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【発明の名称】 情報回覧システム
【発明者】 【氏名】森田 直行

【氏名】井田 芳夫

【氏名】安部 渉

【氏名】竹内 新

【氏名】小寺 一裕
【要約】 【課題】回覧の仕方や順序を柔軟に設定することのできる回覧システムを提供する。

【解決手段】
【特許請求の範囲】
【請求項１】複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、情報回覧元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして、回覧先の順序を記述した回覧経路情報をサーバ装置に記録し、サーバ装置は、回覧先の端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信すると、回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信する情報回覧システムであって、サーバ装置に記録する回覧経路情報には、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるようにし、サーバ装置は、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とする情報回覧システム。
【請求項２】複数の端末装置に接続された情報回覧システムのためのサーバ装置であって、回覧情報の回覧順序を記述した回覧経路情報にアクセスするためのアクセス手段を備え、回覧先の端末装置から閲覧確認を受信した後、回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信するサーバ装置であって、前記回覧経路情報において、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるようにし、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とするサーバ装置。
【請求項３】コンピュータを、複数の端末装置に接続された情報回覧システムのためのサーバ装置として機能させるための情報回覧プログラムを記録した記録媒体であって、回覧先の端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信すると、予め用意されている回覧経路情報にアクセスし、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該グループ化された回覧先から送信されてきた閲覧確認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行う処理をコンピュータに実行させるための情報回覧プログラムを記録した記録媒体。
【請求項４】請求項１の情報回覧システム、請求項２のサーバ装置または請求項３の情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先の全てから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とするもの。
【請求項５】請求項１〜３のいずれか情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先の何れか一つから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とするもの。
【請求項６】請求項１〜３のいずれかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先のうちから予め指定された回覧先から閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴とするもの。
【請求項７】請求項１〜６の何れかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、前記回覧通知には、回覧対象となる情報へのリンク情報が付されており、回覧先の端末装置は、当該リンク情報に基づいて回覧対象となる情報を取得することを特徴とするもの。
【請求項８】請求項１〜６の何れかの情報回覧システム、サーバ装置または情報回覧プログラムを記録した記録媒体において、前記回覧通知には、回覧対象となる情報が付されていることを特徴とするもの。
【請求項９】ネットワークによって接続された複数のコンピュータ装置間における情報回覧方法であって、複数の回覧先をグループ化し、当該グループ化した回覧先に対しては、回覧の管理を行うコンピュータが、実質的に同時に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対して回覧先のコンピュータから返信されてきた閲覧確認が所定の条件を満たした場合にのみ、回覧の管理を行うコンピュータが、次の回覧先に対する回覧通知を送信することを特徴とする情報回覧方法。
【請求項１０】複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、情報伝達元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして１以上の伝達先を指定するとともに、伝達完了通知の条件を指定し、サーバ装置は、指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を行うことを特徴とする情報伝達システム。
【請求項１１】複数の端末装置に接続された情報伝達システムのためのサーバ装置であって、情報伝達元によって指定された１以上の伝達先および伝達完了通知の条件を記述した伝達先情報にアクセスするためのアクセス手段を備え、前記指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を行うことを特徴とするサーバ装置。
【請求項１２】コンピュータを、複数の端末装置に接続された情報伝達システムのためのサーバ装置として機能させるための情報伝達プログラムを記録した記録媒体であって、情報伝達元によって指定された１以上の伝達先および伝達完了通知の条件を記述した伝達先情報にアクセスし、前記指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を行う処理をコンピュータに行わせるためのプログラムを記録した記録媒体。
【請求項１３】ネットワークによって接続された複数のコンピュータ装置に対する情報伝達方法であって、伝達元が複数の伝達先に対して伝達を行う際に、管理を行うコンピュータが、複数の伝達先に実質的に同時に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対して伝達先のコンピュータから管理を行うコンピュータに返信されてきた閲覧確認が所定の条件を満たすことにより、当該管理を行うコンピュータは、伝達元に伝達完了通知を行うことを特徴とする情報伝達方法。
【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の技術分野】この発明はＬＡＮやインターネットによって接続された端末装置間において情報回覧を行うためのシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術および課題】電子的に文書等の回覧を行う場合、回覧元が電子メールに回覧したい文書を添付して配信し、回覧者が、さらに次の回覧先に転送するなどの方法が採られている。
【０００３】関係者全員に情報伝達を行い、コメントを収集するという場合には、回覧ではなく、情報を一斉送信すればよい。回覧は、回覧順序を定め情報伝達の経路を規制できる、先の回覧者のコメントを次の回覧者が見ることができる等の特徴を有している。したがって、回覧を行う場合には、回覧の仕方や順序を、回覧対象となる情報の内容や重要性に応じて、柔軟に設定できることが望まれる。
【０００４】かかる観点からは、従来の回覧方法では、このような要望に十分応えていなかった。
【０００５】また、情報の一斉配布において、情報発信者が、各配布先の閲覧状況を確認することは容易ではなかった。したがって、配布が完了したか否かを把握することが困難であった。
【０００６】そこで、この発明では、配布完了の確認を容易にし、また回覧の仕方や順序を柔軟に設定することのできる回覧システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】(1)この発明の情報回覧システムは、複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、情報回覧元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして、回覧先の順序を記述した回覧経路情報をサーバ装置に記録し、サーバ装置は、回覧先の端末装置から所定条件を満たす閲覧確認を受信すると、回覧経路情報に基づいて次の回覧先を特定し、次の回覧先に回覧通知を送信する情報回覧システムであって、サーバ装置に記録する回覧経路情報には、複数の回覧先をグループ化して回覧順序を記述できるようにし、サーバ装置は、次に回覧すべき回覧先がグループ化されている場合には、当該グループ化された各回覧先に回覧通知を送信し、当該回覧通知に対する回覧先からの閲覧確認が所定の条件を満たした場合に、回覧経路情報に記述された次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【０００８】したがって、回覧先をグループ化して、当該グループの回覧先に対しては同時に回覧を行うことができ、さらに、当該グループの回覧先からの回覧確認が所定の条件を満たした場合にのみ次の回覧先に回覧を行うようにすることができる。すなわち、より柔軟に回覧を仕方を設定することができる。
【０００９】(4)この発明の情報回覧システムは、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先の全てから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【００１０】したがって、グループ化された複数の回覧先の閲覧が完了しなければ、次の回覧先に回覧が行われず、回覧者をグループ化しつつ厳格な回覧を行うことができる。当該グループの閲覧者の全員が知っている必要のある情報を回覧する場合や当該グループの閲覧者の全員のコメントを得る必要がある場合などに有効である。
【００１１】(5)この発明の情報回覧システムは、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先の何れか一つから閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【００１２】したがって、グループ化された複数の回覧先の何れか一つが閲覧を完了すれば、次の回覧先に回覧が行われ、回覧者のグループ化による回覧の迅速化を図ることができる。当該グループの閲覧者の何れかが知っていれば十分な情報を回覧する場合や当該グループの閲覧者の何れかのコメントを得れば十分である場合などに有効である。
【００１３】(6)この発明の情報回覧システムは、回覧経路情報に示された次の回覧先がグループ化されている場合には、グループ化された複数の回覧先のうちから予め指定された１以上の回覧先から閲覧確認を受信した場合に、次の回覧先に対する回覧通知を行うことを特徴としている。
【００１４】したがって、グループ化された複数の回覧先のうちキーとなる回覧先が閲覧を完了すれば、次の回覧先に回覧が行われ、当該グループに対する情報回覧の有効性を確保しつつ、回覧者のグループ化による回覧の迅速化を図ることができる。当該グループのキーとなる人が知っていれば十分な情報を回覧する場合や当該グループのキーとなる人のコメントを得れば十分である場合などに有効である。
【００１５】(10)この発明の情報伝達システムは、複数の端末装置と当該端末装置に接続されたサーバ装置とを備え、情報伝達元の端末装置は、サーバ装置にアクセスして１以上の伝達先を指定するとともに、伝達完了通知の条件を指定し、サーバ装置は、指定された１以上の伝達先に伝達通知を送信し、当該伝達通知に対する伝達先からの閲覧確認が前記所定の条件を満たした場合に、伝達元に対して伝達完了通知を行うことを特徴としている。
【００１６】したがって、情報伝達を行う者は、情報伝達の際に、閲覧確認を受け取る条件を設定することができ、伝達する情報の内容に応じた適切な閲覧確認を受け取ることができる。
【００１７】「回覧」とは、全ての回覧者に対し回覧情報を同報伝達するのではなく、回覧者から回覧者に順次伝達することをいう。
【００１８】「伝達」とは、少なくとも１以上の対象者に情報を伝えることをいう。全ての対象者に対して一斉に情報を伝える行為である配布がこれに該当する。また、回覧処理において、ある回覧者から次の回覧者に回覧を行う行為も伝達に含まれる。したがって、回覧行為は、伝達行為に含まれる概念である。
【００１９】「回覧先（伝達先）からの閲覧確認が所定の条件を満たした場合」とは、１以上の回覧先（伝達先）から返信されてくる１以上の閲覧確認が、所定の条件を満たすことを意味する。ここで、「所定の条件」とは、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）から閲覧確認が返信されたこと、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）のいずれかから閲覧確認が返信されたこと、グループ化された複数の回覧先（１以上の伝達先）の所定割合以上（所定数以上）の回覧先から閲覧確認が返信されたこと、回覧通知の発信から所定時間（期間）経過したこと（この場合、閲覧確認が全く無くとも次に回覧が行われる）などである。すなわち、閲覧確認の有無、閲覧確認の数、回覧通知からの経過時間等、あるいはこれらの組み合わせに基づいて、所定条件を設定することができる。
【００２０】「アクセス手段」とは、自己のコンピュータ又は他のコンピュータに記録された回覧経路情報または伝達先情報にアクセスするための手段をいい、実施形態においては、図６のステップＳ４２、Ｓ４７がこれに対応する。
【００２１】「サーバ装置」とは、少なくとも、回覧経路情報または伝達先情報にアクセスして管理を行うことのできるコンピュータをいい、実施形態では、サーバ装置２や社外向けサーバ装置５０がこれに該当する。
【００２２】「プログラムを記録した記録媒体」とは、プログラムを記録したＲＯＭ、ＲＡＭ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、メモリカード、ハードディスク等の記録媒体をいう。また、電話回線、搬送路等の通信媒体も含む概念である。ＣＰＵに接続されて、記録されたプログラムが直接実行されるハードディスクのような記録媒体だけでなく、一旦ハードディスク等にインストールした後に実行されるプログラムを記録したＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体を含む概念である。さらに、ここでいうプログラムには、直接実行可能なプログラムだけでなく、ソース形式のプログラム、圧縮処理がされたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。
【００２３】
【発明の実施の形態】１．全体システムおよび概要図１に、この発明の一実施形態による情報回覧システムの全体構成を示す。サーバ装置２には、ＬＡＮによって、端末装置４、６、８、１０・・・が接続されている。また、携帯端末などの端末装置１２、１４が、無線ＬＡＮやインターネットを介して接続されている。これら端末装置は、社内利用のための端末装置である。サーバ装置２には、ロータスノーツ（商標）などの、グループウエア・プログラム（サーバ）がインストールされ、各端末装置には、グループウエア・プログラム（クライエント）がインストールされている。また、サーバ装置２には、社外向けサーバ装置５０が接続されている。社外向けサーバ装置５０には、インターネット５２を介して、社外の端末装置５４、５６、５８・・・が接続されている。両サーバ装置２、５０は、所定時間ごとに交信を行い、互いの記録内容が同じになるようにデータの更新を行う。
【００２４】図２に、サーバ装置２のハードウエア構成を示す。ＣＰＵ６０、メモリ６２、通信回路６４、ディスプレイ６６、ハードディスク（記録装置）６８、キーボード／マウス７０を備えている。通信回路６４は、ＬＡＮやインターネットと接続するための回路である。ハードディスク６８には、ＵＮＩＸ（登録商標）などのオペレーティングシステム、グループウエア・プログラム、情報回覧プログラムなどが記録されている。この実施形態の情報回覧プログラムは、グループウエア・プログラムに付加して動作するプログラムとして構成されている。
【００２５】なお、社外向けサーバ装置５０も同様の構成であり、同様のプログラムが記録されている。また、各端末装置の構成も同様である。
【００２６】図３に、情報回覧システムにおける情報回覧の基本的な流れを模式的に示す。
【００２７】■まず、この情報回覧システムによって回覧を行うためのフォームを、管理者が設定する。管理者は、管理者端末装置（図１の端末装置のうち管理者が使用している端末装置）から、サーバ装置２にアクセスして、回覧フォームを作成し登録する。
【００２８】■起票者は、起票者端末装置（図１の端末装置のうち起票者が使用している端末装置）から、サーバ装置２にアクセスして、回覧フォームを呼び出して、回覧文書を作成し、サーバ装置２に記録する。併せて、回覧経路を作成して、これもサーバ装置２に記録する。これにより、サーバ装置２によって、回覧経路の１番目に設定された回覧者に対して回覧通知のメールが送信される。
【００２９】■回覧者は、回覧者端末（図１の端末装置のうち回覧者が使用している端末装置）から、回覧通知メールを見て、サーバ装置２の回覧文書を閲覧する。回覧者は、回覧文書に対するコメントをサーバ装置２に記録するとともに、閲覧確認をサーバ装置２に送信する。サーバ装置２は、閲覧確認が所定条件を満たすと、回覧経路の次の回覧者に対し、回覧通知のメールを送信する。この処理が、回覧経路の最後になるまで行われる。
【００３０】■回覧が終了した後、必要ならば、起票者、最後の回覧者などが、回覧文書を配布する。配布は、上記の回覧と同様の手順にて行う。ただし、配布は、回覧と異なり、一斉同報送信であり、経路を定めて順番に回覧するものではない。配布を受けた配布者は、閲覧確認をサーバ装置２に送信する。
【００３１】２．管理者によるフォームの設定図４に、ハードディスク６８に記録された情報回覧プログラムのうち、管理者によるフォーム設定処理のフローチャートを示す。
【００３２】まず、管理者は、管理者端末装置からサーバ装置２にアクセスし、管理者用設定画面を要求する（ステップＳ１）。サーバ装置２は、これを受けて、設定画面を送信する（ステップＳ１１）。
【００３３】図５ａに、設定画面の例を示す。管理者は、この画面において、キーボードなどを用いて、フォームの名称、最終回覧者が閲覧したことを起票者に知らせるか否か、回覧通知メールに自動的に記述されるメッセージなどを入力する。なお、この実施形態では、社内の回覧先と社外の回覧先とで、異なるメッセージ（通知文書）を設定できるようにしている。すなわち、サーバ装置２は、社内向通知文書と社外向通知文書を記録する。管理者は、設定入力後、サーバ装置２に送信する（ステップＳ２）。サーバ装置２は、この設定を、ハードディスク６８に記録する。図５ｂに、ハードディスク６８に記録された、フォームの設定例を示す。
【００３４】３．回覧処理図６に、ハードディスク６８に記録された情報回覧プログラムのうち、回覧処理のフローチャートを示す。
【００３５】まず、起票者は、起票者端末装置からサーバ装置２にアクセスし、起票者用画面を要求する（ステップＳ３０）。サーバ装置２は、これを受けて、起票画面を送信する（ステップＳ４０）。この実施形態では、管理者が上記で予め設定したフォームに基づく起票画面が送信される。なお、複数のフォームを記録しておき、選択できるようにしても良い。あるいは、起票者がフォームを設定できるようにしてもよい。図１０に、起票画面の例を示す。
【００３６】起票者は、この起票画面において、キーボード等を用いて、回覧文書のタイトル１００、回覧内容１０２などを入力する（ステップＳ３１）。続いて、図１１に示す回覧順序の設定画面により、回覧経路を入力する。この例では、回覧の第１順位記入欄２０１に、為川敦子、橘川雅弘、長澤宏起、中嶋裕美子、小寺一裕の５人の回覧者を入力している。また、第２順位記入欄２０２には、安部渉が入力され、第３順位記入欄２０３には、井田芳夫が入力されている。
【００３７】順位記入欄において、複数の回覧者が記入されている場合には、これら回覧者に同時に回覧通知メールが出され、これら回覧者からの閲覧確認が所定の条件を満たしたときに、次の順位の回覧者に回覧通知メールが送信されることとなる。したがって、図１１ａのように順位記入欄に入力した場合、図１１ｂに示すような経路が意図されることとなる。
【００３８】各順位記入欄２０１、２０２、２０３に回覧先を記入するには、それぞれの設定ボタン２０１ａ、２０２ａ、２０３ａをクリックし、回覧者の設定画面をサーバ装置２から呼び出す。回覧者の設定画面において、回覧者の氏名、メールアドレスなどを入力する。
【００３９】なお、同一順位に複数の回覧者を設定した場合には、次回覧条件記入欄２１０において、次の順位の回覧者に回覧する条件を入力する。図１１ａの例では、全ての回覧者が閲覧を終わったことを条件に、次の順位の回覧者に回覧が行われるように設定されている。その他、この例では、誰か一人が閲覧を終われば次に回覧を行う、キーマンが閲覧を終わったことを条件に次に回覧を行う等の設定ができるようになっている。キーマンが閲覧を終わったことを条件とする場合には、キーマン設定のためのラジオボタン２２０により、キーマンを選択する。
【００４０】また、図１１ａの設定画面にあるように、各回覧者ごとに、その回覧者が社外の者であるか否かを示すチェックボタン２５０が用意されている。当該回覧者が社外の者である場合には、このチェックボタン２５０をクリックする。また、社内の者である場合には、チェックボタン２５０をクリックしない。
【００４１】上記のような設定が終了すると、サーバ装置２は、回覧文書（回覧情報）および回覧経路情報をハードディスク６８に記録する（図６、ステップＳ４１）。図１２に、サーバ装置２に記録された回覧文書を示す。回覧文書には、回覧者のコメントを記入するための領域が用意される。この文書には、社内用のアドレス(http://kytsftdom......)が付されて記録される。また、この回覧文書は、社外向けサーバ装置５０にも記録される。ただし、社外向けサーバ装置５０においては、インターネットのためのアドレス(URL)が付されて記録される。
【００４２】図１３に、サーバ装置２に記録された回覧経路情報を示す。各回覧者について、氏名、メールアドレス、社内か社外かの区別、回覧順位、条件などが記録される。回覧順位欄には、図１１ａの設定画面において入力されたとおり記録される。図１３においては、最初の５人は、同順位であることが記録されている。
【００４３】条件欄には、次に回覧を行う条件が記録される。「０」は、同順位での閲覧者が単数であり、その閲覧者が閲覧すれば次に回覧することを示す。「１」「２」「３」は、同順位での閲覧者が複数であることを示し、「１」は複数の閲覧者全てが閲覧すれば次に回覧すること、「２」は複数の閲覧者の誰か一人が閲覧すれば次に回覧すること、「３」は複数の閲覧者のうちのキーマンが閲覧すれば次に回覧することを示す。「３」の場合には、図１４に示すように、（１）によってキーマンを示す。図１４の場合、長澤弘起がキーマンであることが示されている。なお、閲覧日時欄は、回覧者からの閲覧確認日時を記録するために設けられるものである。上記のようにしてサーバ装置２に回覧文書、回覧経路が記録される。なお、回覧経路について、起票者端末装置またはサーバ装置２に記録しておけば、次回以降の起票時に用いることができる。
【００４４】次に、起票者が回覧開始ボタンをクリックすると、サーバ装置２は、回覧処理を開始する。また、社外向けサーバ装置５０も回覧処理を開始する。サーバ装置２は社内の閲覧者を対象とし、社外向けサーバ装置５０は社外の閲覧者を対象とするという点で異なるが、基本的な処理内容は同じである。
【００４５】サーバ装置２は、まず、記録された回覧経路から最初の回覧者を取得する（ステップＳ４２）。すなわち、回覧順位「１」の回覧者を取得する。図１３の例では、最初の５人「為川敦子」「橘川雅弘」「長澤弘起」「中嶋裕美子」「小寺一裕」が取得される。
【００４６】次に、サーバ装置２は、取得した回覧者が単数であるか複数であるかを判断する（ステップＳ４３）。単数であれば単数モードによる回覧処理を行い（ステップＳ４４）、複数であれば複数モードによる回覧処理を行う（ステップＳ４５）。ここでは、最初の回覧者は複数であるから、複数モードによる処理が行われる。
【００４７】サーバ装置２における複数モードでの回覧処理の詳細を図８に示す。なお、社外向けサーバ装置５０における複数モード回覧処理も同様である。サーバ装置２は、図１３の閲覧経路の「社内社外欄」「メールアドレス欄」を参照して、複数の閲覧者のうち、社内の閲覧者に対してのみ、回覧通知メールを送信する（ステップＳ８１）。図１５に、回覧通知メールの例を示す。サーバ装置２は、設定フォーム（図５ｂ参照）に記録されたメール本文メッセージ（社内向き）を用いて、回覧通知メールの本文を生成する。この例では、「次の文書の確認をお願いします」という本文メッセージとなっている。また、サーバ装置２は、回覧文書の記録場所を示すリンクをメール中に記述する。この例では、http://kytsftdom....がリンク先として記述されている。なお、社内の回覧者であり、インターネットを介してサーバ装置２にアクセスする者に対しては、回覧文書のリンク先URLが記述される。
【００４８】さらに、サーバ装置２は、複数の回覧者に対応するため、図１６に示すように、回覧文書を回覧者分だけ複製し、ハードディスク６８に記録する（ステップＳ８２）。これは、複数の回覧者から、コメント記入による回覧文書の更新が同時に為されることを防止するためである。このように、各回覧者ごとに複製を作成しておけば、２以上のコメント記入のアクセスが干渉することがない。
【００４９】回覧通知メールを受けた回覧者は、回覧者端末装置により当該メールの内容を見て、回覧文書のリンク先をクリックする（ステップＳ９１）。これにより、図１５に示すように、回覧文書がサーバから送信されて表示される（ステップＳ８３）。
【００５０】閲覧者は、回覧文書を確認する。なお、回覧文書には、参考のため、次の回覧者名や前の回覧者が付したコメントなどが付されて表示される（図１５参照）。閲覧者は、図１５の「コメント」ボタン３００をクリックして、コメント入力画面を呼び出し、コメントを入力する。さらに、「次へ」ボタン３０２をクリックして、閲覧確認およびコメントをサーバ装置２に送信する（ステップＳ９２）。
【００５１】サーバ装置２は、これを受けて、図１３の閲覧経路テーブルに、当該回覧者の閲覧日時を記録する。さらに、当該回覧者のために複製した回覧文書のコメント欄に、コメントを記録する。なお、サーバ装置２に記録された各回覧者からの閲覧確認、コメントは、社外向けサーバ装置５０にも記録される。同様に、社外向けサーバ装置５０に記録された各回覧者からの閲覧確認、コメントは、サーバ装置２にも記録される。
【００５２】なお、上記では、オリジナルの回覧文書を閲覧のために端末装置に送信し、コメントの記録を複製した回覧文書に行うようにしている。しかし、複製した回覧文書を閲覧のために端末装置に送信するようにしてもよい。また、サーバ装置２は、各回覧者からのコメントを一時的に記録しておき、回覧文書のコメント欄に順次あるいはまとめて記録するようにしてもよい。このようにすれば、回覧文書を複製しなくともよい。
【００５３】サーバ装置２は、上記のようにして、回覧者からのコメントを記録し、閲覧確認を記録する。また、他の回覧者からのコメント、閲覧確認についても、同様にして記録を行う（ステップＳ１０１、Ｓ１０２、Ｓ８５、Ｓ８６）。上記の複数モード処理中においては、サーバ装置２は、図９に示すような所定条件チェックを所定時間（たとえば、１分）ごとに実行する。
【００５４】サーバ装置２は、まず、ステップＳ１１１において、図１３の閲覧日時欄に記録があるか否かにより、各回覧者について閲覧確認が返送されているか否かを判断する。そして、閲覧確認が、条件欄に記述された条件に合致しているか否かを判断する。図１３に示すように条件欄に「１」が記録されている場合には、複数の回覧者全てから閲覧確認があったか否かを判断することになる。図１４に示すように条件欄に「３」が記録されている場合には、「３（１）」によって示されるキーマンの回覧者からの閲覧確認があったか否かを判断することになる。
【００５５】上記の条件を満たしていなければ、所定条件チェックの処理を終了する。条件を満たしていれば、複製した回覧文書に記録した各回覧者からのコメントを統合し、元の回覧文書に記録する（ステップＳ１１２）。その後、次の回覧先への処理（図６のステップＳ４６）に移行する（ステップＳ１１３）。
【００５６】なお、この実施形態においては、条件欄の設定を「２」や「３」とした場合、当該条件が充足された後は、同順位の他の閲覧者によるコメントを受け付けず、サーバ装置２に記録しないようにしている。しかし、このような場合であっても、コメントを受け付け、記録するようにしても良い。
【００５７】上記のようにして複数モードを終了すると、サーバ装置２は、図１３の回覧経路テーブルを参照して、次の回覧者の有無を判断する（ステップＳ４６）。すなわち、回覧順が「２」となっている回覧先があるか否かを判断する。ここでは、次の回覧者が記述されているので、この回覧者を取得する（ステップＳ４７）。
【００５８】次に、ステップＳ４３に戻って、取得した回覧者が１人であるか否かを判断する。ここでは、１人であるから、単数モードに進む（ステップＳ４４）。単数モードにおけるサーバ装置２の処理を図７ａに示す。
【００５９】まず、ステップＳ６１において、サーバ装置２は、図１３の「社内社外欄」を参照し、当該回覧者が社内であるか社外であるかを判断する。社外であれば、サーバ装置２は、回覧通知メール送信等の処理は行わない。社外の回覧者に対しては、社外向けサーバ装置５０がこの処理を行うからである。したがって、サーバ装置２は、図１３の回覧経路テーブルに閲覧確認が記録されるのを待って処理を終了する（ステップＳ６５）。ここでは、次の回覧者「安部渉」は、社外に分類されるので、サーバ装置２は待機することになる。
【００６０】社外の「安部渉」に対しては、社外向けサーバ装置５０から回覧通知メールが送られることになる。図７ｂに、社外向けサーバ装置５０の単数モードにおける処理を示す。まず、ステップＳ２６１において、回覧者が社内であるか否かを判断する。ここでは、社外であるから、ステップＳ２６２に進み、回覧者「安部渉」に対し、回覧通知メールを送信する。社外向けサーバ装置５０は、図５ｂのフォームに記録されたメール本文メッセージ（社外向け）を用いて、メール本文を生成する。図１６に、回覧通知メールの例を示す。
【００６１】回覧通知メールを受けた回覧者は、リンクボタンをクリックして回覧文書を閲覧し、閲覧確認、コメント等を送信する（ステップＳ２７１、Ｓ２６３、Ｓ２７２）。社外向けサーバ装置５０は、回覧経路テーブルに閲覧確認の日時を記録し、閲覧文書にコメントを記録する（ステップＳ２６４）。これにより、社外向けサーバ装置５０は、単数モード処理を終了する。なお、前述のように、社外向けサーバ５０とサーバ装置２は互いに連絡をとって、閲覧文書、閲覧経路などの記録内容を同じにしているので、上記閲覧確認、コメントなどは、サーバ装置２にも記録される。すなわち、サーバ装置２は、所定時間ごとに社外向けサーバ５０にアクセスし、社外向けサーバ５０に記録されている閲覧確認、コメントであって、自分の側に記録されていない閲覧確認、コメントを取得して記録・更新する。社外向けサーバ５０も同様の処理を行っている。
【００６２】図７ａのステップＳ６５において待機中であったサーバ装置２は、閲覧確認が記録されたことにより、単数モードの処理を終了する。続いて、サーバ装置２は、図６のステップＳ４６に進み、次の回覧先があるか否かを判断する。図１３に示すように、次の回覧者「井田芳夫」が記述されているので、ステップＳ４３に戻って処理を続ける。
【００６３】上記のようにして、回覧経路の記述された最後の順位まで回覧が終了すると、サーバ装置２は、ステップＳ４６からステップＳ４８に進む。ステップＳ４８においては、図５ｂのフォーム設定に、「終了後起票者に戻す」の欄が「有」なっているか否かを判断する。「無」であれば、回覧処理を終了する。「有」であれば、回覧終了の通知を起票者にメールにて通知する（ステップＳ４９）。これにより、起票者は回覧の終了を知ることができる。
【００６４】上記のようにして、図１１ｂに示すように、社内の回覧者と社外の回覧者とにまたがる回覧を適切に行うことができる。なお、グループ化された複数の回覧先に、社内と社外が混在している場合であっても、同様に回覧を行うことができる。
【００６５】４．配布処理続いて、起票者は、回覧者のコメントが付された回覧文書を配布することができる。配布を行うための設定は、回覧の場合とほぼ同様である。すなわち、サーバ装置２に、配布文書（伝達情報）および配布先情報（伝達先情報）を記録して処理を行う。しかし、回覧の場合には、回覧順位を設定できるのに対し、配布の場合には、回覧順位は設定できず、複数の配布者に対し同報にて配布通知メールが送信される点で異なる。
【００６６】また、上記配布の場合において、配布者からサーバ装置２に送られてきた閲覧確認が所定の条件を満たすと、サーバ装置２は、起票者に対して配布完了通知メール（伝達完了通知）を送信する。この場合の所定の条件は、上記の閲覧の場合の所定の条件と同様の方法で設定することができる。
【００６７】５．他の実施形態(1)上記の実施形態においては、「所定条件」として３つの例を示したが、その他、１以上の回覧先（１以上の配布先）の所定割合以上（所定数以上）の回覧先（配布先）から閲覧確認が返信されたこと、１以上の回覧先（１以上の配布先）の中から指定された回覧先（配布先）の何れかから閲覧確認が返信されたこと、１以上の回覧先（１以上の配布先）の中から指定された回覧先（配布先）の全てから閲覧確認が返信されたこと、回覧通知（配布通知）の発信から所定時間（期間）経過したこと（この場合、閲覧確認が全く無くとも次の回覧（完了通知）が行われる）などを条件としても良い。すなわち、閲覧確認の有無、閲覧確認の数、回覧通知（配布通知）からの経過時間等、あるいはこれらの組み合わせに基づいて、所定条件を設定することができる。
【００６８】(2)上記実施形態では、社内用のサーバ装置２と社外向けサーバ装置５０を設けている。このようにすれば、社外から社内用のサーバ装置２にアクセスすることなく、社内社外の双方に回覧（配布）を行うことができ、セキュリティの上から好ましい。しかし、セキュリティ上の問題がなければ、サーバ装置２だけを設け、社内社外ともに、サーバ装置２によって管理するようにしても良い。
【００６９】(3)上記実施形態では、回覧を行った後に配布を行うようにしているが、配布のみあるいは回覧のみを行うようにしても良い。
【００７０】(4)上記実施形態では、回覧のためのフォームを管理者が設定するようにしている。しかし、起案者が、その都度、フォームを生成するようにしてもよい。
【００７１】(5)上記実施形態では、回覧情報（配布情報）として、回覧文書を例として示したが、文書以外の図、絵、プログラム等を回覧（配布）してもよい。
【００７２】(6)上記実施形態では、回覧情報をサーバ装置に記録し、回覧通知メールにそのリンク情報を記述しているが、回覧通知メールに回覧情報を添付するようにしてもよい。この場合、単数モードでは、回覧者は受信した回覧情報にコメントを付して、サーバ装置に返送するようにするとよい。また、複数モードでは、サーバ装置は、返送されてきた回覧情報に付加されているコメントを統合して、次の回覧者に送信するようにすればよい。
【００７３】(7)上記実施形態では、サーバ装置において回覧経路（配布先）を管理している。複数の回覧者に同順位を与えた場合にこのような集中管理は好ましいと思われる。しかしながら、同順位の回覧者が複数いる場合に、その順位における管理を、いずれかの回覧者の端末装置が行うようにすれば、サーバ装置を設ける必要がない。また、各端末装置が相互に連絡をとって、次の回覧者に回覧するための条件が整ったか否かを判断するようにしてもよい。すなわち、各端末装置が管理を行うようにしても良い。これらの場合には、回覧経路情報および回覧情報は、順次、端末装置間を転々とすることになる。
【００７４】(8)上記実施形態では、各回覧者が社内であるか社外であるかを、起案者が設定画面において入力するようにしている。しかし、メールアドレスによって、サーバ装置２が判断するようにしてもよい。たとえば、kccs.co.jpというドメインを取得している企業であれば、このドメイン以外のアドレスは、社外の回覧者（社員ではない回覧者）であると判断できる。
【出願人】 【識別番号】５９６１００８１２
【氏名又は名称】京セラコミュニケーションシステム株式会社
【出願日】 平成１２年１０月２５日（２０００．１０．２５）
【代理人】 【識別番号】１０００９２９５６
【弁理士】
【氏名又は名称】古谷 栄男 （外２名）
【公開番号】 特開２００２−１３２６８７（Ｐ２００２−１３２６８７Ａ）
【公開日】 平成１４年５月１０日（２００２．５．１０）
【出願番号】 特願２０００−３２４８５４（Ｐ２０００−３２４８５４）