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【発明の名称】 文書承認方法及びその実施装置並びにその処理プログラムを記録した記録媒体
【発明者】 【氏名】玉木 理雄

【氏名】山口 朋世

【氏名】門司 朋夫

【氏名】石山 竜雄

【氏名】小澤 雅彦
【要約】 【課題】複数案件の電子文書の一括した閲覧及び承認を行うことが可能な技術を提供する。

【解決手段】回覧された電子文書の内容を承認する文書承認方法において、承認対象として選択された電子文書を示す入力を受付けて、電子文書の文書データが格納された文書格納手段から当該電子文書の文書データを取得するステップと、前記読み出した文書データの内容を承認データ表示エリアに表示するステップと、前記表示された文書データの承認を指示する入力を受付け、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成するステップと、前記生成した認証情報を前記文書データに付加し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成するステップとを有するものである。
【特許請求の範囲】
【請求項１】 回覧された電子文書の内容を承認する文書承認方法において、承認対象として選択された電子文書を示す入力を受付けて、電子文書の文書データが格納された文書格納手段から当該電子文書の文書データを取得するステップと、前記読み出した文書データの内容を承認データ表示エリアに表示するステップと、前記表示された文書データの承認を指示する入力を受付け、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成するステップと、前記生成した認証情報を前記文書データに付加し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成するステップとを有することを特徴とする文書承認方法。
【請求項２】 承認対象として選択された複数の電子文書を示す入力を受付けて、前記文書格納手段から複数の文書データを取得するステップと、前記読み出した複数の文書データを合成して一括承認用データを生成するステップと、前記生成した一括承認用データの内容を承認データ表示エリアに表示するステップと、前記表示された一括承認用データの承認を指示する入力を受付け、当該一括承認用データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成するステップと、前記生成した認証情報を前記一括承認用データに付加し、一括承認用データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成するステップとを有することを特徴とする請求項１に記載された文書承認方法。
【請求項３】 前記承認データ表示エリアへの表示を行う際に、前記文書データ中の承認対象データと文書データ中の認証情報とを比較して当該承認対象データの真正性を確認するステップとを有することを特徴とする請求項１または請求項２のいずれかに記載された文書承認方法。
【請求項４】 回覧された電子文書の内容を承認する文書承認処理システムにおいて、承認対象として選択された電子文書を示す入力を受付けて、電子文書の文書データが格納された文書格納手段から当該電子文書の文書データを取得する文書取得処理部と、前記読み出した文書データの内容を承認データ表示エリアに表示する内容表示処理部と、前記表示された文書データの承認を指示する入力を受付け、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成して前記文書データに付加し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する認証情報付加処理部とを備えることを特徴とする文書承認システム。
【請求項５】 回覧された電子文書の内容を承認する文書承認処理システムとしてコンピュータを機能させる為のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体において、承認対象として選択された電子文書を示す入力を受付けて、電子文書の文書データが格納された文書格納手段から当該電子文書の文書データを取得する文書取得処理部と、前記読み出した文書データの内容を承認データ表示エリアに表示する内容表示処理部と、前記表示された文書データの承認を指示する入力を受付け、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成して前記文書データに付加し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する認証情報付加処理部としてコンピュータを機能させる為のプログラムを記録したことを特徴とする記録媒体。
【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は回覧された電子文書の内容を承認する文書承認システムに関し、特に複数の電子文書の一括閲覧及び一括承認を行う文書承認システムに適用して有効な技術に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】近年、コンピュータを利用した電子文書を利用してその文書を回覧し、承認を行うことが広く普及しており、その電子文書が改竄されていないかを確認する手段として、特開平１１−２６１５５０号公報、特開平１１−２３８０４９号公報及び特開平９−２２３０８５号公報に見られる様に、起案された文書に対して暗号化や合成等の電子データの加工を行って、その加工した状態を装置上で照合することで同一の文書であることを証明する手段を提供しており、これらは改竄されていないことを単一の電子文書毎に証明している。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】ところで、会社等の組織では審査、承認を行う役職の人は複数人の部下がいることがあり、複数人から起案された電子文書を一つ一つ承認を行うことが必要であるが、承認するべき電子文書が大量になると作業が煩雑になる。
【０００４】作業を効率的に行う手段として、例えば、特開平１１−２９６６６３号公報に見られる様に、図面間に関連を持たせ、１つの図面に承認サインをすると、関連する全ての図面にサインが自動記入される方法を用い、各人が承認を行うと承認というデータが記録媒体に格納され、次の承認者は記録媒体から承認したという情報を取得し、表示装置を参照し承認を行うことにより、一括で承認する方法がある。しかし、前記従来技術では、承認するべき図面と承認を行う手段が互いに独立しているため、承認者は図面を開かなくても承認することが可能であり、必ずしも図面を見て承認したということにはならないという問題がある。
【０００５】また前記従来技術では、承認対象のデータと、その承認対象データが承認されていることを示す認証情報とを別々にしている為、承認対象データとその認証情報の対応やそれぞれの格納場所を別途管理する必要があり、承認対象データ数や承認者数が増加すると、それらの管理負荷が増大するという問題がある。
【０００６】本発明の目的は上記問題を解決し、複数案件の電子文書の一括した閲覧及び承認を行うことが可能な技術を提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】本発明は、回覧された電子文書の内容を承認する文書承認システムにおいて、承認対象の文書データに認証情報を付加して承認後の文書データを生成し、認証情報が付加された複数の文書データを合成した一括承認用データを表示した後にその一括承認用データ全体に対する認証情報を付加するものである。
【０００８】本発明の文書承認システムでは、承認対象として選択された電子文書を示す入力を第１の承認者から受付けて、電子文書の文書データが格納された文書格納手段から当該電子文書の文書データを読み出し、その文書データの内容を承認データ表示エリアに表示する。
【０００９】前記表示された文書データの内容が当該承認者によって確認され、その内容の承認を指示する入力を当該承認者から受付けると、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成する。次に前記生成した認証情報を前記文書データに付加して文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成し、その承認後の文書データを新しい文書データとして文書格納手段に格納する。
【００１０】前記の様にして認証情報が付加された複数の文書データが、第１の承認者の上司である第２の承認者に回覧されると、承認対象として選択された複数の電子文書を示す入力を第２の承認者から受付けて、文書格納手段から当該電子文書の複数の文書データを読み出し、その複数の文書データを合成して一括承認用データを生成し、その内容を承認データ表示エリアに表示する。
【００１１】前記表示された一括承認用データの内容が当該承認者によって確認され、その内容の承認を指示する入力を当該承認者から受付けると、当該一括承認用データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成する。次に前記生成した認証情報を前記一括承認用データに付加し、一括承認用データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成し、その承認後の文書データを新しい文書データとして文書格納手段に格納する。
【００１２】前記の様に本発明では、承認者が選択した複数の文書データを合成して一括承認用データを生成するので、承認者は選択した複数の電子文書を一括して閲覧することが可能であり、またその一括承認用データの認証情報を生成して一括承認用データに付加するので、複数の電子文書の承認を一括して行うことができる。
【００１３】以上の様に本発明の文書承認システムによれば、承認対象の文書データに認証情報を付加して承認後の文書データを生成し、認証情報が付加された複数の文書データを合成した一括承認用データを表示した後にその一括承認用データ全体に対する認証情報を付加するので、複数案件の電子文書の一括した閲覧及び承認を行うことが可能である。
【００１４】
【発明の実施の形態】以下に回覧された電子文書の内容を承認する一実施形態の文書承認システムについて説明する。
【００１５】図１は本実施形態の文書承認システムの概要を示す図である。図１に示す様に、まず複数の起案者１０の作成した案件２０がそれぞれの起案者１０によって承認されると、それに伴って文書承認システムは、承認印２１に相当する認証情報を案件２０の電子文書に付加する。これらの電子文書が審査者１１の元に回覧されると、認証情報の付加されている案件２２が審査者１１によって承認され、文書承認システムは、承認印２１に相当する認証情報を案件２２の電子文書に付加する。そして、これらが承認者１２の元に回覧されると、文書承認システムは、それらを一括承認シート２３に纏めて承認者１２に一括して提示し、審査者１１までの承認が行われた各案件２２が承認者１２によって確認され、承認されると、承認印２１に相当する認証情報を一括承認シート２３に付加する。
【００１６】図２は本実施形態の文書承認システムの概略構成を示す図である。本実施形態の承認システムは、電子文書の起案・承認を行う社員１３が利用するシステムであり、図２に示す様に社員端末１０１とファイルサーバ１０３、ファイルシステム１０４とが、企業イントラネット等の通信網１０２を介して互いに接続されて構成されている。これに、インターネット等を経由して、他事業所や他社の同様のシステム或いは端末が接続される。
【００１７】図３は本実施形態のファイルサーバ１０３の概略構成を示す図である。図３に示す様に本実施形態のファイルサーバ１０３は、ＣＰＵ３０１と、メモリ３０２と、磁気ディスク装置３０３と、入力装置３０４と、出力装置３０５と、ＣＤ−ＲＯＭ装置３０６と、通信装置３０７と、承認データ管理テーブル３０８と、文書テーブル３０９とを有している。
【００１８】ＣＰＵ３０１は、ファイルサーバ１０３全体の動作を制御する装置である。メモリ３０２は、ファイルサーバ１０３全体の動作を制御する際にその為の各種処理プログラムやデータをロードする記憶装置である。
【００１９】磁気ディスク装置３０３は、前記各種処理プログラムやデータを格納しておく記憶装置である。入力装置３０４は、電子文書を各承認者に回覧する為の各種入力を行う装置である。出力装置３０５は、電子文書の各承認者への回覧に伴う各種出力を行う装置である。
【００２０】ＣＤ−ＲＯＭ装置３０６は、前記各種処理プログラムを記録したＣＤ−ＲＯＭの内容を読み出す装置である。通信装置３０７は、インターネットやイントラネット等の通信網１０２を介して社員端末１０１との通信を行う装置である。
【００２１】承認データ管理テーブル３０８は、回覧された各電子文書の承認者を示す管理情報を格納する管理情報格納手段である。文書テーブル３０９は、電子文書の名称、評価、期限日等の文書情報及び文書データを格納する文書格納手段である。
【００２２】またファイルサーバ１０３は文書データ管理処理部３１１を有している。文書データ管理処理部３１１は、電子文書の回覧に必要なワークフロー処理を行い、社員端末１０１での各電子文書の更新に伴って承認データ管理テーブル３０８中の承認者の情報を更新する処理部である。
【００２３】ファイルサーバ１０３を文書データ管理処理部３１１として機能させる為のプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録され磁気ディスク等に格納された後、メモリにロードされて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ−ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。
【００２４】図４は本実施形態の承認データ管理テーブル３０８の一例を示す図である。図４に示す様に承認データ管理テーブル３０８は、電子文書を識別する為の識別番号である提案番号と、提案番号で識別される電子文書のファイル名と、その電子文書を起案した起案者の名前と、その電子文書を承認する承認者の名前を格納している。この承認データ管理テーブル３０８の承認者の名前は、各電子文書が回覧されて承認されるに従って、文書データ管理処理部３１１により次の承認者の名前に更新されていくものとする。
【００２５】図５は本実施形態の文書テーブル３０９の一例を示す図である。図５に示す様に文書テーブル３０９は、提案番号と、提案番号で識別される電子文書の名称や評価等の文書属性と、その電子文書の本文の内容とその認証情報を示す文書データと、その電子文書の更新日を格納している。
【００２６】図６は本実施形態の社員端末１０１の概略構成を示す図である。図６に示す様に本実施形態の社員端末１０１は、ＣＰＵ６０１と、メモリ６０２と、磁気ディスク装置６０３と、入力装置６０４と、出力装置６０５と、ＣＤ−ＲＯＭ装置６０６と、通信装置６０７とを有している。
【００２７】ＣＰＵ６０１は、社員端末１０１全体の動作を制御する装置である。メモリ６０２は、社員端末１０１全体の動作を制御する際にその為の各種処理プログラムやデータをロードする記憶装置である。磁気ディスク装置６０３は、前記各種処理プログラムやデータを格納しておく記憶装置である。
【００２８】入力装置６０４は、電子文書を承認する為の各種入力を行う装置である。出力装置６０５は、電子文書の承認に伴う各種出力を行う装置である。ＣＤ−ＲＯＭ装置６０６は、前記各種処理プログラムを記録したＣＤ−ＲＯＭの内容を読み出す装置である。通信装置６０７は、インターネットやイントラネット等の通信網１０２を介してファイルサーバ１０３や他の社員端末１０１との通信を行う装置である。
【００２９】また社員端末１０１は、文書取得処理部６１１と、内容表示処理部６１２と、認証情報付加処理部６１３と、真正性確認処理部６１４とを有している。
【００３０】文書取得処理部６１１は、承認対象として選択された電子文書を示す入力を受付けて、電子文書の文書データが格納された文書テーブル３０９から当該電子文書の文書データを取得する処理部である。内容表示処理部６１２は、前記読み出した文書データの内容を承認データ表示エリアに表示する処理部である。
【００３１】認証情報付加処理部６１３は、前記表示された文書データの承認を指示する入力を受付け、当該文書データの内容が承認されたことを示す認証情報を生成して前記文書データに付加し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する処理部である。
【００３２】真正性確認処理部６１４は、前記承認データ表示エリアへの表示を行う際に、前記文書データ中の承認対象データと文書データ中の認証情報とを比較して当該承認対象データの真正性を確認する処理部である。
【００３３】社員端末１０１を文書取得処理部６１１、内容表示処理部６１２、認証情報付加処理部６１３及び真正性確認処理部６１４として機能させる為のプログラムは、ＣＤ―ＲＯＭ等の記録媒体に記録されて実行されるものとする。なお前記プログラムを記録する記録媒体はＣＤ―ＲＯＭ以外の他の記録媒体でも良い。
【００３４】図７は本実施形態の起案された電子文書の承認処理の処理手順を示すフローチャートである。ステップ７０１で社員端末１０１の文書取得処理部６１１は、通信網１０２経由でファイルサーバ１０３へアクセスし、回覧された電子文書の承認者を示す承認データ管理テーブル３０８を参照して、その社員端末１０１にログインした承認者が承認対象とする電子文書について、その識別番号である提案番号を承認データ管理テーブル３０８から読み出す。そして前記読み出した提案番号に対応する電子文書の名称、評価、期限日等の文書情報を文書テーブル３０９から読み出して当該承認者が承認対象とする電子文書の一覧を出力装置６０５の画面上の対象一覧表示エリアに表示する。
【００３５】図８は本実施形態の起案された電子文書の承認処理の表示画面例を示す図である。図８に示す様に社員端末１０１の表示画面４００は、承認対象となる電子文書の一覧を表示する対象一覧表示エリア４０１と、その一覧から選択された文書データが表示される承認データ表示エリア４０２と、承認やキャンセル等の機能ボタンが並ぶ機能表示エリア４０３を有している。承認者は、マウスのポインタ等によって対象一覧表示エリア４０１中の表示内容を指示することにより、承認を行おうとする電子文書の選択を行う。
【００３６】ステップ７０２では、承認者によって対象一覧表示エリア４０１から選択された承認対象の入力を受付け、ステップ７０３では、通信網１０２経由でファイルサーバ１０３へアクセスし、前記受付けた承認対象の提案番号に対応する文書データを文書テーブル３０９から読み出す。
【００３７】ステップ７０４で内容表示処理部６１２は、前記読み出した文書データ（ここでは例えばテキストデータのみから成るものとする）の内容を文書データ表示エリア４０４に表示する。ステップ７０５では、承認者によって行われたボタン操作の内容を受付けて、前記表示された文書データの承認を指示する承認ボタンが押下された場合にはステップ７０６へ進み、その処理の中止を指示するキャンセルボタンが押下された場合にはステップ７０２へ戻る。
【００３８】ステップ７０６で認証情報付加処理部６１３は、当該文書データの内容全体を承認対象データとして設定した後、前記設定した承認対象データまたは承認対象データの特徴値を当該承認者の秘密鍵で暗号化して認証情報を生成し、当該承認者の印影データに前記認証情報を埋め込んで、認証情報が埋め込まれた印影データである承認印データを生成する。
【００３９】ステップ７０７では、前記認証情報が埋め込まれた承認印データを承認印として承認印表示エリア４０５に表示する。ステップ７０８では、承認者によって行われたボタン操作の内容を受付けて、前記表示された文書データ及び承認印データの登録を指示する登録ボタンが押下された場合にはステップ７０９へ進み、その処理の中止を指示するキャンセルボタンが押下された場合にはステップ７０２へ戻る。
【００４０】ステップ７０９では、前記承認印データを表示可能なテキストデータに変換し、その変換されたテキストデータを文書データ表示エリア４０４に表示中の承認対象データに付加して、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する。そして通信網１０２経由でファイルサーバ１０３へアクセスし、前記生成した承認後の文書データを新しい文書データとして文書テーブル３０９に格納する。ここで、認証情報が埋め込まれた印影データである承認印データの代わりに、認証情報のみを承認対象データに付加して承認後の文書データを生成し、認証情報の埋め込まれていない印影データを別ファイルとして格納しておくこととしても良い。認証情報のみを承認対象データに付加することにより、承認後の文書データサイズの増加を抑え、文書テーブル３０９に必要な記憶領域を削減することができる。
【００４１】図９は本実施形態の起案された電子文書の承認処理の処理イメージを示す図である。図９に示す様に本実施形態の電子文書の承認処理では、タグ＜データ部＞及び＜／データ部＞で示される承認対象データ部５０１に文書データの内容を格納しており、文書データの内容が承認者によって確認されると、その文書データの内容全体を承認対象データとして認証情報を生成し、当該承認者の印影データに埋め込んで承認印データ５０３を生成する。そして、タグ＜マーク＞及び＜／マーク＞で示される認証情報部５０２に承認印データ５０３を格納し、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する。
【００４２】前記の様に本実施形態の文書承認システムでは、文書データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成しているので、文書データとその認証情報の対応やそれぞれの格納場所を別途管理する必要が無く、文書承認処理を効率的に行うことが可能である。
【００４３】次に本実施形態の文書承認システムにおいて、認証情報を含む複数の文書データを一括して承認する場合の処理について説明する。前記の様にして社員端末１０１で電子文書の承認が行われると、電子文書ファイルサーバ１０３の文書データ管理処理部３１１は、電子文書の回覧に必要なワークフロー処理を行い、承認データ管理テーブル３０８中の承認者の情報を、次の承認者である上司を示す情報に更新する。前記の様にして承認の行われた複数の電子文書について、その承認者の情報が上司を示す情報に変更されると、それらの複数の電子文書はその上司に回覧された状態となり、その複数の電子文書の一括した閲覧及び承認がその上司の社員端末１０１で行われる。
【００４４】図１０は本実施形態の認証情報を含む複数の電子文書の一括承認処理の処理手順を示すフローチャートである。ステップ１００１で社員端末１０１の文書取得処理部６１１は、通信網１０２経由でファイルサーバ１０３へアクセスし、回覧された電子文書の承認者を示す承認データ管理テーブル３０８を参照して、その社員端末１０１にログインした承認者が承認対象とする電子文書について、その識別番号である提案番号を承認データ管理テーブル３０８から読み出す。そして前記読み出した提案番号に対応する電子文書の名称、評価、期限日等の文書情報を文書テーブル３０９から読み出して当該承認者が承認対象とする電子文書の一覧を出力装置６０５の画面上の対象一覧表示エリアに表示する。承認者は、マウスのポインタ等によって対象一覧表示エリア４０１中の複数の表示内容を指示することにより、承認を行おうとする複数の電子文書の選択を行う。
【００４５】ステップ１００２では、承認者によって対象一覧表示エリア４０１から選択された複数の承認対象の入力を受付け、ステップ１００３では、通信網１０２経由でファイルサーバ１０３へアクセスし、前記受付けた承認対象の提案番号に対応する複数の文書データを文書テーブル３０９から読み出す。
【００４６】ステップ１００４で内容表示処理部６１２は、前記読み出した複数の文書データを合成して一括承認用データを生成し、ステップ１００５では、前記生成した一括承認用データの内容を一括承認用データ表示エリアに表示する。
【００４７】図１１は本実施形態の電子文書の一括承認処理の表示画面例を示す図である。図１１に示す様に社員端末１０１の表示画面４００は、複数の文書データを合成した一括承認用データを表示する一括承認用データ表示エリア４０６を有している。
【００４８】ステップ１００６で真正性確認処理部６１４は、前記読み出した文書データ中の表示可能なテキストデータとなっている承認印データを読み出し、前記読み出したテキストデータを元の承認印データに変換した後、前記変換した承認印データに埋め込まれている認証情報を読み出してその承認者の公開鍵で復号化し、その承認処理で用いられた承認対象データまたは承認対象データの特徴値を得る。
【００４９】ステップ１００７では、前記得られた承認対象データまたは承認対象データの特徴値と、前記読み出した文書データ中の承認対象データまたは承認対象データの特徴値とを比較して当該承認対象データの真正性を判定し、両者が一致する場合にはステップ１００８へ進み、一致しない場合にはステップ１００９へ進む。
【００５０】ステップ１００８では、前記変換した元の承認印データを用いて、一括承認用データ表示エリア４０６の対応する文書データ上に承認印をそのまま表示し、またステップ１００９では、一括承認用データ表示エリア４０６の対応する文書データ上に「変更」等のエラーメッセージを付けた承認印を表示する。
【００５１】ステップ１０１０では、承認者によって行われたボタン操作の内容を受付けて、前記表示された一括承認用データの承認を指示する承認ボタンが押下された場合にはステップ１０１１へ進み、その処理の中止を指示するキャンセルボタンが押下された場合にはステップ１００２へ戻る。
【００５２】ステップ１０１１で認証情報付加処理部６１３は、当該一括承認用データの内容全体を承認対象データとして設定した後、前記設定した承認対象データまたは承認対象データの特徴値を当該承認者の秘密鍵で暗号化して認証情報を生成し、当該承認者の印影データに前記認証情報を埋め込んで、認証情報が埋め込まれた印影データである承認印データを生成する。
【００５３】ステップ１０１２では、前記認証情報が埋め込まれた承認印データを承認印として承認印表示エリア４０５に表示する。ステップ１０１３では、承認者によって行われたボタン操作の内容を受付けて、前記表示された一括承認用データ及び承認印データの登録を指示する登録ボタンが押下された場合にはステップ１０１４へ進み、その処理の中止を指示するキャンセルボタンが押下された場合にはステップ１００２へ戻る。
【００５４】ステップ１０１４では、前記承認印データを表示可能なテキストデータに変換し、その変換されたテキストデータを一括承認用データ表示エリア４０６に表示中の承認対象データに付加して、一括承認用データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する。そして通信網１０２経由でファイルサーバ１０３へアクセスし、前記生成した承認後の文書データを新しい文書データとして文書テーブル３０９に格納する。
【００５５】図１２は本実施形態の電子文書の一括承認処理の処理イメージを示す図である。図１２に示す様に本実施形態の電子文書の一括承認処理では、他の承認者によって承認の行われた文書データ７００及び７０１を合成して一括承認シート情報７０２の承認対象データ部７０３に一括承認用データを生成している。一括承認用データの内容が承認者によって確認されると、その一括承認用データの内容全体を承認対象データとして認証情報を生成し、当該承認者の印影データに埋め込んで承認印データ７０５を生成する。そして、認証情報部７０４に承認印データ７０５を格納し、一括承認用データと認証情報とを一体とした承認後の文書データを生成する。
【００５６】前記の様に本実施形態では、承認者が選択した複数の文書データを合成して一括承認用データを生成するので、承認者は選択した複数の電子文書を一括して閲覧することができ、またその一括承認用データの認証情報を生成して一括承認用データに付加するので、複数の電子文書の承認を一括して行うことが可能である。この為、閲覧した電子文書の承認し忘れや、閲覧していない電子文書の承認を防止することができる。
【００５７】また、従来技術では、承認対象のデータと、その承認対象データが承認されていることを示す認証情報とを別々ファイルで管理している為、承認対象データとその認証情報の対応やそれぞれの格納場所を別途管理する必要があり、承認対象データ数や承認者数が増加すると、それらの管理負荷が増大するという問題があるが、本実施形態では、承認された文書データと認証情報とを一体化して新しい文書データとしているので、承認対象データとその認証情報の対応やそれぞれの格納場所を別途管理する必要が無く、承認対象データ数や承認者数が増加した場合でも、それらの管理を効率的に行うことが可能である。
【００５８】以上説明した様に本実施形態の文書承認システムによれば、承認対象の文書データに認証情報を付加して承認後の文書データを生成し、認証情報が付加された複数の文書データを合成した一括承認用データを表示した後にその一括承認用データ全体に対する認証情報を付加するので、複数案件の電子文書の一括した閲覧及び承認を行うことが可能である。
【００５９】
【発明の効果】本発明によれば承認対象の文書データに認証情報を付加して承認後の文書データを生成し、認証情報が付加された複数の文書データを合成した一括承認用データを表示した後にその一括承認用データ全体に対する認証情報を付加するので、複数案件の電子文書の一括した閲覧及び承認を行うことが可能である。
【出願人】 【識別番号】０００００５１０８
【氏名又は名称】株式会社日立製作所
【出願日】 平成１２年１０月２０日（２０００．１０．２０）
【代理人】 【識別番号】１０００８３５５２
【弁理士】
【氏名又は名称】秋田 収喜
【公開番号】 特開２００２−１３２７５９（Ｐ２００２−１３２７５９Ａ）
【公開日】 平成１４年５月１０日（２００２．５．１０）
【出願番号】 特願２０００−３２０７１７（Ｐ２０００−３２０７１７）