回覧承認システム、回覧承認方法および回覧承認プログラムを記録した媒体

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【発明の名称】	回覧承認システム、回覧承認方法および回覧承認プログラムを記録した媒体
【発明者】	【氏名】辻勝啓
【要約】	【課題】承認に当たり電子メール文書の作成者が電子メールの転送先を正しく把握していることが必要であった。また、承認中の文書は転送されていくため、文書の作成者等が当該承認中にその進捗状況を把握することができなかった。【解決手段】回覧案件データと承認者登録データと承認順序データとを蓄積し、回覧案件データに対する承認依頼を行って当該承認依頼に対する返答を承認者から受け取るという処理を同承認順序データに基づいて所定の承認順序で行う。ここで、承認順序は予め登録されており、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成可能である。また、承認依頼と返答を集中的に管理することから、承認中に進捗状況を容易に把握することが可能である。

【特許請求の範囲】
【請求項１】回覧案件を表す回覧案件データを蓄積する回覧案件データ蓄積手段と、承認者を特定可能な承認者登録データと回覧案件の承認順序を表す承認順序データとを蓄積する承認データ蓄積手段と、上記承認順序に基づいて決定される承認者に対して上記回覧案件に対する承認依頼を双方向通信を介して出力する承認依頼出力手段と、双方向通信を介して外部からのアクセスを受け付け、同アクセスが上記承認者登録データに登録された登録承認者からのものであるか否かを判別する登録承認者判別手段と、同登録承認者判別手段によって登録承認者であると判別された承認者から双方向通信を介して上記承認依頼に対する返答を受け付ける承認返答受付手段とを具備することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項２】上記請求項１に記載の回覧承認システムにおいて、上記回覧案件データは、予め用意された入力項目に対して入力を行うことによって作成されたデータであることを特徴とする回覧承認システム。
【請求項３】上記請求項１または請求項２のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認データ蓄積手段は、上記回覧案件データ蓄積手段に蓄積される回覧案件データの案件種類毎に承認順序データを蓄積していることを特徴とする回覧承認システム。
【請求項４】上記請求項１～請求項３のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認依頼出力手段は、承認依頼毎に個別の識別ＩＤを付与しつつ承認依頼を行うことを特徴とする回覧承認システム。
【請求項５】上記請求項１～請求項４のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認データ蓄積手段が蓄積する承認者登録データは承認者のメールアドレスであることを特徴とする回覧承認システム。
【請求項６】上記請求項１～請求項５のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は上記承認依頼に対する返答とともに回覧案件の修正を受け付けることが可能であり、上記回覧案件データ蓄積手段は受け付けた修正済回覧案件の回覧案件データを蓄積することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項７】上記請求項１～請求項６のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は上記承認依頼に対する返答とともに回覧案件に対するコメントを受け付けることが可能であり、上記回覧案件データ蓄積手段は受け付けたコメントのデータを回覧案件データに対応づけて蓄積することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項８】上記請求項１～請求項７のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認依頼出力手段は、承認依頼を行う回覧案件の回覧案件データを出力することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項９】上記請求項８に記載の回覧承認システムにおいて、上記承認依頼出力手段は、承認依頼に当たり修正済回覧案件の回覧案件データのうち最新のものを出力することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項１０】上記請求項１～請求項９のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は、回覧案件に対する承認の是非を入力させることを特徴とする回覧承認システム。
【請求項１１】上記請求項１～請求項１０のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は、承認依頼に対して否認の返答を受け取ったときに、当該否認の返答を必要とする者に否認された旨を通知することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項１２】上記請求項１～請求項１１のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は、上記承認順序の最後の承認者から承認依頼に対して是認の返答を受け取ったときに、当該回覧案件に対する承認を必要とする者に回覧が終了した旨を通知することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項１３】上記請求項１～請求項１２のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、回覧の進捗状況を確認する進捗状況確認者からのアクセスを双方向通信を介して受け付けるアクセス受付手段と、同アクセス受付手段を介してアクセスした進捗状況確認者に、当該アクセス時点において承認返答待ちの承認者と蓄積されている回覧案件データとを通知する進捗状況通知手段とを具備することを特徴とする回覧承認システム。
【請求項１４】回覧案件を表す回覧案件データと承認者を特定可能な承認者登録データと回覧案件の承認順序を表す承認順序データとを蓄積し、回覧案件の承認依頼に対する返答を集中的に管理する回覧承認方法であって、上記承認順序に基づいて決定される承認者に対して上記回覧案件に対する承認依頼を双方向通信を介して出力する承認依頼出力工程と、双方向通信を介して外部からのアクセスを受け付け、同アクセスが上記承認者登録データに登録された登録承認者からのものであるか否かを判別する登録承認者判別工程と、同登録承認者判別工程によって登録承認者であると判別された承認者から双方向通信を介して上記承認依頼に対する返答を受け付ける承認返答受付工程とを具備することを特徴とする回覧承認方法。
【請求項１５】回覧案件の承認依頼に対する返答を集中的に管理する回覧承認プログラムを記録した媒体であって、回覧案件を表す回覧案件データを蓄積する回覧案件データ蓄積機能と、承認者を特定可能な承認者登録データと回覧案件の承認順序を表す承認順序データとを蓄積する承認データ蓄積機能と、上記承認順序に基づいて決定される承認者に対して上記回覧案件に対する承認依頼を双方向通信を介して出力する承認依頼出力機能と、双方向通信を介して外部からのアクセスを受け付け、同アクセスが上記承認者登録データに登録された登録承認者からのものであるか否かを判別する登録承認者判別機能と、同登録承認者判別機能によって登録承認者であると判別された承認者から双方向通信を介して上記承認依頼に対する返答を受け付ける承認返答受付機能とをコンピュータに実現させることを特徴とする回覧承認プログラムを記録した媒体。

【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、回覧承認システム、回覧承認方法および回覧承認プログラムを記録した媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、この種の回覧承認システムとして、特開平９－８１４７７号公報に開示されたものが知られている。同公報に開示された発明においては、承認を求める文書を電子メールで送信するようになっており、承認後の電子メールをメール中の電子承認欄に記載された上位の承認者に対して転送することによって複数人での承認を行うものである。また、この電子承認欄には承認印が表示されており、承認者は自己の承認印をクリックすることにより印鑑を押印する感覚で承認を与えることができる。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】上述した従来の回覧承認システムには以下の問題があった。すなわち、承認に当たり電子メールの転送対象となる者は予め電子承認欄に記載されている必要があり、当該電子メール文書の作成者が電子メールの転送先を正しく把握していることが必要になる。また、承認中の文書は転送されていくため、文書の作成者等が当該承認中にその進捗状況を把握することができなかった。本発明は、上記課題にかんがみてなされたもので、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成可能にし、また、承認中に進捗状況を容易に把握することが可能な回覧承認システム、回覧承認方法および回覧承認プログラムを記録した媒体の提供を目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため、請求項１にかかる発明は、回覧案件を表す回覧案件データを蓄積する回覧案件データ蓄積手段と、承認者を特定可能な承認者登録データと回覧案件の承認順序を表す承認順序データとを蓄積する承認データ蓄積手段と、上記承認順序に基づいて決定される承認者に対して上記回覧案件に対する承認依頼を双方向通信を介して出力する承認依頼出力手段と、双方向通信を介して外部からのアクセスを受け付け、同アクセスが上記承認者登録データに登録された登録承認者からのものであるか否かを判別する登録承認者判別手段と、同登録承認者判別手段によって登録承認者であると判別された承認者から双方向通信を介して上記承認依頼に対する返答を受け付ける承認返答受付手段とを具備する構成としてある。
【０００５】上記のように構成した請求項１にかかる発明においては、回覧案件データ蓄積手段と承認データ蓄積手段とを具備しており、回覧案件データ蓄積手段にて回覧案件を表す回覧案件データを蓄積し、承認データ蓄積手段にて承認者を特定可能な承認者登録データと回覧案件の承認順序を表す承認順序データとを蓄積する。承認依頼出力手段は上記回覧案件に対する承認依頼を双方向通信を介して出力するようになっており、この出力先は上記回覧案件の承認順序に基づいて決定される。本システムはこの承認依頼に対して返答を受け取るが、返答の受け取りに当たり正規の承認者であるかを確認するようになっており、登録承認者判別手段が双方向通信を介して外部からのアクセスを受け付け、同アクセスが上記承認者登録データに登録された登録承認者からのものであるか否かを判別する。そして、承認返答受付手段は、同登録承認者判別手段によって登録承認者であると判別された承認者から、双方向通信を介して上記承認依頼に対する返答を受け付ける。
【０００６】すなわち、承認依頼の出力は予め登録されている承認者および承認順序によって管理されているので、回覧案件の作成者等が案件を作成するたびに承認順序を指定したり承認者の連絡先等を確認したりする必要がない。従って、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成できる。また、各承認者からの承認依頼に対する返答は本システムによって集中的に管理されており、全承認者の承認を待たなくても各承認者の承認返答が逐次受け付けられるので、承認中に進捗状況を容易に把握することができる。
【０００７】ここで、回覧案件データは承認者の承認を得るために回覧する案件のデータであって承認者が承認内容を認識可能に蓄積できればよく、そのデータ態様は様々である。すなわち、文書によって承認内容を示すときにはテキスト形式のデータや所定のアプリケーションで文書表示可能なファイル、例えば、「ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ」で扱うファイルである「ｄｏｃ」ファイル（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔは米国マイクロソフト社の登録商標）や「ＡｃｒｏｂａｔＲｅａｄｅｒ」で扱うファイルである「ｐｄｆ」ファイル（Ａｃｒｏｂａｔは米国アドビシステムズ社の登録商標）等を蓄積することも可能である。また、承認依頼出力手段は承認依頼を行うことができればよく、承認内容を承認者に対して提示するに当たり、承認者が双方向通信を介して本システムにアクセスしたときに上記回覧案件を表示可能に構成したり、回覧案件データ自体を承認者に対して送信したりすることが可能であり、種々の態様が採用可能である。
【０００８】さらに、上記承認者登録データは承認依頼出力に際してその出力先を特定し、また登録承認者であることが判別可能なデータであればよく、例えば所定のＩＤや承認者のメールアドレス、あるいはこれらの組み合わせ等種々の態様を採用することができる。承認順序データは承認を行う順序を規定できればよく、承認順序としてある承認者が承認を行わないと次の承認者に回覧がなされないように規定することもでき、この場合にはある承認者が承認を行わなければ次の承認者に回覧されないようになる。承認返答受付手段においては承認依頼に対する返答を受け付けることができればよく、承認依頼に対する是認／否認の他、承認内容の修正や種々の提案等を受け付けるように構成することもできる。
【０００９】また、回覧案件データは承認者が承認内容を認識可能に蓄積できればよく、上述のように種々のデータ態様が採用可能であるが、かかる回覧案件データを作成するに当たり作成者の作業負担を低減するのに好適な構成の一例として、請求項２にかかる発明は、上記請求項１に記載の回覧承認システムにおいて、上記回覧案件データは、予め用意された入力項目に対して入力を行うことによって作成されたデータである構成としてある。
【００１０】上記のように構成した請求項２にかかる発明においては、予め用意された入力項目に対して入力を行うことによって回覧案件データが作成される。すなわち、各案件毎に承認内容が異なるとしても、その文体や文書の必須記載項目など全ての回覧案件に共通に記載される事項も多い。この場合には、共通記載事項を定型文書化し、案件毎に異なる事項のみを入力させるように構成すれば、非常に簡単であり、かつ少ない労力で回覧案件を作成することができる。かかる構成は、大量の回覧案件を作成する場合、種々の人員が回覧案件作成に関与する場合、不慣れな人員が回覧案件を作成する場合等に特に好適である。
【００１１】さらに、複数の回覧案件が存在する場合に好適な構成の一例として、請求項３にかかる発明は、上記請求項１または請求項２のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認データ蓄積手段は、上記回覧案件データ蓄積手段に蓄積される回覧案件データの案件種類毎に承認順序データを蓄積している構成としてある。上記のように構成した請求項３にかかる発明においては、回覧案件の種類毎に承認順序が対応づけられている。すなわち、本システムにおいては上述のように承認内容の異なる複数の回覧案件を取り扱うことができるが、承認内容が異なれば当然に承認を必要とする承認者が異なってくることが想定される。
【００１２】そこで、回覧案件の種類が同一の場合は同一の承認順序データを使用することにすれば、全ての回覧案件に対して承認順序を決定するような作業をしないでも承認内容毎に承認者が異なる場合に対応することができる。ここで、回覧案件の種類としては種々のものが採用可能であり、回覧案件の標題や回覧案件を保存するフォルダ、データ形式、案件が回覧される部署等種々の指針によって種類を分分類することができる。
【００１３】さらに、本システムにおいては登録承認者判別手段によって登録承認者であるか否かを判別するが、この判別を行う際に好適な構成の一例として請求項４にかかる発明は、上記請求項１～請求項３のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認依頼出力手段は、承認依頼毎に個別の識別ＩＤを付与しつつ承認依頼を行う構成としてある。上記のように構成した請求項４にかかる発明においては、承認依頼毎に個別の識別ＩＤを付与しつつ承認依頼を行うので、登録承認者が本システムにアクセスする際に同識別ＩＤを使用するように構成すれば、かかる識別ＩＤで登録承認者を判別することができる。
【００１４】さらに、この識別ＩＤは承認依頼毎に個別の識別ＩＤであることから、この識別ＩＤは登録承認者の確認のみならず、いずれの承認依頼に対する返答であるかを判別することに使用することもできる。このため、正規に登録した承認者が承認依頼を受けていない段階でアクセスしようとした場合にこれを拒絶することもできるし、正規の承認者がアクセスしたときにどの回覧案件に対する返答であるかを明示的に入力させるまでもなくいずれの承認依頼に対する返答であるかを特定することができる。
【００１５】さらに、承認者登録データの態様として好適な一例として請求項５にかかる発明は、上記請求項１～請求項４のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認データ蓄積手段が蓄積する承認者登録データは承認者のメールアドレスである構成としてある。上記のように構成した請求項５にかかる発明においては、承認者のメールアドレスを承認者登録データとしている。すなわち、承認依頼をメールで出力する場合には、承認者登録データである承認者のメールアドレスがそのまま承認依頼の出力先を特定するデータになる。さらに、メールアドレスは通常プライベートなデータの送受信にも使用され、第三者に使用させることは少ないのでメールアドレスを明示してアクセスした者は正規の登録承認者であると期待される。
【００１６】承認者登録データをメールアドレスにする態様は、上記識別ＩＤと組み合わせると特に好適である。すなわち、上記識別ＩＤと承認者登録データとの組を判別することによっていずれの回覧案件に対していずれの登録承認者からアクセスされたかを判別することができる。ここで、上記識別ＩＤは承認依頼と同時に個別の依頼毎に与えられるので、依頼先となる承認者のメールアドレスとの組をチェックすることによって、より確実に承認者本人からのアクセスであることを確認できる。
【００１７】さらに、請求項６にかかる発明は、上記請求項１～請求項５のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は上記承認依頼に対する返答とともに回覧案件の修正を受け付けることが可能であり、上記回覧案件データ蓄積手段は受け付けた修正済回覧案件の回覧案件データを蓄積する構成としてある。上記のように構成した請求項６にかかる発明においては、回覧案件の修正を受け付け、修正を受け付けたときには修正済回覧案件の回覧案件データを蓄積する。
【００１８】すなわち、承認者は、承認案件の回覧にあたり承認の是非のみならず回覧案件に対して修正を加えることもあり得る。このような場合に対応するために修正済の回覧案件を蓄積可能に構成すれば、回覧案件に対して種々の態様で返答を行うことが可能である。また、回覧案件中の誤字脱字等によって回覧が妨げられるのを防ぐことができる。さらに、元の回覧案件データを含め修正された回覧案件データを全て蓄積しておくことによって、承認中の回覧案件のログとすることもでき、改竄等がなされた場合であっても容易に経緯を調査することができる。ここで、修正済回覧案件データを入手する方法は様々であり、承認者に対して修正可能な項目を提示し修正を入力させることによって修正済データを生成したり、修正済回覧案件データ自体を承認者が送信することが考えられ、種々の構成を採用可能である。
【００１９】さらに、請求項７にかかる発明は、上記請求項１～請求項６のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は上記承認依頼に対する返答とともに回覧案件に対するコメントを受け付けることが可能であり、上記回覧案件データ蓄積手段は受け付けたコメントのデータを回覧案件データに対応づけて蓄積する構成としてある。上記のように構成した請求項７にかかる発明においては、回覧案件に対するコメントを受け付け、コメントを受け付けたときには回覧案件データに対応づけてコメントデータを蓄積し、いずれの回覧案件に対するコメントであるかを認識できるようにしている。
【００２０】すなわち、承認者は、承認案件の回覧に当たり承認の是非や修正のみならず回覧案件に対して何らかのコメントを行いたい場合がある。このような場合に対応するためにコメントのデータを蓄積可能に構成すれば、回覧案件に対してコメントを付加することが可能になる。コメントの付加が可能になると、条件付きの承認や否認の理由の通知等を容易に行うことができ、種々の態様の承認返答に対応することが可能になる。
【００２１】さらに、請求項８にかかる発明は、上記請求項１～請求項７のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認依頼出力手段は、承認依頼を行う回覧案件の回覧案件データを出力する構成としてある。すなわち、承認者は承認依頼を受けた回覧案件を自己のコンピュータ等によって受信し、承認内容を確認することができる。従って、承認内容を確認するに当たり本システムに積極的にアクセスする必要はなく、承認依頼に対する返答を行う場合にのみアクセスすればよい。また、承認依頼と同時に承認内容を通知することができる。
【００２２】さらに、請求項９にかかる発明は、上記請求項８に記載の回覧承認システムにおいて、上記承認依頼出力手段は、承認依頼に当たり修正済回覧案件の回覧案件データのうち最新のものを出力する構成としてある。すなわち、回覧案件データ蓄積手段に蓄積される回覧案件に対して承認者が修正を加えた場合に、それ以後の承認者に対しては修正後の回覧案件を提示することができる。
【００２３】さらに、請求項１０にかかる発明は、上記請求項１～請求項９のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は、回覧案件に対する承認の是非を入力させる構成としてある。すなわち、承認者は本システムにアクセスした際に承認の是非を入力するのみでよいことから、回覧した回覧案件データを返信するなどの作業を行う必要が無い。
【００２４】さらに、承認内容によっては承認者の全てから承認を受けられない場合も想定され、そのような場合に好適な構成の一例として請求項１１にかかる発明は、上記請求項１～請求項１０のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は、承認依頼に対して否認の返答を受け取ったときに、当該否認の返答を必要とする者に否認された旨を通知する構成としてある。上記のように構成した請求項１１にかかる発明においては、承認依頼に対して否認の返答を受け取ったときに、当該否認の返答を必要とする者に否認された旨を通知するので、否認された旨を遅滞なく知ることができる。ここで否認の返答を必要とする者は種々の者が想定される。例えば、回覧案件を作成した者や所定の承認を得た後に当該承認にかかる作業や仕事を実施する者や承認依頼を行う承認管理者等が想定される。
【００２５】さらに、請求項１２にかかる発明は、上記請求項１～請求項１１のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、上記承認返答受付手段は、上記承認順序の最後の承認者から承認依頼に対して是認の返答を受け取ったときに、当該回覧案件に対する承認を必要とする者に回覧が終了した旨を通知する構成としてある。すなわち、全ての承認者が承認依頼に対して是認の返答を行ったときに、その旨が遅滞なく通知される。ここで、回覧案件に対する承認を必要とする者は種々の者が想定される。例えば、回覧案件を作成した者や所定の承認を得た後に当該承認にかかる作業や仕事を実施する者や承認依頼を行う承認管理者等が想定される。
【００２６】さらに、請求項１３にかかる発明は、上記請求項１～請求項１２のいずれかに記載の回覧承認システムにおいて、回覧の進捗状況を確認する進捗状況確認者からのアクセスを双方向通信を介して受け付けるアクセス受付手段と、同アクセス受付手段を介してアクセスした進捗状況確認者に、当該アクセス時点において承認返答待ちの承認者と蓄積されている回覧案件データとを通知する進捗状況通知手段とを具備する構成としてある。
【００２７】上記のように構成した請求項１３にかかる発明においては、アクセス受付手段によって回覧の進捗状況を確認する進捗状況確認者からのアクセスを双方向通信を介して受け付け、進捗状況確認者は進捗状況通知手段にて当該アクセス時点において承認返答待ちの承認者と蓄積されている回覧案件データとの通知を受ける。すなわち、本システムによって回覧されている案件の承認進捗状況を外部からのアクセスによって確認することができる。ここで、進捗状況確認者は種々の者が想定される。例えば、回覧案件を作成した者や所定の承認を得た後に当該承認にかかる作業や仕事を実施する者や承認依頼を行う承認管理者等が想定される。また、このような回覧案件の承認依頼に対する返答を集中的に管理するシステムにおいてはシステムを構成するコンピュータで所定のプログラムが実行され、同プログラムは上述の手段に対応した所定の制御手順に従って処理を進めていく上で、その根底にはその手順に発明が存在するということは当然である。従って、本発明は方法としても適用可能であり、請求項１４にかかる発明においても、基本的には同様の作用となる。すなわち、必ずしも実体のあるシステムに限らず、その方法としても有効である。むろん、請求項２～請求項１３に記載された装置構成を当該方法に対応させることが可能であることは言うまでもない。
【００２８】さらに、上述のように本システムを構成するコンピュータにおいては上記所定のプログラムが実行されるので、これらのプログラムが記録された媒体として発明を捉えることもできる。従って、請求項１５にかかる発明においても、基本的には同様の作用となる。むろん、請求項２～請求項１３に記載された装置構成を当該プログラムが記録された媒体に対応させることが可能であることは言うまでもない。ここで、コンピュータ読み取り可能な記録媒体は、磁気記録媒体であってもよいし光磁気記録媒体であってもよいし、今後開発されるいかなる記録媒体においても全く同様に考えることができる。また、一次複製品、二次複製品などの複製段階については全く問う余地無く同等である。さらに、上記媒体とは異なるが、供給方法として通信回線を利用して行なう場合であれば通信回線が伝送媒体となって本発明が利用されることになる。
【００２９】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成でき、承認依頼に対する返答の集中的管理によって承認中に進捗状況を容易に把握することが可能な回覧承認システムを提供することができる。また、請求項２にかかる発明によれば、非常に簡単かつ少ない労力で回覧案件を作成することができる。さらに、請求項３にかかる発明によれば、全ての回覧案件に対して承認順序を決定するような作業をしないでも承認内容毎に承認者が異なる場合に対応することができる。
【００３０】さらに、請求項４にかかる発明によれば、登録承認者の確認といずれの承認依頼に対する返答であるかの判別が容易になる。さらに、請求項５にかかる発明によれば、正規の登録承認者であるか否かを容易に判別することができる。さらに、請求項６にかかる発明によれば、回覧案件に対して種々の態様で返答を行うことが可能であり、回覧案件中の誤字脱字等によって回覧が妨げられるのを防ぐことができ、容易に承認中の回覧案件のログを作成することができる。
【００３１】さらに、請求項７にかかる発明によれば、条件付きの承認や否認の理由の通知等を容易に行うことができ、種々の態様の承認返答に対応することが可能になる。さらに、請求項８にかかる発明によれば、承認者に対して簡単に承認内容を認知させることができる。さらに、請求項９にかかる発明によれば、修正があったとしても容易に最新の回覧案件を提示することができる。
【００３２】さらに、請求項１０にかかる発明によれば、本システムに対してアクセスすることによって容易に承認依頼に対する返答を行うことが可能になる。さらに、請求項１１にかかる発明によれば、回覧案件の作成者は否認された旨を遅滞なく知ることができる。さらに、請求項１２にかかる発明によれば、全ての承認者が承認依頼に対して是認の返答を行ったときに、その旨が遅滞なく通知される。さらに、請求項１３にかかる発明によれば、回覧されている案件の承認進捗状況を外部からのアクセスによって確認することができる。
【００３３】さらに、請求項１４にかかる発明によれば、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成でき、承認依頼に対する返答の集中的管理によって承認中に進捗状況を容易に把握することが可能な回覧承認方法を提供することができる。さらに、請求項１５にかかる発明によれば、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成でき、承認依頼に対する返答の集中的管理によって承認中に進捗状況を容易に把握することが可能な回覧承認プログラムを記録した媒体を提供することができる。
【００３４】
【発明の実施の形態】以下、図面にもとづいて本発明の実施形態を説明する。図１は、本発明の一実施形態にかかる回覧承認システムを含むネットワークを概略図により示している。本実施形態においては回覧案件の承認依頼やその返答がサーバ４０にて集中的に管理されており、回覧案件の作成者あるいは承認者はインターネット網１０を介して回覧案件の作成や承認依頼に対する返答を行うことができる。すなわち、図１において、インターネット網１０には種々のコンピュータが接続可能であり、それらの一つとして作成者クライアント２０ａ，２０ｂや承認者クライアント３０ａ，３０ｂやサーバ４０が接続されている。むろん、サーバ４０がインターネット網１０に接続されていることから、作成者と承認者とは種々のネットワークからサーバ４０にアクセスすることが可能である。すなわち、本実施形態においては作成者クライアント２０ａ，２０ｂや承認者クライアント３０ａ，３０ｂはＰＣを想定しているが、他の端末、例えば、携帯電話やゲーム機などであってもよい。
【００３５】図２は作成者クライアントの概略構成を示している。同図は作成者クライアント２０ａの構成の一例であり、作成者がインターネット網１０に接続することができる任意のコンピュータが作成者クライアント２０ａとなり得る。同図において、作成者クライアント２０ａは通信インタフェース（Ｉ／Ｆ）２１とハードディスク２３とディスプレイ２２ａと入力装置２２ｂとを備えている。かかる構成および図示しないＣＰＵ等によってオペレーティングシステム（ＯＳ）２２が実行され、作成者がディスプレイ２２ａを視認しつつ入力装置２２ｂで所定の入力操作を行い、ハードディスク２３に格納された種々のアプリケーション（ＡＰＬ）を実行することが可能である。本実施形態においては当該ＡＰＬとして、確認用ＩＤをメールにて受信するためのメーラー２４と所定のウェブページにアクセスしつつ必要項目を入力することによって回覧案件を作成するブラウザ２５が格納されている。
【００３６】また、通信Ｉ／Ｆ２１はＴＣＰ／ＩＰによって上記インターネット網１０にアクセスして双方向通信を行うことが可能であり、インターネット網１０を介して種々のデータやファイル等の授受がなされる。すなわち、作成者は入力装置２２ｂにて所定の操作を行いメーラー２４を起動することによってメールの送受信を行うことが可能であり、メーラー２４は作成者の操作に応じてＳＭＴＰとＰＯＰとによってインターネット網１０を介してメールの送受信を行う。さらに、作成者は入力装置２２ｂにて所定の操作を行うことによってブラウザ２５を起動することが可能であり、ブラウザ２５を利用してサーバ４０にアクセスし、同サーバ４０が出力する案件作成画面をウェブページの一つとして閲覧することができる。
【００３７】図３は承認者クライアント３０ａの概略構成を示している。同図は承認者クライアント３０ａの構成の一例であり、承認者がインターネット網１０に接続することができる任意のコンピュータが承認者クライアント３０ａとなり得る。同図において、承認者クライアント３０ａは通信Ｉ／Ｆ３１とハードディスク３３とディスプレイ３２ａと入力装置３２ｂとを備えている。かかる構成および図示しないＣＰＵ等によってＯＳ３２が実行され、承認者がディスプレイ３２ａを視認しつつ入力装置３２ｂで所定の入力操作を行い、ハードディスク３３に格納された種々のＡＰＬを実行することが可能である。本実施形態においては当該ＡＰＬとして、承認依頼および識別ＩＤをメールにて受信するためのメーラー３４と所定のウェブページにアクセスしつつ承認依頼に対する返答等を行うブラウザ３５が格納されている。また、承認依頼の際に添付される種々のファイルを開くために所定のワープロソフト等種々のＡＰＬを搭載可能である。
【００３８】また、通信Ｉ／Ｆ３１はＴＣＰ／ＩＰによって上記インターネット網１０にアクセスして双方向通信を行うことが可能であり、インターネット網１０を介して種々のデータやファイル等の授受がなされる。すなわち、承認者は入力装置３２ｂにて所定の操作を行いメーラー３４を起動することによってメールの送受信を行うことが可能であり、メーラー３４は承認者の操作に応じてＳＭＴＰとＰＯＰとによってインターネット網１０を介してメールの送受信を行う。さらに、承認者は入力装置３２ｂにて所定の操作を行うことによってブラウザ３５を起動することが可能であり、ブラウザ３５を利用してサーバ４０にアクセスし、同サーバ４０が出力する返答入力画面をウェブページの一つとして閲覧することができる。
【００３９】図４はサーバ４０の概略構成を示している。同図において、サーバ４０は通信Ｉ／Ｆ４１とハードディスク４３とを備えており、図示しないＣＰＵ等によって実行されるＯＳ４２の制御下において承認順序の認識や承認依頼の出力、回覧案件の作成／蓄積等を実行可能に構成される。通信Ｉ／Ｆ４１はＴＣＰ／ＩＰによって上記インターネット網１０にアクセスし、双方向通信を行うことが可能であり、作成者クライアント２０ａや承認者クライアント３０ａにメールを送信したり、所定のウェブページを表示させるためのｈｔｍｌファイル５０ａを出力可能であり、作成者がウェブブラウザによって進捗状況を確認したり承認者が承認返答を行うことを可能にしている。
【００４０】ハードディスク４３には回覧承認ＡＰＬ５０とｈｔｍｌファイル５０ａと承認データ４４と回覧案件データ４５と作成者データ４６と案件フォームデータ４７とが格納されており、回覧案件データ４５や作成者データ４６等は後から追加することもできる。承認データ４４としては案件種別リスト４４ａと承認者データ４４ｂと承認者リスト４４ｃとが備えられており、これらのデータによって承認者を特定し、また、各回覧案件に対する承認順序を認識することが可能である。図５は案件種別リスト４４ａの構成の一例を示している。同案件種別リスト４４ａは回覧案件の種類と承認者リストとを対応づけるテーブルであり、後述する回覧案件の種類毎に、いずれの種類がいずれの承認者リストに従うべきかが規定されている。
【００４１】図６は、承認者データ４４ｂの構成の一例を示している。同承認者データ４４ｂは承認者を特定するためのデータを蓄積しているものであり、本実施形態においては各承認者のメールアドレスが登録される。すなわち、本システムにおいては承認者を特定し、メールを使用して承認依頼を行うので、当該メールアドレスが承認者を特定するとともに承認依頼の送信先をも明らかにしている。むろん、メールアドレスを蓄積する他、承認者の住所や会社における部署，地位等を同時に登録しておくこともできる。
【００４２】図７は、承認者リスト４４ｃの構成の一例を示している。同承認者リスト４４ｃは各承認者の承認順序が登録されており、複数のリストが存在するとともにそれぞれにおいて承認者が承認順に記載されたテーブルが構成されている。これらの承認データ４４は承認依頼の実行時にて上記回覧承認ＡＰＬ５０に参照される。例えば、回覧案件の種類が図５に示す「新規取引承認の件」であれば、承認者リスト１に基づいて承認者を決定する旨が規定されている。承認者リスト１においては図７に示すように「承認者１，承認者２，承認者３，承認者４．．．」として承認順序が規定されているので、まず承認者１に承認依頼がなされる。このとき、承認者データ４４ｂを参照すれば「承認者１」のメールアドレスが判明するのでかかるメールアドレスに承認依頼を送信する。この後、承認者１から承認依頼に対する返答があれば、さらに「承認者２」のメールアドレスを参照して承認依頼を送信することとなる。
【００４３】本実施形態においては、このような承認データ４４の構造によって承認者等の追加／変更時に行う作業が低減されている。すなわち、本システムの運営に当たり回覧案件種類，承認者，承認順序の変更は当然に予測される。ここで、例えば、案件種類を新たに追加する場合は案件種別リストに当該案件を追加し、承認者リストを対応づけるのみでよい。むろん、当該追加案件の承認順序が今までにないものであるときには承認者リストも作成して追加する必要があるが、すでに存在する承認者リストと同一の承認順序であれば当該承認者リストを対応づければよく、実質的な作業は案件種別の追加のみである。また、既存の案件種類に対して承認順序を変更するときでも、承認者リストの一つを変更するのみでよい。このように、承認データ４４が案件種別リスト４４ａ，承認者データ４４ｂ，承認者リスト４４ｃからなる構造であることから、追加／変更時に全ての回覧案件について全ての承認順序および承認者のメール送信先を指定する必要が無くなっている。
【００４４】案件フォームデータ４７は回覧案件を作成するに当たり、回覧案件の作成者に対して必要入力項目を提示するためのデータであり、上記回覧承認ＡＰＬ５０は同案件フォームデータ４７を参照して必要入力項目を示す案件作成画面を表示するためのｈｔｍｌファイル５０ａを生成する。作成者は上記ブラウザ２５にて当該ｈｔｍｌファイル５０ａによって案件作成画面を表示させ、必要入力項目に対するデータ入力を行い、回覧承認ＡＰＬ５０はこのデータ入力に基づいて回覧案件データ４５を作成する。また、作成者はブラウザ２５を介して所定のＵＲＬ（ＵｎｉｆｏｒｍＲｅｓｏｕｒｃｅＬｏｃａｔｏｒ）にアクセスし、図示しない画面上で当該作成した回覧案件についての承認依頼を行うことが可能になっており、この承認依頼によって回覧案件データ４５は承認者に対して送信され、承認者が回覧案件の承認内容を視認することができる。
【００４５】図８は、上記ｈｔｍｌファイル５０ａによってブラウザ２５実行下で表示される案件作成画面の一例を示している。同図において、案件作成画面２５ａには最初に案件種別選択エリア２５ｂが表示されるようになっており、同案件種別選択エリア２５ｂにて作成者所望の案件種別を選択すると、各案件種別の必要項目入力エリア２５ｃが表示される。同図に示す例においては、案件種別選択エリア２５ｂにて回覧案件種類として「新規取引承認の件」が選択されており、必要項目入力エリア２５ｃにて必要入力項目「取引先，取引種類，支払条件，登録先，作成者」が表示されている。また、必要項目入力エリア２５ｃにおいては必要項目の入力完了を指示する「ＯＫ」ボタンも表示されている。
【００４６】本例のように必要項目入力エリア２５ｃにデータを入力し「ＯＫ」ボタンをクリックすると、これらのデータは作成者クライアント２０ａからサーバ４０に送信され、サーバ４０の回覧承認ＡＰＬ５０は受信データに基づいて図９に示すような回覧案件データ４５を作成する。同図においては回覧案件データ４５は「新規承認．ｄｏｃ」という名前のファイル名であり、「ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＷｏｒｄ」で開くことのできるファイルである。このファイル生成に当たっては、ｄｏｃファイルに記載する文言の一部は定型化されており、上記受信したデータ内容を所定位置に追加することによって回覧案件データを生成する。
【００４７】例えば、上記図８では案件種別選択エリア２５ｂにて「新規取引承認の件」が選択されており、この選択に基づいて図９の回覧案件文書４５ａの標題に「新規取引承認の件」と記載する。さらに、当該回覧案件文書４５ａにて「今般、ａと新規に取引を開始するに当たり、下記のとおり承認を求めます。」という定型文が用意されており、上記必要項目入力エリア２５ｃの「取引先」項目の「名称」に入力された「××株式会社」というデータに基づいて当該定型文の「ａ」部分に「××株式会社」という文言を挿入する。以下、同様にして上記必要項目入力エリア２５ｃに入力されたデータに基づいて回覧案件文書の文言を作成し、上記回覧案件データ４５として「新規承認．ｄｏｃ」というファイルを作成、蓄積することとなる。
【００４８】尚、本実施形態において、上記回覧案件の作成者のメールアドレスは予め作成者データ４６としてハードディスク４３に格納されており、同メールアドレスによって適正な作成者であるか否かが確認されるようになっている。また、同作成者は自己が作成した回覧案件の承認依頼中にその進捗状況を確認することが可能になっており、確認に当たり当該作成者であるか否かを識別するための確認用ＩＤが各案件毎に付与されるようになっており、上記メールアドレスに対して送信して同確認用ＩＤが通知される。
【００４９】回覧承認ＡＰＬ５０はさらに、このようにしてハードディスク４３に格納された承認データ４４や回覧案件データ４５等に基づいて回覧承認に対する承認依頼を行ったり、承認依頼に対する返答を受け付けたり、進捗状況の確認を受け付けたりする。図１０は同回覧承認ＡＰＬ５０の構成を示すブロック図である。同図において、回覧承認ＡＰＬ５０は上述のようにして回覧案件の作成を司る回覧案件作成部と承認依頼を司る承認依頼処理部と進捗状況の確認を司る進捗状況確認部とから構成されている。承認依頼出力部５１は上記承認データ４４を参照して承認順序を判断するとともに、該当する順序の承認者のメールアドレスを送信先として上記回覧案件データ４５を添付したメールを送信する。また、このメールには承認依頼毎の識別ＩＤが記載されるとともに、承認者の便宜を図るために承認依頼に対する返答を行う際のアクセス先を示すＵＲＬが記載される。このＵＲＬは承認者の便宜を図るために念のため記載されるものであり、むろん単一のＵＲＬを使用する実施形態であってＵＲＬが自明な場合にまでＵＲＬの記載を必要とするわけではない。
【００５０】図１１はかかるメールの一例を示しており、承認者クライアント３０ａを利用する承認者はメーラー３４を介して受信メッセージ３４ａに示すようなメールを受信する。本例においては識別ＩＤが「１２３４５」であり、ＵＲＬが「ｈｔｔｐ：／／ｓｅｒｖｅｒ．．．」である。同図において受信メッセージ３４ａのサブジェクトは「承認依頼の件」となっており、承認者はこのサブジェクトによって自己に対して承認依頼がなされていることを認識する。そして、承認者は添付ファイルである「新規承認．ｄｏｃ」を開き、承認内容を確認した上で承認依頼に対する返答を行う。承認依頼に対する返答を行う時にはブラウザ３５を起動し、上記ＵＲＬにアクセスする。
【００５１】このような承認者からのアクセスは上記回覧承認ＡＰＬ５０の登録承認者判別部５２が受け付けるようになっており、承認者データ４４ｂに基づいてアクセスした者が登録承認者であるか否かを判別する。すなわち、上記識別ＩＤは承認依頼毎に付与されるため各回覧案件毎および承認者毎にユニークである。そこで、当該識別ＩＤ「１２３４５」と承認者のメールアドレスの組が適正であるか否かによって登録承認者であるか否かを判別する。さらに、識別ＩＤ「１２３４５」のみによっていずれの回覧案件に対する返答であるか否かも判別される。
【００５２】登録承認者であることが判別されると、承認返答受付部５３は返答入力画面用のｈｔｍｌファイル５０ａを作成し、上記ブラウザ３５にて図１２に示すような返答入力画面３５ａを表示させる。ここで、上述のように識別ＩＤによっていずれかの回覧案件であるかが判別しているので対象となっている案件の標題も併せて表示される。この返答入力画面３５ａにおいては、「是認」，「否認」，「修正」を選択するためのチェックボックスが用意されており、いずれかにチェックを入れて「実行」ボタンをクリックすると選択内容が承認返答受付部５３にて受け付けられる。
【００５３】また、「承認」チェックボックスの下には「コメント入力」を行うためのチェックボックスが設けられており、上記「是認」，「否認」，「修正」のいずれかをチェックした状態で「コメント入力」にチェックを入れると、コメント入力ボックス３５ｂにコメントを入力することができる。かかる場合には当該コメント内容も併せて上記承認返答受付部５３にて受け付けられる。同承認返答受付部５３は「是認」を受け付けると次の承認順序の承認者に対する承認依頼を実行し、「否認」受け付けるとその旨を作成者に通知し、「修正」を受け付けると修正にかかる回覧案件データを蓄積して次の承認順序の承認者に対する承認依頼を実行する。また、「コメント入力」を受け付けている場合には、コメントが付された回覧案件データにコメントデータを付加して蓄積する。従って、「是認」を行うにしても「条件付きでの是認」を行うことができるし、「否認」あるいは「修正」を行うにしてもその理由を明確にできる。また、内容を大幅に変更したい場合に変更内容をコメントにすることもできる。
【００５４】一方、図１０の進捗状況確認部は作成者からのアクセスに応じて承認依頼の進捗状況を通知する。同図においてアクセス受付部５４は、上記作成者が作成者クライアント２０ａのブラウザ２５を起動しつつ行うアクセスを受け付ける。ここで、上記承認者の確認と同様に作成者データ４６に基づいて作成者のメールアドレスと上記確認用ＩＤとの組によって登録作成者であるか否かを判別する。かかる判別によって登録作成者であると認められると、進捗状況通知部５５は確認用ＩＤに基づいて当該確認依頼のあった回覧案件はいずれであるかを判別し、当該回覧案件の進捗状況確認画面用のｈｔｍｌファイル５０ａを作成し、上記ブラウザ３５にて図１３に示すような進捗状況確認画面２５ｄを表示させる。尚、確認用ＩＤは各案件毎に付与されるので同ＩＤにて案件をも判別することができる。
【００５５】同進捗状況確認画面２５ｄにおいては、当該回覧案件の承認者が承認順序に従って上から記載されており、承認者ステータス表示エリア２５ｅにおいては各承認者についてのステータスが「是認」，「検討中」，「未検討」などと記載されている。ここで、「検討中」は現在承認依頼に対する返答待ち、すなわち、サーバ４０が承認依頼をメールで送信したが、まだ承認返答のアクセスを受け取っていない承認者である。また、承認者ステータス表示エリア２５ｅの下部は、回覧案件表示エリア２５ｆであり、現在の回覧案件、すなわち、回覧案件データ４５として蓄積されたもののうち、最新のものの内容を表示するようになっている。さらに、当該回覧案件について上記コメントデータが付加されているときには、同回覧案件表示エリア２５ｆに当該コメント内容が表示される。尚、本実施形態においては上述の回覧承認ＡＰＬ５０の各部が上記クレームの各手段に対応しており、また、承認データ４４と回覧案件データ４５とが蓄積されるハードディスク４３が上記クレームの回覧案件データ蓄積手段と承認データ蓄積手段を構成している。
【００５６】以下、上記構成における本システムの処理フローを説明する。図１４はサーバ４０にて常時起動される回覧承認ＡＰＬ５０のフローチャートである。同図ステップＳ１００においてサーバ４０は外部コンピュータがブラウザを利用してインターネット網１０を介してアクセスすることを待機しており、これらのアクセスは各外部コンピュータが所定のＵＲＬを指定したり、予め張られたリンクを使用するなどして行うものである。ステップＳ１１０，Ｓ１３０においては、このアクセス時に指定されたＵＲＬによって対応する処理を行うようになっており、回覧案件の作成である場合にはステップＳ１１０の判別を経てステップＳ１２０の回覧案件作成処理を実行する。この回覧案件作成処理は上記回覧承認ＡＰＬの回覧案件作成部によって実行される処理であり、作成者クライアント２０ａを介して作成者が行う処理に応じて回覧案件を作成する。
【００５７】さらに、アクセス時に指定されたＵＲＬが承認依頼のものである場合であって、回覧案件の承認依頼が実行されたと判別されたときには、ステップＳ１４０にて上記承認依頼出力部５１が承認者リストの最初の者から順に承認依頼出力処理を行う。ステップＳ１５０においては、登録承認者判別部５２とアクセス受付部５４が承認依頼に対する返答と進捗状況の受付を行うために外部コンピュータからのアクセスを待ち受けており、アクセス内容に応じて承認返答受付部５３と進捗状況通知部５５とが対応する処理を行い、ステップＳ１６０にて上記承認者リストの全員が返答を終了したと判別されるまで上記ステップＳ１４０以降の処理を繰り返す。ステップＳ１６０にて承認者リストの全員が返答を終了したと判別されると、承認返答受付部５３がステップＳ１７０にて当該回覧案件の作成者に対して回覧が完了した旨のメールを送信する。尚、上記コメントが付加されているときには当該メールに同コメント内容が記載され、条件付き承認がなされた場合であっても作成者はその旨を知ることができる。また、本実施形態においては上記ステップＳ１００や後述するステップＳ４００にて各処理毎のＵＲＬに対するアクセスを受け付けているが、むろん、外部からのアクセスを単一のＵＲＬにて受け付け、同単一のＵＲＬにて表示する画面にて適宜承認返答や進捗状況確認等の処理に移行するように構成することもできる。
【００５８】図１５は上記ステップＳ１２０の回覧案件作成処理を示している。同回覧案件作成処理においては、ステップＳ２００で上記作成者クライアント２０ａのブラウザ２５において図示しない入力画面を表示し、作成者に自己のメールアドレスを入力させる。当該入力によってメールアドレスのデータをサーバ４０が受信すると、ステップＳ２１０にて上記作成者データ４６を参照して受信したメールアドレスがすでに作成者データ４６に登録済であるか否かを判別する。同ステップＳ２１０にてメールアドレスが作成者データ４６に登録済であると判別されないときには、ステップＳ２２０にて上記ブラウザ２５にて視認可能にエラーメッセージを表示させる。ステップＳ２１０にてメールアドレスが作成者データ４６に登録済であると判別されたときには、ステップＳ２３０にて上記案件フォームデータ４７を参照する。
【００５９】ステップＳ２４０では、同案件フォームデータ４７に基づいて上記図８に示すような案件作成画面２５ａを表示するとともに、ブラウザ２５を介して作成者が必要項目にデータを入力することを受け付ける。このとき、上記案件種別に応じた必要項目を表示させつつステップＳ２５０にて必要項目の全てが入力されて「ＯＫ」ボタンがクリックされたか否かを判別しており、同ステップＳ２５０にて「ＯＫ」ボタンがクリックされたと判別されるまでステップＳ２４０以降の処理を繰り返す。ステップＳ２５０にて「ＯＫ」ボタンがクリックされたと判別したときには、ステップＳ２６０にて上記案件作成画面２５ａに入力されているデータに基づいて上記図９に示すような回覧案件データ４５を生成し、上記ハードディスク４３に蓄積する。また、ステップＳ２７０では、作成者が進捗状況を確認する際に使用する確認用ＩＤを当該案件に対して付与し、ステップＳ２８０にて確認用ＩＤを明示したメールを上記作成者クライアント２０ａに対して送信する。ここで、送信先のメールアドレスは上記作成者データ４６に登録されており、同データが参照される。また、確認用ＩＤは当該作成者のメールアドレスと組でハードディスク４３に蓄積される。
【００６０】図１６は上記ステップＳ１４０の承認依頼出力処理を示している。同図においては、ステップＳ３００にて承認依頼毎の識別ＩＤを付与する。ここで、承認依頼毎というのは上述のように回覧案件毎、承認者毎にということであり、上記ステップＳ１４０～Ｓ１６０のループにおいてステップＳ３００が実行されることによって、同じ回覧案件でも異なる承認者に対しては異なる識別ＩＤが与えられる。また、同ステップＳ３００においては、当該識別ＩＤがどの回覧案件でどの承認者に与えられたかを認識可能にするべく、承認者データと識別ＩＤとを組にして承認データ４４として蓄積される。ステップＳ３１０では、承認順序を把握するためにまず上記案件種別リスト４４ａを参照し、当該承認依頼にかかる回覧案件の標題からいずれの承認者リストを参照すべきであるかを認識する。
【００６１】承認者リストが判明すると、ステップＳ３２０にて当該承認者リストを参照し、ステップＳ３３０にて承認者の順序を確認する。このステップＳ３３０が始めて実行された時にはむろん承認者リストの先頭の承認者の順番である旨が確認されるし、後述するステップＳ１５０の処理によってステップＳ１４０～Ｓ１６０のループが繰り返される毎に、承認者の順番は一人ずつ承認者リスト中の後の承認者へと繰り下がるようになっている。同ステップＳ３３０にて順序が確認されるとステップＳ３４０にて承認者データ４４ｂを参照し、当該承認者のメールアドレスを確認する。そして、ステップＳ３５０にて同確認した承認者のメールアドレスを宛先とし、上記回覧案件データ４５のうち最新のものを添付し、上記図１１のように上記ステップＳ３００で付与した識別ＩＤとＵＲＬを明記してメールを送信する。
【００６２】図１７は上記ステップＳ１５０のアクセス受付処理を示している。同アクセス受付処理においては、ステップＳ４００にて所定のＵＲＬに対する外部コンピュータからのアクセスを受け付けており、図示しない入力画面を表示して「進捗状況の確認」と「承認依頼に対する返答」とのいずれかの処理を選択させる。ステップＳ４０５では当該アクセス時の選択内容を判別しており、上記作成者クライアント２０ａのブラウザ２５からのアクセスによって同ステップＳ４０５にて「進捗状況の確認」が選択されたことを判別したときにはステップＳ４１０の進捗状況確認処理を実行する。上記承認者クライアント３０ａのブラウザ３５からのアクセスによってステップＳ４０５にて「承認依頼に対する返答」が選択されたことを判別したときにはステップＳ４１５にてさらに図示しない入力画面を表示し、上記ステップＳ３００にて付与した識別ＩＤと当該承認者のメールアドレスを入力させる。
【００６３】この識別ＩＤとメールアドレスとを受け付けると、ステップＳ４２０において上記承認データ４４を参照し、上記ステップＳ３００にて蓄積された識別ＩＤと承認者のメールアドレスとの組と、当該ステップＳ４１５にて入力された識別ＩＤとメールアドレスとの組が一致するか否かを判別する。同ステップＳ４２０にて識別ＩＤとメールアドレスとの組が正しいと判別されないときには、ステップＳ４２５にて上記ブラウザ３５にて視認可能にエラーメッセージを表示させる。ステップＳ４２０にて識別ＩＤとメールアドレスとの組が正しいと判別された時には、ステップＳ４３０にて当該識別ＩＤから回覧案件を認識する。そして、ステップＳ４３５にて図１２に示す返答入力画面３５ａを表示し、当該回覧案件に対する返答を入力させる。
【００６４】ステップＳ４３７においては、承認者が同返答入力画面３５ａにて「コメント入力」をチェックしたか否かを判別しており、同ステップＳ４３７にて「コメント入力」がチェックされていたと判別したときには、ステップＳ４３８にて上記コメント入力ボックス３５ｂに入力されている内容のコメントデータをこの時点の回覧案件データに対応づけて蓄積する。さらに、ステップＳ４４０においては、承認者が上記返答入力画面３５ａにていずれの返答を入力したか判別しており、同ステップＳ４４０にて「是認」が入力されたと判別したときには、ステップＳ４５０にて上記承認者リスト４４ｃ中の承認者を次の順番の承認者へと繰り下げる。すなわち、この処理の後に上記図１４に示すループに戻ってステップＳ１４０以降の処理を繰り返すことにより、ある承認者の返答を受信してから次の承認者に対する承認依頼を行うこととなる。上記ステップＳ４４０にて「否認」が入力されたと判別したときには、ステップＳ４４５にて上記作成者データ４６を参照し、当該回覧案件が「否認」された旨を作成者にメールで送信する。作成者は作成者クライアント２０ａのメーラー２４を介して当該メールを開封することによって当該回覧案件が「否認」された旨を遅滞なく知ることができる。尚、この時点で上記コメントデータが蓄積されているときには、当該コメント内容が当該メールに記載されて送信される。
【００６５】一方、上記ステップＳ４４０にて「修正」が入力されたと判別したときには、承認者が入力する回覧案件の修正を受け付ける。このため、ステップＳ４５５においては、案件フォームデータ４７を参照し、ステップＳ４６０において上記図８と略同内容の修正入力画面を表示する。この画面においては、案件種別選択エリア２５ｂと同様な画面によって案件種別を選択させ、さらに必要項目入力エリア２５ｃと同様な画面によって修正事項を入力させる。ただし、この画面においては修正事項のみの入力で十分であることから、表示項目のうち一つ以上の項目にデータを入力し「ＯＫ」ボタンをクリックすればよい。
【００６６】ステップＳ４６５では「ＯＫ」ボタンがクリックされたか否かを判別しており、同ステップＳ４６５にて「ＯＫ」ボタンがクリックされたと判別されたときには、ステップＳ４７０にて上記修正入力画面にて入力されている修正データに基づいて上記図９に示すような「新規承認．ｄｏｃ」というファイルを一部修正し、新たな「新規承認１．ｄｏｃ」というファイルとして上記ハードディスク４３に蓄積する。この後、ステップＳ４５０以降の処理が実施されることによって、当該承認者は上記修正を行った上で「是認」をしたということとなる。尚、このように「修正」が選択された場合であって上記ステップＳ４３８にてコメントデータを蓄積しているときには、当該蓄積したコメントデータを当該修正済の「新規承認１．ｄｏｃ」というファイルに対応づける。
【００６７】図１８は上記ステップＳ４１０の進捗状況確認処理を示している。同進捗状況確認処理においては、上記作成者クライアント２０ａのブラウザ２５からのアクセスによって上記ステップＳ４０５にて「進捗状況の確認」が選択されたと判別したことに続いて、ステップＳ５００にてさらに図示しない入力画面を表示し、上記ステップＳ２７０にて付与した確認用ＩＤと当該作成者のメールアドレスを入力させる。この確認用ＩＤと作成者のメールアドレスとを受け付けると、ステップＳ５１０において上記作成者データ４６を参照し、上記ステップＳ２７０にて蓄積された確認用ＩＤと作成者のメールアドレスとの組と、当該ステップＳ５００にて入力された確認用ＩＤとメールアドレスとの組が一致するか否かを判別する。
【００６８】同ステップＳ５１０にて確認用ＩＤとメールアドレスとの組が正しいと判別されないときには、ステップＳ５２０にて上記ブラウザ２５にて視認可能にエラーメッセージを表示させる。ステップＳ５１０にて確認用ＩＤとメールアドレスとの組が正しいと判別された時には、ステップＳ５３０にて当該確認用ＩＤから回覧案件を認識し、図１３に示す進捗状況確認画面２５ｄを表示し、当該回覧案件にの進捗状況を作成者に認識させる。
【００６９】以下、上記構成およびフローチャートにおいて実現される本発明の動作を説明する。本発明において回覧案件の承認依頼を行うには、まず作成者が回覧案件を作成する必要がある。この前提として、作成者はサーバ４０の作成者データ４６に自己のメールアドレスを予め登録しておく。また、承認者も予め決められており、承認者データ４４ｂにそのメールアドレスが登録される。さらに、承認順序も決められており、案件種別リスト４４ａと承認者リスト４４ｃとも登録されている。かかる状況において作成者は作成者クライアント２０ａの入力装置２２ｂ等を操作してブラウザ２５を起動し、通信Ｉ／Ｆ２１，インターネット網１０を介してサーバ４０にアクセスする。
【００７０】このとき、サーバ４０はステップＳ１１０の判別を経てステップＳ１２０の回覧案件作成処理を行う。ここで、作成者はサーバ４０のステップＳ２００の処理においてメールアドレスの入力を促されるので、ブラウザ２５の表示画面を視認しつつ入力装置２２ｂにて自己のメールアドレスを入力する。このメールアドレスのデータがブラウザ２５の処理によってサーバ４０に送信されると、サーバ４０はステップＳ２１０において当該メールアドレスが上記作成者データ４６として登録済であるか否かを判別する。ステップＳ２１０においてメールアドレスが登録済であると判別されると、ステップＳ２３０，Ｓ２４０の処理によって所定のｈｔｍｌファイル５０ａが生成され、作成者はブラウザ２５において図８に示す案件作成画面を視認する。
【００７１】作成者が図８に示すように案件種別選択エリア２５ｂにおいて「新規取引承認の件」を選択すると、当該選択を示すデータがサーバ４０に送信され、さらに、必要項目入力エリア２５ｃに図８に示すような「新規取引承認の件」を作成する際に必要となる入力項目が表示される。作成者が入力装置２２ｂを使用してブラウザ２５の表示画面たる案件作成画面２５ａにて「取引先」の「名称」に「××株式会社」，住所に「○○県○○市」等と入力していき、「ＯＫ」ボタンをクリックすると、各入力項目のデータがサーバ４０に対して送信される。この結果、サーバ４０は図９に示すような「新規承認．ｄｏｃ」ファイルを作成し、回覧案件データ４５としてハードディスク４３に蓄積する。この後、サーバ４０はステップＳ２７０にて確認用ＩＤを付与し、メールにて送信するので、作成者が作成者クライアント２０ａのメーラー２４にて当該メールを受信して開封すると、作成者は確認用ＩＤを認識することができる。
【００７２】このようにして回覧案件を作成／蓄積すると、当該回覧案件の承認依頼を行うことができる。ここで、回覧案件に対する承認順序や承認者は予め上記承認データ４４として格納されたデータによって案件種別毎に規定されているので、作成者は承認順序や承認者を指定する必要はない。作成者が上記ブラウザ２５においてサーバ４０にアクセスし、当該回覧案件「新規承認．ｄｏｃ」に対する承認依頼を実行すると、サーバ４０においてはステップＳ１３０の判別を経てステップＳ１４０の承認依頼出力処理を実行する。同承認来出力処理においてはステップＳ３００にて識別ＩＤを付与し、「新規承認．ｄｏｃ」の標題から案件種別を把握するとともにステップＳ３１０～Ｓ３３０の処理にて承認順序を把握する。そして、ステップＳ３４０にて送信先を把握するとともにステップＳ３５０にて当該承認順序の承認者に対して図１１に示すようなメールを送信する。
【００７３】承認者は承認者クライアントのメーラー３４によってメールを受信した旨を認識し、当該受信メールのサブジェクトによって自己に対して承認依頼がなされた旨を認識する。承認者がメーラー３４にて受信メールを開封するとその内容から自己に付与された識別ＩＤと承認返答用のＵＲＬを知ることができる。さらに、当該メールには回覧案件を表示するための「新規承認．ｄｏｃ」ファイルが添付されているので、同「新規承認．ｄｏｃ」ファイルを開くことによって当該承認者は承認内容を知ることができる。承認者は同「新規承認．ｄｏｃ」ファイルの承認内容を検討した上で、その承認を行うために入力装置３２ｂ等によってブラウザ３５を起動し、上記ＵＲＬにアクセスする。
【００７４】サーバ４０は当該承認者からのアクセスをステップＳ１５０のアクセス受付処理にて受け付けており、ステップＳ４００にて図示しない画面によって「進捗状況の確認」と「承認依頼に対する返答」とのいずれかの処理を選択させる。承認者がブラウザ３５を視認しつつ入力装置３２ｂによって「承認依頼に対する返答」を選択すると、当該選択を示すデータがサーバ４０に送信され、サーバ４０はステップＳ４１５にて図示しない入力画面にて識別ＩＤとメールアドレスとを入力させる。図１１に示すメールを受け取った承認者は、当該入力画面にて識別ＩＤ「１２３４５」とメールアドレス「ａｐｐｒｏｖａｌ１＠＊＊＊＊．ｎｅ．ｊｐ」を入力する。
【００７５】これらの入力データはブラウザ３５の処理によってサーバ４０に送信され、サーバ４０はステップＳ４２０にてこれらの組が正しいことを判別する。その結果、ステップＳ４３０にて識別ＩＤに基づいて当該返答が上記「新規承認．ｄｏｃ」に対するものであると認識し、ステップＳ４３０にて図１２に示す返答入力画面３５ａを表示する。承認者がブラウザ３５にて当該返答入力画面を視認して「是認」である旨を選択すると、ステップＳ４５０にて承認者リストの順序が繰り下げられ、ステップＳ１４０以降の処理を繰り返す。このようにしてステップＳ１４０～Ｓ１６０のループを実行し、承認者リストに記載された全ての承認者から「是認」の返答を受けると、ステップＳ１７０にて作成者データを参照し、当該「新規承認．ｄｏｃ」に対する回覧が終了した旨のメールを作成者に対して送信する。作成者が作成者クライアント２０ａのメーラー２４にて当該メールを開封すると、同メールに回覧案件の承認が完了した旨が記載されているので、作成者は回覧完了を遅滞なく知ることができる。
【００７６】一方、承認者が「新規承認．ｄｏｃ」に対して修正を加えた上で「是認」する場合には、上記ステップＳ４３５の処理において承認者は承認者クライアント３０ａのブラウザ３５を視認しつつ「修正」をする旨を選択する。この結果、ステップＳ４５５，Ｓ４６０の処理によってブラウザ３５の画面が上記図８と略同様の修正入力画面に切り替わる。そこで、承認者が所望の項目に対して例えば、支払条件の支払日を「翌月１５日」に修正するなどして「ＯＫ」ボタンをクリックする。その結果、図９に示す「新規承認．ｄｏｃ」ファイルの支払日が「翌月１５日」に修正された「新規承認１．ｄｏｃ」ファイルが蓄積され、当該修正後に本案件を「是認」したとしてステップＳ４５０以降の処理を実行する。
【００７７】これ以後は、上記ステップＳ３５０においてこの修正された「新規承認１．ｄｏｃ」ファイルを添付して承認依頼を行うようになる。さらに、いずれかの承認者が上記ステップＳ４３５の処理においてブラウザ３５を視認しつつ「否認」をする旨を選択すると、サーバ４０はステップＳ４４５にて作成者に対して否認された旨のメールを送信する。従って、作成者は作成者クライアント２０ａのメーラー２４にて当該メールを開封することにより、自己が作成した回覧案件が「否認」された旨を遅滞なく知ることができる。
【００７８】作成者はこのようにして承認依頼をし、承認の完了あるいは否認の旨の返答を待ち受けている状態において、いつでもその進捗状況を確認することができる。このためには、作成者は作成者クライアント２０ａにて入力装置２２ｂを使用してブラウザ２５を起動し、サーバ４０にアクセスする。サーバ４０は当該承認者からのアクセスをステップＳ１５０のアクセス受付処理にて受け付けており、ステップＳ４００にて図示しない画面によって「進捗状況の確認」と「承認依頼に対する返答」とのいずれかの処理を選択させる。作成者がブラウザ２５を視認しつつ入力装置２２ｂによって「進捗状況の確認」を選択すると、当該選択を示すデータがサーバ４０に送信され、サーバ４０はステップＳ４１０の進捗状況確認処理を行う。
【００７９】すなわち、続いてブラウザ２５にて図示しない入力画面を表示させ、確認用ＩＤとメールアドレスとを入力させる。作成者が回覧案件の作成後に受け取った確認用ＩＤと自己のメールアドレスを入力すると、これらの入力データはブラウザ２５の処理によってサーバ４０に送信され、サーバ４０はステップＳ５１０にてこれらの組が正しいことを判別する。その結果、ステップＳ５３０にて確認用ＩＤに基づいて当該確認が上記「新規承認．ｄｏｃ」に対するものであると認識し、ステップＳ５３０にて図１３に示す進捗状況確認画面２５ｄを表示する。この結果、承認者３が現在検討中であることを知ることができ、さらに、現在の回覧案件を視認することによって回覧案件に修正があった場合にはその修正事項も知ることができる。このステップＳ５３０においては、上記ステップＳ４３８にて入力されたコメントがある場合に当該コメントも表示する。従って、回覧案件について条件付き承認がなされた場合等にその条件を認識することができる。
【００８０】以上説明したように、本発明においては承認データ４４にて案件種別リスト４４ａと承認者データ４４ｂと承認者リスト４４ｃとを蓄積し、これらのデータを参照して各案件別の承認順序とその承認者のメール送信先を判別しているが、承認データにおいては所定の回覧案件に対する承認順序とその承認者とを特定することができればよく、必ずしもかかる構成に限られることはない。例えば、各社員の部署等を明示したテーブルを作成し、当該テーブルにおいて承認資格の有無を明示して、当該承認資格を有するもののうちテーブルに記載された順番に承認依頼を行うことなどが可能である。
【００８１】また、上述のように承認に当たり回覧案件を修正する資格も修正資格としてテーブルに記載することによって、承認者の一部のみが修正を行うことができるように構成することもできる。さらに、通常の会社においては各社員は何らかの部署に配属されるとともにそれぞれに役職があり、いずれの社員が承認を与えるのかはその役職によって決定されることも多い。そこで、所定の役職以上の者を承認者あるいは修正資格を有する承認者とすることもできる。この場合、すでに社員名簿をデータ化して蓄積しているような会社は、当該名簿のデータを本システムに流用することができて好適である。
【００８２】また、上記実施形態においては作成者が回覧案件を作成するに当たり、必要入力項目を入力するように構成していた。かかる構成においては、回覧案件の作成に当たり必要最低限の項目を入力するのみで足りる点で、回覧案件作成に不慣れな作成者であっても簡単に案件を作成できて好適であるが、他の構成を採用することも可能である。例えば、上記回覧案件の作成に当たり上記図９に示すような回覧案件の雛形を表示し、作成者がブラウザ画面上で所定の位置をクリックすることによって当該クリック位置の文面を修正可能に構成し、かかる修正後の内容を回覧案件データとして蓄積することもできる。
【００８３】このような場合、上記雛形の修正に先立ってアクセス時には作成者を特定するために部署名・氏名・メールアドレス等を入力して、サーバヘのアクセスを完了し、順次選択項目を表示して最終的に図９に示す雛形を表示するように構成すると、案件作成を簡単に行うことができて好適である。すなわち、作成すべき回覧案件の案件種類を画面上に一覧表示し、作成者が所望の案件種類をクリックすることにより上記図９に示すような回覧案件の雛形が表示されるようにすると容易に回覧案件を選択できる。
【００８４】さらに、案件種類の一覧表示においては選択可能な案件種類の全てを一度に表示する必要があるわけではなく、階層的に表示すればより便利である。すなわち、案件種類の選択においては回覧案件データ４５の保存してあるフォルダを視認できるように構成すれば案件種類を階層的に表示することができる。この階層表示においては、例えば、回覧案件をまず「承認文書」，「依頼書」，「稟議書」，「掲示文書」等の大きな分類で分けるとともに対応する「承認文書フォルダ」等のフォルダを作成し、これらのフォルダの中に「新規取引契約の締結に関する承認の件」，「新規設備投資に関する承認の件」等といった個別の承認案件の雛形ファイルを保存する。そして、かかるフォルダをブラウザにて視認可能にすれば、作成者は自己の作成したい回覧案件を素早く見つけることができる。
【００８５】また、上述のようにアクセス時に入力した部署名等によってより利便性の高いインタフェースを提供することもできる。すなわち、作成者によっては特定種類の回覧案件しか作成しない場合もあり、かかる場合に案件種類の全てを表示するのは煩雑である。そこで、上記入力された作成者の部署および氏名によって選択可能な案件種別を限定すると好適である。さらに、これらの部署名・氏名等のデータは、入力された雛形の表示に当たり前もって雛形に挿入し、図９の下部に示すような署名等を入力する必要がないように構成すると好適である。
【００８６】さらに、上述の実施形態においては承認依頼に対して「否認」がなされた場合および回覧完了時にその旨を回覧案件の作成者に対して通知していたが、この通知相手は必ずしも作成者である必要はない。例えば、ある部署に新規プロジェクト開始の依頼等を行うためにその依頼書を回覧承認した場合、回覧完了時には当該依頼先の部署に回覧案件を転送すると好適であるし、上司の命令によって部下が稟議書を作成した場合であって、その稟議結果を当該上司に伝達する必要がある場合には「否認」と回覧完了時にはその旨を上司に対して通知するように構成すると好適である。さらに、上述の実施形態においては作成者が進捗状況を確認するように構成していたが、かかる確認者も作成者に限られず上司や依頼先等種々の者が実行可能に構成することができる。
【００８７】以上説明したように、本発明においては回覧案件データと承認者登録データと承認順序データとを蓄積し、回覧案件データに対する承認依頼を行って当該承認依頼に対する返答を承認者から受け取るという処理を同承認順序データに基づいて所定の承認順序で行う。ここで、承認順序は予め登録されており、回覧案件を作成するに当たり少なくとも承認内容を知っていれば回覧案件を作成可能である。また、承認依頼と返答を集中的に管理することから、承認中に進捗状況を容易に把握することが可能である。

【出願人】	【識別番号】３９００４０１８７【氏名又は名称】株式会社メルコ
【出願日】	平成１２年１０月４日（２０００．１０．４）
【代理人】	【識別番号】１０００９６７０３【弁理士】【氏名又は名称】横井俊之
【公開番号】	特開２００２－１０８７８９（Ｐ２００２－１０８７８９Ａ）
【公開日】	平成１４年４月１２日（２００２．４．１２）
【出願番号】	特願２０００－３０４８６２（Ｐ２０００－３０４８６２）