| 【発明の名称】 |
ドキュメント管理システム |
| 【発明者】 |
【氏名】村松 茂
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| 【要約】 |
【課題】ドキュメントのスムーズな流通を促進して利便性を向上できるドキュメント処理システムを提供する。
【解決手段】保守情報データベース１３が、ユーザから事前にされた指示に従って、アプリケーションごとの標準バージョンの情報を蓄積している。制御部１４は、ドキュメント管理部１１に蓄積されている各ドキュメントに対して、ドキュメント保守部１２に指示して、その作成アプリケーションに対応する標準バージョンのデータ構造に変換させて保持する。 |
【特許請求の範囲】
【請求項１】 各アプリケーションごとの標準バージョンの情報を管理する手段と、前記アプリケーションの所定バージョンを利用して作成された電子的ドキュメントを、前記標準バージョンのデータ構造に変換する手段と、を備えたことを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項２】 アプリケーションごとに、当該アプリケーションの標準バージョンの情報を管理する手段と、管理対象のドキュメントを作成したアプリケーションと、そのバージョンを認識する手段と、前記認識されたアプリケーションに対応する前記標準バージョンの情報を参照し、前記認識されたバージョンが標準バージョンと異なる場合に、前記管理対象のドキュメントを前記標準バージョンのデータ構造に変換する手段と、を備えたことを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項３】 請求項１または２に記載のドキュメント管理システムにおいて、管理対象となったドキュメントが改訂されたときに、改訂前のドキュメントに対して事前に設定された指示に従って所定処理を行う手段をさらに含むことを特徴とするドキュメント管理システム。
【請求項４】 管理対象のドキュメントを作成したアプリケーションと、そのバージョンを認識する工程と、前記認識されたアプリケーションに対応して事前に設定された標準バージョンの情報を参照し、前記認識されたバージョンが当該標準バージョンと異なる場合に、前記管理対象のドキュメントを前記標準バージョンのデータ構造に変換する工程と、を含むことを特徴とするドキュメント管理方法。
【請求項５】 各アプリケーションごとの標準バージョンの情報を管理し、前記アプリケーションの所定バージョンを利用して作成された電子的ドキュメントを、前記標準バージョンのデータ構造に変換する処理を行うサーバを用い、電気通信網を介して取得したドキュメントを保守管理することを特徴とするドキュメント管理サービスの提供方法。
【請求項６】 各アプリケーションごとの標準バージョンの情報を管理するモジュールと、前記アプリケーションの所定バージョンを利用して作成された電子的ドキュメントを、前記標準バージョンのデータ構造に変換するモジュールと、を備えたドキュメント管理プログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読みとり可能な記録媒体。
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【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータにより作成される電子的ドキュメントを管理するドキュメント管理システムに係り、特に利便性の改善に関する。
【０００２】
【従来の技術】近年、パーソナルコンピュータの爆発的普及に伴い、ワードプロセッサやスプレッドシートなどの種々のアプリケーションを利用してドキュメントが作成されるようになってきている。このようなドキュメントの多くは、各アプリケーション固有のデータ構造で記述されており、他のアプリケーションでは取り扱うことができないのが普通である。また、これらのアプリケーションは逐次的にバージョンアップされ、バージョンアップが行われる度にデータ構造が変化して、各バージョン間でも互換性が失われる場合がある。
【０００３】一方、企業などでは、その従業員がそれぞれのパーソナルコンピュータを操作して作成した電子的ドキュメントを集中的に管理するサーバを備えて、これによりドキュメントの共有の促進を図っている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従来のドキュメントの管理サーバでは、各ドキュメントの作成者や内容の索引などを作成することで、ドキュメントを検索しやすくするなどのサービスは提供されているものの、バージョンの異なるアプリケーション間での取り扱いに配慮されていないため、企業内でアプリケーションのバージョンアップが行われたり、一部に古い機種が残存している場合には、ドキュメントのスムーズな流通が損なわれて、利便性が低いという問題点があった。
【０００５】本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、ドキュメントの流通をスムーズにして利便性を向上できるドキュメント管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理システムにおいて、各アプリケーションごとの標準バージョンの情報を管理する手段と、前記アプリケーションの所定バージョンを利用して作成された電子的ドキュメントを、前記標準バージョンのデータ構造に変換する手段と、を備えたことを特徴としている。これにより、標準バージョンのデータ構造でドキュメントが管理され、ドキュメントの流通がスムーズに行われて、利便性を向上できる。
【０００７】また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理システムにおいて、アプリケーションごとに、当該アプリケーションの標準バージョンの情報を管理する手段と、管理対象のドキュメントを作成したアプリケーションと、そのバージョンを認識する手段と、前記認識されたアプリケーションに対応する前記標準バージョンの情報を参照し、前記認識されたバージョンが標準バージョンと異なる場合に、前記管理対象のドキュメントを前記標準バージョンのデータ構造に変換する手段と、を備えたことを特徴としている。
【０００８】またここで、管理対象となったドキュメントが改訂されたときに、改訂前のドキュメントに対して事前に設定された指示に従って所定処理を行う手段をさらに含むことも好ましい。
【０００９】さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理方法において、管理対象のドキュメントを作成したアプリケーションと、そのバージョンを認識する工程と、前記認識されたアプリケーションに対応して事前に設定された標準バージョンの情報を参照し、前記認識されたバージョンが当該標準バージョンと異なる場合に、前記管理対象のドキュメントを前記標準バージョンのデータ構造に変換する工程と、を含むことを特徴としている。
【００１０】さらに、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメント管理サービスを提供する方法であって、各アプリケーションごとの標準バージョンの情報を管理し、前記アプリケーションの所定バージョンを利用して作成された電子的ドキュメントを、前記標準バージョンのデータ構造に変換する処理を行うサーバを用い、電気通信網を介して取得したドキュメントの管理サービスを提供することを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】［第１の実施の形態］本発明の第１の実施の形態に係るドキュメント管理システムについて、図面を参照しながら説明する。本実施の形態に係るドキュメント管理システムは、ドキュメントを事前に設定された特定バージョン（以下、標準バージョンと呼ぶ）のデータ構造に変換して保持することにより、対応アプリケーションの所定バージョンで取り扱い可能に維持するものである。具体的に、本実施の形態に係るドキュメント管理システム１は、図１に示すように、ドキュメント管理部１１と、ドキュメント保守部１２と、保守情報データベース１３と、制御部１４と、通信部１５とから基本的に構成され、これらの各部はＬＡＮ（local area network）を介して接続されている。また、通信部１５は、ネットワークに接続されており、このネットワークには、複数のユーザ端末２が接続されている。
【００１２】ドキュメント管理部１１は、ユーザ端末２からネットワークを介して受信した管理対象のドキュメントを蓄積している。このドキュメント管理部１１はまた、図２に示すように、各ドキュメントの識別子（ドキュメントＩＤ）と対応するアプリケーションとそのドキュメントの作成時点でのバージョン（作成時バージョン）と現在蓄積されているデータ構造に対応するアプリケーションのバージョン（現在バージョン）とを関連づけて索引情報を作成し、管理している。ドキュメント保守部１２は、制御部１４からの指示に基づいて、ドキュメント管理部１１に蓄積されているドキュメントを所定のデータ構造に変換する処理を行う。このドキュメント保守部１２は、アプリケーションを特定する情報と、そのバージョンを特定する情報の入力を受けて、処理対象のドキュメントをそのアプリケーションのそのバージョンでのデータ構造に変換する処理を行う。
【００１３】保守情報データベース１３は、ユーザから事前に取得した指示に基づいて作成された保守情報を管理している。この保守情報は、図３に示すように、アプリケーションとそのアプリケーションに対する標準バージョンの情報とを関連づけたものである。ここで標準バージョンは、一般にユーザが現在利用しているバージョンであるか、またはユーザ側の企業で最も互換性の高いバージョンが選択され、設定されることになる。制御部１４は、コンピュータ読みとり可能な記録媒体に格納されているプログラムに従って動作しており、ユーザ端末２からの指示に従って、保守情報データベース１３で管理されている保守情報を更新する。また、この制御部１４は、所定のタイミングで保守情報データベース１３に蓄積されている保守情報を参照し、当該保守情報に従って、ドキュメント管理部１１で管理されているドキュメントのデータ構造を変換する処理をドキュメント保守部１２に指示する。
【００１４】通信部１５は、ネットワークとＬＡＮとの間のゲートウエイとして動作しており、ネットワークからドキュメント管理部１１または制御部１４に対する指示を受信して、それぞれＬＡＮを介して送信する。また、ＬＡＮを介してユーザ端末２宛のデータを受信し、これをネットワークを介して送信する。
【００１５】ここで、制御部１４の具体的処理内容について説明する。制御部１４は、所定のタイミングで図４に示すような処理を開始し、ドキュメント管理部１１に蓄積されている索引情報を参照し、蓄積されている各ドキュメントについて、その作成アプリケーションと、バージョンと、各ドキュメントを作成したユーザを特定する情報を取得する（Ｓ１）。そして制御部１４は、保守情報データベース１３を参照して、当該対象ドキュメントを作成したユーザの保守情報を取得して（Ｓ２）、この保守情報から、対応するアプリケーションに関連づけられている標準バージョンの情報を取得し（Ｓ３）、索引情報に示されたバージョンと標準バージョンとを比較して、同じであるか否かを判断する（Ｓ４）。そして、同じであれば（Ｙｅｓならば）、そのまま処理を終了する。また、処理Ｓ４において、そのバージョンが異なっていれば（Ｎｏならば）、対象ドキュメントを作成したアプリケーションの情報と、その標準バージョンの情報とをドキュメント保守部１２に出力して対象ドキュメントを標準バージョンのデータ構造に変換させ（Ｓ５）、変換後のドキュメントを元のドキュメントに置き換えてドキュメント管理部１１に蓄積し（Ｓ６）、対応する索引情報を更新して（Ｓ７）、処理を終了する。
【００１６】このように、本実施の形態のドキュメント管理システムによれば、ドキュメントがユーザが指定した標準バージョンのデータ構造に変換されて管理されるため、アプリケーションのバージョンアップの際にドキュメントへの対応に配慮する必要がなく、利便性を向上できる。
【００１７】［第２の実施の形態］次に、本発明の第２の実施の形態に係るドキュメント管理システムについて説明する。本実施の形態のドキュメント管理システムは、図１に示した第１の実施の形態に係るドキュメント管理システムとほぼ同様の構成をとるものであるが、保守情報データベース１３で管理される保守情報の内容と、制御部１４における処理とが異なる。すなわち、本実施の形態のドキュメント管理システムでは、保守情報データベース１３が管理する保守情報は、図５に示すように、アプリケーションとその標準バージョンとドキュメントの改訂時に改訂前のドキュメントをどのように取り扱うかを表す処理情報とを関連づけたものである。
【００１８】ここで改訂前のドキュメントの取り扱いを表す処理情報には、例えば、そのまま保持する指示（無変換指示）や、ＰＤＦ（portable document format）のような、主として閲覧を目的とした共通のデータ構造（以下、「ラスタ構造」と呼ぶ）に変換して保持する指示（ラスタ化指示）、さらには、改訂前のドキュメントを削除する指示（削除指示）がある。
【００１９】制御部１４は、ユーザ端末２からドキュメント管理部１１に蓄積しているドキュメントを改訂する指示とともに、改訂後のドキュメントを受信すると、そのドキュメントを作成したアプリケーションをキーとして保守情報を参照し、改訂後のドキュメントを保守情報に記述されている標準バージョンのデータ構造に変換してドキュメント管理部１１に蓄積する処理（図４に示した処理）を行う。
【００２０】さらに本実施の形態で特徴的なことは、制御部１４が、当該保守情報の記述に従い、それが無変換指示であれば、ドキュメント管理部１１に蓄積されている改訂前のドキュメントをそのまま保持する。また、保守情報の記述がラスタ化の指示であれば、改訂前のドキュメントをＰＤＦなどの閲覧用のデータ構造に変換する。さらに、保守情報の記述が削除指示であれば、改訂前のドキュメントをドキュメント管理部１１から削除する。
【００２１】このように、本実施の形態のドキュメント管理システムによれば、逐次的に改訂されるドキュメントについて、その改訂時に改訂前のドキュメントに対して、そのドキュメントの改訂に使用されたアプリケーションの種別に応じて事前に設定された指示に従い、所定処理が行われることとなり、改訂履歴の管理が容易になって利便性を向上できる。
【００２２】尚、このドキュメント処理システム１は、社内に配置してもよいし、このドキュメント処理システム１に対してアクセスを行う際に、事前に登録したユーザ名とパスワードとの入力により認証を行うようにすることで、ドキュメントの管理サービスをネットワークとしてのインターネットを介して提供してもよい。
【００２３】
【発明の効果】本発明によれば、各アプリケーションごとの標準バージョンの情報を管理し、アプリケーションの所定バージョンを利用して作成された電子的ドキュメントを、標準バージョンのデータ構造に変換して管理するドキュメント管理システムとしているので、ドキュメントのスムーズな流通が促進され、利便性を向上できる。
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| 【出願人】 |
【識別番号】０００００５４９６
【氏名又は名称】富士ゼロックス株式会社
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| 【出願日】 |
平成１２年１０月２０日（２０００．１０．２０） |
| 【代理人】 |
【識別番号】１０００７５２５８
【弁理士】
【氏名又は名称】吉田 研二 （外２名）
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| 【公開番号】 |
特開２００２−１３２５５０（Ｐ２００２−１３２５５０Ａ） |
| 【公開日】 |
平成１４年５月１０日（２００２．５．１０） |
| 【出願番号】 |
特願２０００−３２０２５７（Ｐ２０００−３２０２５７） |
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