文書処理システム

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【発明の名称】	文書処理システム
【発明者】	【氏名】福島正史
【要約】	【課題】容易な操作で一部ページを差し替えた複合文書を作成できる文書処理システムを提供する。【解決手段】端末装置２０にて、ユーザが差替キーワードを記述したページを含めてマスター文書を作成し、サーバ１０に送信する。サーバ１０は、このマスター文書をページごとに処理して、当該差替キーワードが記述されたページに、このキーワードに従って文書データベース３０から取得した文書を差し替えて挿入する。

【特許請求の範囲】
【請求項１】差替キーワードが記述された差替対象ページを含むマスター文書を受け付けて、当該マスター文書に他の文書を挿入して複合文書を生成する文書処理システムであって、前記マスター文書から前記差替キーワードを識別し、差替対象ページを認識する手段と、当該差替キーワードの識別結果に基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得する取得手段と、前記取得した文書を前記差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成する手段と、を含むことを特徴とする文書処理システム。
【請求項２】請求項１に記載の文書処理システムにおいて、さらに、複合文書を生成する処理の結果の情報を生成し、当該複合文書に含めて出力する処理結果報告手段を含むことを特徴とする文書処理システム。
【請求項３】請求項２に記載の文書処理システムにおいて、前記処理結果報告手段は、複合文書の表紙として、前記処理結果の情報を生成することを特徴とする文書処理システム。
【請求項４】請求項２に記載の文書処理システムにおいて、前記処理結果報告手段は、複合文書に対し、前記処理結果の情報を付加情報として関連づけることを特徴とする文書処理システム。
【請求項５】請求項１から４のいずれかに記載の文書処理システムにおいて、前記複合文書を生成する手段がさらに、差替対象ページを取得した挿入対象文書で差し替える際に、当該差替対象ページのサイズに基づき、挿入対象文書のサイズを調整して差し替え挿入を行うことを特徴とする文書処理システム。
【請求項６】端末装置と、サーバとを具備する文書処理システムであって、前記サーバは、前記端末装置から差替キーワードが記述された差替対象ページを含むマスター文書を受け付ける手段と、前記受け付けたマスター文書から差替キーワードを識別して、差替対象ページを認識する手段と、当該差替キーワードの識別結果に基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得する取得手段と、前記取得した文書を前記差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成する手段と、を含むことを特徴とする文書処理システム。
【請求項７】キーワードが記述されたページを含むマスター文書を受け付けて、当該マスター文書に他の文書を挿入し、複合文書を生成する文書処理方法であって、前記マスター文書からキーワードを識別して、キーワードの記述されたページを差替対象ページとして認識する工程と、当該キーワードに基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得する工程と、前記取得した文書を前記差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成する工程と、を含むことを特徴とする文書処理方法。
【請求項８】キーワードが記述された差替対象ページを含むマスター文書を受け付けるモジュールと、前記キーワードを識別して、差替対象ページを認識するモジュールと、当該キーワードの識別結果に基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得するモジュールと、前記取得した文書を前記差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成するモジュールと、を含む文書処理プログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書のデータを処理する文書処理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】近年、ＯＡ機器の普及・発展に伴って、種々のソフトウエアを効果的に組み合わせて複合文書を作成することができるようになっている。例えば、ワードプロセッサで作成中の文書に、スプレッドシート文書を取り込んで、表計算つきのワープロ文書を作成できる。
【０００３】ワープロ文書とＣＡＤ図面など、アプリケーション間の互換性の問題や作成される文書のサイズの問題によって相互に取り込み不能な場合、一旦各アプリケーションで作成した文書を印刷出力して、それらを順番に束ねて整え、完成品としての複合文書を作成することになる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】このように、上記従来のソフトウエアの組み合わせによる複合文書作成手順では、種々の形態の文書が存在するため、その取扱の利便性が低い。特に図面のようにサイズの大きい文書が含まれている場合、一旦紙として印刷することも困難である。
【０００５】そこで、印刷イメージをファイルとして蓄積するとともに、これらを仮想的に束ねたり、分割したりすることができるシステムが実現されている。このシステムを利用して文書を束ねるときには、その順序を指定して、束ねる指示を入力する。
【０００６】しかしながら、このシステムによっても多数の文書を相互に組み合わせようとするときに、各文書ごとに一々この印刷イメージのファイルに変換し、さらにこれらの順序を指定して、束ねるように指示する必要があって、操作性が低い。
【０００７】本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、利便性を向上でき、操作性の高い文書処理システムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解決するための本発明は、差替キーワードが記述された差替対象ページを含むマスター文書を受け付けて、当該マスター文書に他の文書を挿入して複合文書を生成する文書処理システムであって、前記マスター文書から差替キーワードを識別し、差替対象ページを認識する手段と、差替キーワードの識別結果に基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得する取得手段と、前記取得した文書を前記差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成する手段と、を含むことを特徴としている。
【０００９】このように、マスター文書内に差替キーワードを記述することで、差し替えの指示とすることができ、容易な操作で複数の文書を組み合わせた複合文書を作成でき、利便性を向上し、操作性を高めることができる。
【００１０】ここで、さらに、複合文書を生成する処理結果の情報を生成し、当該複合文書に含めて出力する処理結果報告手段を含むことが好適である。また、この処理結果報告手段は、複合文書の表紙として、前記処理結果の情報を生成してもよいし、生成した複合文書に対し、前記処理結果の情報を付加情報として関連づけることとしてもよい。このようにすれば、処理中に発生したエラーを直ちに認識することができて、利便性をさらに高めることができる。
【００１１】尚、前記複合文書を生成する手段がさらに、差替対象ページを取得した文書で差し替える際に、当該差替対象ページのサイズに基づき、取得した挿入対象文書のサイズを調整して差し替え挿入を行うことも好適である。これによって簡易な操作で文書サイズの調整が行われ、印刷処理などをスムーズに行わせることができるようになる。
【００１２】また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、端末装置と、サーバとを具備する文書処理システムであって、前記サーバは、前記端末装置からキーワードが記述された差替対象ページを含むマスター文書を受け付ける手段と、前記受け付けたマスター文書から差替対象ページを認識する手段と、前記差替キーワードに基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得する取得手段と、前記取得した文書を当該差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成する手段と、を含むことを特徴としている。
【００１３】さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、キーワードが記述されたページを含むマスター文書を受け付けて、当該マスター文書に他の文書を挿入し、複合文書を生成する文書処理方法であって、前記マスター文書からキーワードの記述されたページを差替対象ページとして認識する工程と、当該キーワードに基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得する工程と、前記取得した文書を前記差替対象ページに差し替えて挿入し、複合文書を生成する工程と、を含むことを特徴としている。
【００１４】
【発明の実施の形態】本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書処理システムは、図１に示すように、サーバ１０と、端末装置２０と、文書データベース３０とから基本的に構成され、これらの各部は、電気通信網を介して互いに通信可能に接続されている。
【００１５】サーバ１０は、一般的なサーバコンピュータであり、制御部１１と記憶部１２とディスク１３と通信部１４と外部記憶デバイス１５とから基本的に構成され、これらの各部は互いにバス接続されている。端末装置２０は、Ｗｉｎｄｏｗｓ（商標）等のＯＳで動作する通常のパーソナルコンピュータである。文書データベース３０は、種々の図面ファイル等、文書を蓄積して保持している。また、この文書データベース３０は、認証部３１を含み、ユーザ名及びパスワードを用いた公知の認証が成功したときにのみ、蓄積している文書に対するアクセスを許可する。尚、ここでは文書データベース３０を一つの装置としているが、ディスク上のファイルシステムであってもよく、例えばサーバ１０内のディスクに格納されていてもよい。
【００１６】以下、サーバ１０の各部を具体的に説明する。制御部１１は、ディスク１３に格納されている処理プログラムに従って動作し、ディスク１３の所定領域（ディレクトリ）を監視し、このディレクトリに文書ファイル（マスター文書）が格納されると、当該文書ファイルの各ページを参照し、事前に設定された所定キーワード文字列が含まれているか否かを調べる。そして、キーワード文字列が含まれているときには、当該キーワード文字列に対応する処理を行う。さらにこの制御部１１は、文書ファイルの処理後に、この文書ファイルを複合文書に変換する。ここで複合文書は例えば、特開平８－１７１５６１号公報、「文書処理装置」に記載された電子的複合文書である。この複合文書はページ単位で管理され、各ページは互いに関連づけされた複数の文書要素からなる。これらの文書要素は指定された順序で重ね合わせ表示され、各文書要素はその表示／非表示や印刷の対象とするか否か等の属性が付与されている。この制御部１１の具体的処理内容については、後に詳しく説明する。記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとして動作している。
【００１７】ディスク１３は、制御部１１によって実行される処理プログラムが格納されている。また、このディスク１３には、事前に設定されたディレクトリが形成され、電気通信網上の端末装置２０からこのディレクトリへの書込は許可されている。通信部１４は、電気通信網に接続されており、制御部１１から指示されたデータを電気通信網を介して送信し、電気通信網を介して受信したデータを制御部１１に出力する。外部記憶デバイス１５は、ＣＤ－ＲＯＭやフロッピー（登録商標）ディスクなど、電磁気的・光学的にプログラムやデータを記録したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体からデータを読み出して、制御部１１を介してディスク１３に格納する。
【００１８】ここで、制御部１１の具体的処理の内容について説明する。制御部１１は、ディスク１３の所定ディレクトリを監視しており、このディレクトリに文書ファイルが格納されたことを検出すると、この文書ファイルをマスター文書として図２に示す処理を開始して、まず変数Ｐを「１」にリセットする（Ｓ１）。そして、制御部１１は、マスター文書のＰページ目を参照し、そこに事前に設定された所定キーワードが含まれているか否かを調べる（Ｓ２）。ここでキーワードは、具体的には「図面挿入：」のようなコマンドと、これに続いて図面の識別子が記述されているもので、例えば「［図面挿入：ＦＸ００１－００１］」のように記述されたものである。
【００１９】制御部１１は、ここで所定キーワードが含まれているときには（Ｙｅｓならば）、当該所定キーワードに関連する処理を行う（Ｓ３）。そして、その処理結果を記憶部１２に格納し（Ｓ４）、処理Ｓ３での処理により得られた文書データを複合文書のフォーマットに変換する（Ｓ５）。そして、制御部１１は、マスター文書中のすべてのページの処理を完了したか否かを調べ（Ｓ６）、完了していないときには（Ｎｏならば）、変数Ｐをインクリメントして（Ｓ７）、処理Ｓ２に戻って処理を続ける。一方、処理Ｓ６において、全てのページの処理を完了したときには（Ｙｅｓならば）、そのまま処理を終了する。
【００２０】また、処理Ｓ２において、事前に設定された所定キーワードが含まれていないときには、当該ページを複合文書のフォーマットに変換し（Ｓ８）、処理Ｓ６に移行する。
【００２１】また、制御部１１は、処理Ｓ３における所定キーワードに関連する処理として、文書データベース３０から図面文書のファイルを取得するか、ディスク１３等から文書ファイルを取得して、差し替え挿入する処理を行う。すなわち、処理Ｓ２で識別した所定キーワードが「図面挿入」のキーワードであれば、制御部１１は、通信部１４を介して文書データベース３０に対してアクセスして、引き続く図面の識別子に対応する図面文書のファイルを取得する。ここで文書データベース３０に対するアクセスで必要なユーザ名やパスワードは、事前に設定されているものを用いてもよいし、キーワードに含めて記述させておき、そのように記述したキーワードに含まれるユーザ名及びパスワードを用いてもよい。これにより、社外秘の文書等、文書の取得権限を制御したい場合にも対応できる。
【００２２】さらに制御部１１は、処理Ｓ５において、複合文書のフォーマットに変換する際に、処理Ｓ３での処理により得られた文書データの文書のサイズ（印刷をする際に用いる紙面のサイズ）を参照し、事前に設定された紙面サイズ、複合文書のフォーマットでサポートされている紙面サイズ、またはマスター文書のサイズ（紙面サイズ）に拡大縮小して、サイズ調整を行うのも好適である。
【００２３】さらに制御部１１は、処理Ｓ４において記憶部１２に格納した処理結果を文書要素として複合文書の一部に関連づけて含めたり、表紙として挿入することが好ましい。これにより、文書の識別子に誤りがある場合などにそのエラーを示すことができ、利便性をさらに向上できる。また、ここで処理Ｓ３での処理により文書データが得られなかった場合には、文書の挿入位置を示すために、当該処理のキーワードが記述されたページに差し替えて、白紙ページや「ここに挿入すべき文書が取得できませんでした」のような文字列とともに、キーワードで指定された識別子を記述したページを挿入しておくことも好ましい。
【００２４】すなわち、本実施の形態の文書処理システムでは、端末装置２０のユーザがマスター文書として生成したワードプロセッサの文書内で、他の文書を挿入すべき位置にキーワードを記述したページを図３（ａ）に示すように含めて、ファイルとして保存する。そして、このマスター文書ファイルをサーバ１０のディスク１３の所定ディレクトリに格納する。すると、サーバ１０の制御部１１がこの所定ディレクトリからマスター文書データを読み出して、ページごとに処理し、その中から図３に示したページを認識し、このページ内に記述されたキーワードに従って、別の文書ファイルを文書データベース３０から取得する。そして、この取得した文書ファイルの各ページをマスター文書ファイルの該当ページに差し替えて、複合文書を生成してディスク１３に格納する。このとき、差し替えの処理の結果をこの複合文書の文書要素として関連づけておく。このようにして、図３（ｂ）に示すような複合文書が生成される。端末装置２０のユーザは、この複合文書をサーバ１０のディスク１３から取得して、閲覧・印刷する。
【００２５】また、ここまでの説明においては、制御部１１は、差し替えの処理を一度だけ行うものとして説明しているが、この差し替えの処理を再帰的に繰り返して行ってもよい。すなわち、一度目の差し替え処理により挿入された文書内にさらにキーワードが含まれていることも考えられるからである。尚、この場合には、一旦差し替え処理によりエラーが発生したキーワードのページについては、フラグを付するかそのページを既に説明したように、白紙ページなどに差し替えておくことで再帰的処理によるエラーの繰り返し発生を防止することが好適である。
【００２６】さらに、ここまでの説明においては、マスター文書内に記述するキーワードは、既存の文書データを電気通信網上のコンピュータやサーバ、データベースから取得する場合について説明しているが、スキャナに対しスキャンの指示を行うキーワードとしてもよいし（この場合には、スキャナの識別子やスキャンすべきページ数などを記述する）、その他種々のデバイスに対する指示をキーワードとして記述することも好ましい。
【００２７】さらに、本実施の形態においては、端末装置２０からサーバ１０がマスター文書を取得して処理開始する例について述べたが、例えばユーザからの指示によりマスター文書を特定し、端末装置２０のＣＰＵが制御部１１と同様の処理を行って、複合文書を作成するようにしてもよい。
【００２８】このように本実施の形態によれば、キーワードを記述したページが、そのキーワードで指示された文書（その紙面のサイズは問わず、かつ複数ページあっても構わない）に差し替えられるため、簡易な操作で指定したページ位置に他の文書を挿入することができ、これによって複数の文書をセットとした複合文書を生成でき、利便性を向上できる。
【００２９】
【発明の効果】本発明によれば、差替キーワードが記述された差替対象ページを含むマスター文書を受け付けて、当該マスター文書に他の文書を挿入して複合文書を生成する文書処理システムであって、マスター文書から差替キーワードを識別して、差替対象ページを認識し、その差替キーワードの識別結果に基づいて、挿入対象となった文書を特定して取得し、その取得した文書を差替対象ページに差し替えて挿入して複合文書を生成する文書処理システムとしているので、マスター文書内に差替キーワードを記述することで、差し替えの指示とすることができ、容易な操作で複数の文書を組み合わせた複合文書を作成でき、利便性を向上し、操作性を高めることができる。

【出願人】	【識別番号】０００００５４９６【氏名又は名称】富士ゼロックス株式会社
【出願日】	平成１２年１０月２０日（２０００．１０．２０）
【代理人】	【識別番号】１０００７５２５８【弁理士】【氏名又は名称】吉田研二（外２名）
【公開番号】	特開２００２－１３２７５５（Ｐ２００２－１３２７５５Ａ）
【公開日】	平成１４年５月１０日（２００２．５．１０）
【出願番号】	特願２０００－３２１２３０（Ｐ２０００－３２１２３０）