡ以外の外部記憶媒体９と接続している場合でも、切り替え装置６１の接続先をＡの外部記憶媒体９に切り替えなくても他の補助記憶媒体６２からさきほど利用した実体データ２が利用できる。特開平０５－２８２０２号公報においてこれと類似したデータ管理方式が示されている。
【００１０】従来の電子情報ファイリング装置におけるセキュリティ機能の特徴について説明する。図１５は従来の電子情報ファイリング装置のセキュリティ機能を示す。管理対象であるキーデータ１または、実体データ２が、データベース装置３２に保管されている場合、操作員がデータ入力手段を介してデータベース装置３２のコネクトのパスワードを入力することにより、キーデータ１または、実体データ２を利用できる。管理対象であるキーデータ１または、実体データ２が、他のコンピュータ１０に保管されている場合、操作員がデータ入力手段を介して他のコンピュータ１０にログインすることにより、キーデータ１または、実体データ２を利用できる。
【００１１】従来の電子情報ファイリング装置における外部通信接続装置の使用方法の特徴について説明する。図１６は従来の電子情報ファイリング装置の外部通信接続装置の使用方法を示す。管理対象であるキーデータ１または実体データ２が、他のコンピュータ１０上に保管してある場合、操作員が使用するコンピュータ３０と他のコンピュータ１０の間で予めログイン等の接続関係を樹立しておく。特開平０４－３１４１４６号公報におけるネットワーク上のデータの利用方法において、これと類似した内容の記述がある。
【００１２】従来の電子情報ファイリング装置における媒体選択機能の特徴について説明する。図１７は従来の電子情報ファイリング装置の媒体選択機能を示す。管理対象である実体データ２が、データベース装置３２に保存されている場合、その実体データ２のキーデータ１にはデータベース装置３２の中のデータベース名称１４１，１４２がしるされている。このデータベース装置３２を利用するためには、アクセス先選択手段６から利用できるように接続関係が樹立されている必要がある。
【００１３】
【発明が解決しようとする課題】従来の電子情報ファイリング装置は以上のような構成であり、また以上のような機能を有しているので、データを更新するときに、マスタデータの保管してあるホストコンピュータと接続する必要があり、ネットワークを接続していないコンピュータでは装置を構築できないという問題があった。また、利用しているキーデータ、または実体データが消失するような事故があった場合、ホストコンピュータから全データを転送する必要があり、転送費用が高いことや、転送中にネットワークがこむという問題があり、更新データは順次最新のデータのみ送るので、保管してあったバックアップデータを元に戻しても最後にバックアップをとってから現在までに更新した情報のみを調べてホストコンピュータからそのデータだけを選択して転送しなくてはならず、煩わしいという問題があった。また、取り外し可能な記録媒体に更新情報を記録しても、常に最新の更新情報のみ送るので、それをバックアップデータにした場合、過去に送られた取り外し可能な記録媒体を全て保管しなくてはならないという問題があった。また、データの更新には、マスタデータを管理する部門での更新情報の出力処理と出力された更新情報を更新する電子情報ファイリング装置に入力して更新する更新処理の２つの処理が必要であり、煩わしいという問題があった。
【００１４】また、データ管理方式では、一度使用したデータのみをデータを取り出すときに便利な媒体にコピーするので、使用頻度の少ないデータでもデータを取り出すときに便利な媒体にコピーされてしまい効率が悪いという問題があった。また、光磁気ディスク等の外部記憶媒体を複数利用する場合において、扱う外部記憶媒体が増えるとそれらをアクセスする装置の内部においてアクセスする外部記憶媒体の切り替えに時間がかかるという問題があった。
【００１５】また、データのセキュリティ機能については、データの保管してあるデータベースのパスワード、コンピュータのログイン機能等を用いているため、データごとに個別にセキュリティをかけたり、利用者ごとに個別にセキュリティをかけることはできないという問題があった。
【００１６】また、外部通信装置の利用方法については、他のコンピュータを利用する場合は、オンラインでデータのやりとりができるようにログイン等の接続関係を結ぶ必要があるという問題があった。
【００１７】データベース装置にデータを保管する場合、接続関係を結んだ１つのデータベース装置にデータを保管する必要があった。
【００１８】この発明は上記のような問題を解決するためになされたもので、外部通信手段を利用時に動的に接続処理を行なう外部通信利用自動接続機能と、複数の種別のデータベースにアクセスできるようにする複数データベース接続機能を追加することを目的としている。
【００１９】
【課題を解決するための手段】請求項１の電子情報ファイリング装置は、実体データと、キーデータを管理し、キーデータをもとに利用したい実体データを検索して取り出す電子情報ファイリング装置において、操作員が操作するコンピュータ以外の他のコンピュータに対して外部通信手段を用いて接続している場合に、他のコンピュータ、または他のコンピュータに接続している補助記憶媒体に実体データを保管する外部通信手段利用データ管理手段と、操作員が操作するコンピュータが利用する実体データを保管している他のコンピュータ等の接続関係を樹立していない場合でも、外部通信手段を介して自動的に接続する外部通信利用自動接続手段と、を備えたものである。
【００２０】請求項２の電子情報ファイリング装置は、実体データと、キーデータを管理し、キーデータをもとに利用したい実体データを検索して取り出す電子情報ファイリング装置において、実体データ、キーデータの保管場所がデータベースである場合、キーデータの保管場所を特定するための情報、または実体データの保管場所を特定するためのキーデータに含まれる情報に保管するデータベース識別子管理手段と、識別子に従って実際にデータベースを選択的に接続する複数データベース接続手段と、を備えたものである。
【００２１】
【発明の実施の形態】実施の形態１．図１においてこの発明の実施の形態１に係る電子情報ファイリング装置の構成図を示す。図２において図１の電子情報ファイリング装置の構成図中のデータ管理手段の構成図を示す。図３においてデータ加工手段の構成図を示す。図４において、電子情報ファイリング装置のデータ更新機能を示す。他のコンピュータ１０で取り外し可能な記録媒体８にデータの更新情報が記憶されて、その取り外し可能な記録媒体８が物理的に操作員が操作する（電子情報ファイリング装置のある）コンピュータ３０に設置される。次に操作員が電子情報ファイリング装置を操作して更新情報を電子情報ファイリング装置上にあるデータに更新させる。更新情報が記憶されている取り外し可能な記録媒体８の記憶内容が最新、例えば今日現在の更新情報だけではなく、１ヶ月前の更新情報、２ヶ月前の更新情報も記憶されているとする。
【００２２】図１、図２を用い取り外し可能な記録媒体８からのデータ更新方法について説明する。操作員がデータ入力手段３からデータ更新手段４３にデータの更新と更新情報が取り外し可能な記録媒体８にあることを更新手段４３に渡す。このとき、同時に取り外し可能な記録媒体８を識別する名称等のデータを渡す。更新手段４３は、検索手段４０をとおして媒体管理手段４５に、取り外し可能な記録媒体８を識別する名称等のデータを渡す。次に媒体管理手段４５はアクセス先選択手段６を介して媒体選択手段１５に記録媒体８を識別する名称等のデータを送る。媒体選択手段１５では、外部記憶媒体アクセス装置１６を介して取り外し可能な記録媒体８を識別する名称等のデータを有した取り外し可能な記録媒体８が接続関係にあるかを調べる。もし、接続関係にない場合はその旨を媒体管理手段４５に返し、媒体管理手段４５はデータ出力手段４にその内容を出力する。もし接続関係にある場合はその旨を媒体管理手段４５に返す。媒体管理手段４５は更新手段４３にその内容を渡す。更新手段４３は版管理手段４４に更新情報の版についての問い合わせ要求を送る。版管理手段４４は、アクセス先選択手段６を経由して更新情報が保管されている補助記憶媒体の更新情報にアクセスし、いつの時点の更新情報かを取り出す。版管理手段４４はデータ出力手段４にその情報を出力する。操作員はその出力を確認して、更新したい更新情報の版の情報をデータ入力手段３から更新手段４３へ入力する。更新手段４３では版管理手段４４に版の情報を送る。版管理手段では、その版の情報に一致した版の更新情報のみを取り出して更新手段４３に渡す。更新手段では、検索手段４０、アクセス先選択手段を介してその更新情報で更新する必要があるキーデータ１を検索する。検索してきたキーデータ１と、その内容で示される保管場所にある実体データ２に対して更新情報をもとに更新する。
【００２３】この実施の形態によれば、取り外し可能な補助記憶媒体に、媒体を識別する名称等のデータを記憶させておくことと、媒体管理手段によってこれを識別することにより、補助記憶媒体が利用できる。補助記憶媒体に更新情報を１ヶ月前、２ヶ月前というように複数の版の分を保管しておき、更新時に版管理手段が操作員の指定する版に選択的に更新できる。これにより、データを過去の任意の版に戻すことができる。
【００２４】実施の形態２．図１０において、電子情報ファイリング装置のデータ更新機能を示す。操作員が操作する（電子情報ファイリング装置のある）コンピュータ３０にデータを更新するときに、更新情報が記憶されている取り外し可能な記録媒体８の記憶内容が最新、例えば今日現在の更新情報だけでなく、１ヶ月前の更新情報、２ヶ月前の更新情報も記憶されていたとする。図４において、電子情報ファイリング装置のデータ更新機能を示す。他のコンピュータ１０で取り外し可能な記録媒体８にデータの更新情報が記憶されて、その取り外し可能な記録媒体８が物理的に操作員が操作する（電子情報ファイリング装置のある）コンピュータ３０に設置される。次に操作員が電子情報ファイリング装置を操作して更新情報を電子情報ファイリング装置上にあるデータに更新させる。
【００２５】図１、図２を用い取り外し可能な記録媒体８からのデータ取り出し方法について説明する。操作員がデータ入力手段３から検索手段４０にデータを利用したいという内容と、キーデータの検索条件を伝える。検索手段４０は媒体管理手段４５に現在利用できる媒体の確認依頼を送る。媒体管理手段４５は現在接続している取り外し可能な記録媒体８の媒体の名称をアクセス先選択手段６を通して確認する。もし媒体が接続されている場合はその媒体の名称を検索手段４０に返す。検索手段４０では、もし取り外し可能な記録媒体８が接続されている場合は、キーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を通してその媒体にあるキーデータ１を検索する。もしキーデータ１が見つかれば、そのキーデータ１に含まれる名称の実体データ２を同じ取り外し可能な記録媒体８から実体データアクセス手段４２、アクセス先選択手段６を経由して取り出す。もしキーデータ１が見つからない場合は、利用環境１１に記憶されているキーデータの保管場所へ、キーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を通してアクセスし、キーデータを検索する。もしキーデータ１が見つかれば、そのキーデータ１に含まれる保管場所から実体データ２を実体データアクセス手段４２、アクセス先選択手段６を経由して取り出す。検索手段４０は取り出した実体データ２をデータ出力手段４から出力する。
【００２６】この実施の形態によれば、取り外し可能な記録媒体にデータを保管して利用する電子情報ファイリング装置Ａがあるときに、この媒体を他の電子情報ファイリング装置Ｂに接続して操作員がキーデータ検索条件を変更するだけで、電子情報ファイリング装置Ａにおいて行っていた検索が電子情報ファイリング装置Ｂで行える。
【００２７】実施の形態３．図１、図２において、アクセス頻度情報２６について説明する。操作員が電子情報ファイリング装置を操作して、キーデータ１または実体データ２にアクセスする場合、キーデータアクセス手段４１が実体データアクセス手段４２を経由してアクセスする。このときアクセスしたキーデータ１、実体データ２を識別する情報とアクセス内容を頻度管理手段４８に送る。頻度管理手段４８では、アクセス先選択手段を通してこの情報をアクセス頻度情報２６に蓄積する。
【００２８】図１、図２、図３、図５において、データ管理の機能について説明する。図５の取り外し可能な外部記憶媒体８、外部記憶媒体９にアクセス頻度の高いデータがあったとする。図２の実体データアクセス手段４２またはキーデータアクセス手段４１からそれらのデータにアクセスをした場合、頻度管理手段４８にアクセスしたことを伝える。頻度管理手段４８はアクセス頻度情報２６から今までのそのデータへのアクセス頻度を取得し、それが予め利用環境情報１１に設定してある高利用基準頻度より高い場合、そのデータをアクセス速度の速い外部記憶媒体７０に移動する。逆にそれが予め利用環境情報１１に設定してある低利用基準頻度より低い場合、そのデータを空き領域の多い外部記憶媒体７０、または、アクセス頻度情報から判断したアクセス頻度の低い外部記憶媒体７０に移動する。このとき、データ加工手段２１の圧縮伸張手段９５においてデータを圧縮する。
【００２９】この実施の形態によれば、利用頻度の高い情報を高速に取り出せるようになり、データの検索、取り出し時間が短くなる。また使用頻度の低いデータだけを圧縮したり大容量の記憶媒体に保管することにより利用頻度の高いデータの取り出し時間を遅くせずに保管できるデータ量を多くできる。
【００３０】実施の形態４．図１、図２、図６を用いて、データ管理の機能について説明する。図６において、外部記憶媒体８を３個（名称Ａ、名称Ｂ、名称Ｃ）内包した複数の外部記憶媒体にアクセスする装置６０がある。それぞれの外部記憶媒体にはデータが記憶されているとする。データ管理手段から外部記憶媒体８にデータをアクセスしたとする。このとき、図２の媒体確認手段４５がＡ，Ｂ，Ｃの各外部記憶媒体８に記憶スペースの空き領域と、使用中の記憶スペースの領域を確認する。媒体確認手段では、もしこれらの空き領域、使用中の領域を合わせて計算し、例えばＡの外部記憶媒体８に記憶してあるデータをＢまたはＣの外部記憶媒体８に移動すれば、Ａの外部記憶媒体８に記憶してあるデータが全て削除できる場合は、アクセス先選択手段を用いて移動を行なう。
【００３１】この実施の形態によれば、同じ量のデータを保管する場合でも、利用する外部記憶媒体の数を減らすこともできるので安価にシステムを利用できる。
【００３２】実施の形態５．図１、図２、図３、図７を用いて、セキュリティ機能について説明する。図７において実体データ２は暗号化されたデータ１０２であるとする。操作員がデータを取り出す要求を電子情報ファイリング装置に対して行うとき、データ入力手段３から検索手段４０へデータの検索条件、検索要求、複号化鍵を入力する。この複号化鍵はデータ加工手段２１の中の複号化手段９１に渡される。検索手段４０からキーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を通してキーデータにアクセスし、検索条件にあったキーデータ１を検索する。検索手段４０では、検索結果であるキーデータ１に記憶されている実体データ２の保管位置から、アクセス先選択手段６、実体データ加工手段２１、実体データアクセス手段４２、を通して実体データ２を取り出す。前述のように実体データ２は実施の形態５においては暗号化されたデータ１０２であるので、データ加工手段２１の中の複号化手段９２を通るときに、予め到着していた複号化鍵を用いて複号化をして元の実体データ２に変換する。検索手段から実体データ２はデータ出力手段に出力される。そして、操作員がデータを投入する要求を電子情報ファイリング装置に対して行うとき、データ入力手段３から検索手段４０へ投入するデータ、キーデータ、投入するデータを保管する予定の場所の情報、暗号化鍵を入力する。キーデータは投入するデータを保管する予定の場所の情報とともにキーデータアクセス手段４１から、アクセス先選択手段６を通してキーデータ１の保管場所に保管する。この保管場所は利用環境情報１１に記述されている。投入するデータは投入するデータを保管する予定の場所へ、実体データアクセス手段４２、実体データ加工手段２１、アクセス先選択手段６を通して保管する。データ加工手段２１の中の暗号化手段９１を通るときに、暗号化鍵を用いてデータを暗号化する。
【００３３】この実施の形態によれば、データを暗号化することに、複号化鍵を知らない操作員がデータを検索しても正しく表示されないので、データの秘密性を守ることができる。
【００３４】実施の形態６．図１、図２、図３、図７を用いて、セキュリティ機能について説明する。図７においてキーデータ１には実体データ２の認証情報１０３が保管されているとする。操作員がデータを取り出す要求を電子情報ファイリング装置に対して行うとき、データ入力手段３から検索手段４０へデータの検索条件、検索要求、公開鍵特定情報を入力する。この公開鍵特定情報はデータ加工手段２１の中の認証確認手段９４に渡される。検索手段４０からキーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を通してキーデータにアクセスし、検索条件にあったキーデータ１を検索する。検索手段４０では、検索結果であるキーデータ１に記憶されている実体データ２の保管位置から、アクセス先選択手段６、実体データ加工手段２１、実体データアクセス手段４２、を通して実体データ２を取り出す。データ加工手段２１の中の認証確認手段９４を通るときに、予め到着していた公開鍵特定情報を用いて公開鍵情報から認証確認を行なう公開鍵を特定して取り出し認証の確認をして確認結果をデータ出力手段４から出力する。検索手段から実体データ２はデータ出力手段に出力される。そして、操作員がデータを投入する要求を電子情報ファイリング装置に対して行うとき、データ入力手段３から検索手段４０へ投入するデータ、キーデータ、投入するデータを保管する予定の場所の情報、認証情報作成鍵を入力する。キーデータは投入するデータを保管する予定の場所の情報とともにキーデータアクセス手段４１から、アクセス先選択手段６を通してキーデータ１の保管場所に保管する。この保管場所は利用環境情報１１に記述されている。投入するデータは投入するデータを保管する予定の場所へ、実体データアクセス手段４２、実体データ加工手段２１、アクセス先選択手段６を通して保管する。データ加工手段２１の中の認証情報作成手段９３を通るときに、データに対して認証情報作成鍵でディジタル署名を行い認証情報が作成される。作成された認証情報は、データ管理手段５の中の検索手段４０に戻される。検索手段４０では、この認証情報を先ほど保管したキーデータに同じ経路でアクセスして追加する。
【００３５】この実施の形態によれば、認証情報データを利用することにより、検索対象のデータが不正に改ざんされているかどうかを確認でき、管理データの管理が安全に行える。
【００３６】実施の形態７．図１、図２、図３、図８を用いて、外部通信利用機能について説明する。図８において、操作員が利用するコンピュータ３０から他のコンピュータ１０を利用する場合、以下のようにアクセスする。図２の検索手段４０から外部のコンピュータにアクセスする場合、通信情報利用手段４７に利用したい他のコンピュータ１０のマシン名等のような特定情報を送る。通信情報利用手段４７から、アクセス先選択手段６を経由して、図１の外部通信利用手段１８、外部通信接続手段１９にアクセスし特定情報によって特定される他のコンピュータ１０と接続関係にあるかどうかを判断する。もし、接続関係がない場合、アクセス先選択手段６を経由して、図１の接続手段１７に接続命令を送る。接続手段１７からは外部通信利用手段１８、外部通信接続手段１９を経由して他のコンピュータにログイン等の（接続命令によって指定された）接続方法によって接続する。通信情報利用手段４７から利用可能であることを検索手段４０に伝える。検索手段４０から外部のコンピュータにアクセスする。
【００３７】この実施の形態によれば、複数のマシンを利用した電子情報ファイリング装置を利用するときに、マシンへのログイン等の接続処理を操作員が意識しなくてもよい。
【００３８】実施の形態８．図１、図２、図３、図９を用いて、データベースアクセス機能について説明する。図９において、操作員が操作を行ない、データベースに保管されているデータを取り出す流れを示す。操作員がデータ入力手段３から検索手段４０へ検索条件、検索要求を入力する。検索手段４０からキーデータアクセス手段４１、アクセス先選択手段６を経由してキーデータ１にアクセスする。検索条件に一致したキーデータ１を取り出す。キーデータ１に含まれる実体データの保管場所の中にデータベースの種別があった場合、その情報をアクセス先選択手段を通してデータベース選択手段１２に渡す。データベース選択手段では渡されたデータベース種別のデータベースにコネクトする。コネクトに必要な情報は利用環境情報１１から得るか、操作員が入力する。データベース選択手段１２からは、コネクト後に検索手段４０へデータベースが利用可能であることを伝える。検索手段４０は実体データアクセス手段４２とアクセス先選択手段６を経由してデータベース装置３２にアクセスする。検索手段４０は実体データ２を取り出し、データ出力手段４へ出力する。
【００３９】この実施の形態によれば、複数種類のデータベースにばらばら既に保管済みのデータを検索できるようになる。
【００４０】
【発明の効果】請求項１の電子情報ファイリング装置は、実体データと、キーデータを管理し、キーデータをもとに利用したい実体データを検索して取り出す電子情報ファイリング装置において、操作員が操作するコンピュータ以外の他のコンピュータに対して外部通信手段を用いて接続している場合に、他のコンピュータ、または他のコンピュータに接続している補助記憶媒体に実体データを保管する外部通信手段利用データ管理手段と、操作員が操作するコンピュータが利用する実体データを保管している他のコンピュータ等の接続関係を樹立していない場合でも、外部通信手段を介して自動的に接続する外部通信利用自動接続手段と、を備えた構成にしたので、複数のコンピュータを利用した電子情報ファイリング装置を利用するときに、コンピュータへのログイン等の接続処理を操作員が意識しなくてよい。
【００４１】請求項２の電子情報ファイリング装置は、実体データと、キーデータを管理し、キーデータをもとに利用したい実体データを検索して取り出す電子情報ファイリング装置において、実体データ、キーデータの保管場所がデータベースである場合、キーデータの保管場所を特定するための情報、または実体データの保管場所を特定するためのキーデータに含まれる情報に保管するデータベース識別子管理手段と、識別子に従って実際にデータベースを選択的に接続する複数データベース接続手段と、を備えた構成にしたので、既存のデータベースデータを新たに構築する電子情報ファイリング装置で管理できるようになる。

【出願人】	【識別番号】０００００６０１３【氏名又は名称】三菱電機株式会社
【出願日】	平成６年６月３日（１９９４．６．３）
【代理人】	【識別番号】１０００９９４６１【弁理士】【氏名又は名称】溝井章司（外２名）
【公開番号】	特開２００２－１３２７９７（Ｐ２００２－１３２７９７Ａ）
【公開日】	平成１４年５月１０日（２００２．５．１０）
【出願番号】	特願２００１－２５２６９３（Ｐ２００１－２５２６９３）