| 【発明の名称】 |
文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体 |
| 【発明者】 |
【氏名】飯島 圭子
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| 【要約】 |
【課題】ユーザが文書データを保存した階層フォルダの場所を過去のフォルダ構造で記憶している場合でも、階層フォルダを手繰ることによって文書データを検索して参照することができる文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体を提供する。
【解決手段】文書管理装置は、ユーザが設定した復元表示範囲のフォルダ及び指定した指定日時に基づいてフォルダ情報テーブル４００、フォルダ履歴テーブル５００、文書情報テーブル７００及び文書履歴テーブル８００を参照することによって、文書データリストウィンドウ３００の左側に指定日時のフォルダ構造を表示し、文書データリストウィンドウ３００の右側に指定日時の文書データリストを表示し、ＣＲＴ１１０の表示画面上に文書データを復元表示する。 |
【特許請求の範囲】
【請求項１】 文書データを分類して保存する階層フォルダを作成する作成手段と、前記文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存手段と、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更手段とを備える文書管理装置において、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示する表示手段とを備えることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】 前記文書データの内容を変更する変更手段と、前記文書データの内容の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記文書データの内容の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記文書データの内容を復元表示する表示手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】 前記文書データの保存場所を前記階層フォルダの１つから前記階層フォルダの他の１つに変更する変更手段と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記階層フォルダ内の文書データリストを復元表示する表示手段とを備えることを特徴とする請求項１又は２記載の文書管理装置。
【請求項４】 前記文書管理装置が通信網を介して他の文書管理装置と接続されており、該他の文書管理装置は、前記階層フォルダ、前記フォルダ構造及び前記文書データを共用することができるように構成されていることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項５】 前記表示手段は、指定日時を設定するように構成されていることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
【請求項６】 文書データを分類して保存する階層フォルダを作成する作成工程と、前記文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存工程と、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更工程とを有する文書管理方法において、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示する表示工程とを有することを特徴とする文書管理方法。
【請求項７】 前記文書データの内容を変更する変更工程と、前記文書データの内容の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記文書データの内容の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記文書データの内容を復元表示する表示工程とを有することを特徴とする請求項６記載の文書管理方法。
【請求項８】 前記文書データの保存場所を前記階層フォルダの１つから前記階層フォルダの他の１つに変更する変更工程と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記階層フォルダ内の文書データリストを復元表示する表示工程とを有することを特徴とする請求項６又は７記載の文書管理方法。
【請求項９】 前記表示工程において、指定日時が設定されることを特徴とする請求項６乃至８のいずれか１項に記載の文書管理方法。
【請求項１０】 文書管理方法によって実行されるプログラムを記憶した読み出し可能な記憶媒体において、前記プログラムは、文書データを分類して保存する階層フォルダを作成する作成モジュールと、前記文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存モジュールと、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更モジュールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保存モジュールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示する表示モジュールとを記憶したことを特徴とする記憶媒体。
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【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、任意のフォルダ構造の任意の階層フォルダに文書データを分類して保存することによって、文書データを管理する文書管理装置が提案されている。
【０００３】この文書管理装置によれば、文書データに変更が生じた場合、文書データの変更履歴を保存することにより、ユーザは過去の文書データを参照することができる。また、ユーザは、文書データを分類して保存する階層フォルダを任意に作成し、そのフォルダ構造を変更することができる。
【０００４】このような文書管理装置では、ユーザは、階層フォルダに文書データを分類して保存し、後で階層フォルダを手繰ることによって文書データを検索して参照することが多い。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の文書管理装置は、最新のフォルダ構造の階層フォルダで文書データを分類して保存するのみであり、フォルダ構造の変更履歴を管理していないため、過去のフォルダ構造を復元表示することができず、ユーザが文書データを保存した階層フォルダの場所を過去のフォルダ構造で記憶している場合には、階層フォルダを手繰ることによって文書データを検索するのが困難であった。
【０００６】本発明の目的は、ユーザが文書データを保存した階層フォルダの場所を過去のフォルダ構造で記憶している場合でも、階層フォルダを手繰ることによって文書データを検索して参照することができる文書管理装置及び方法、並びに記憶媒体を提供することにある。
【０００７】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するために、請求項１記載の文書管理装置は、文書データを分類して保存する階層フォルダを作成する作成手段と、前記文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存手段と、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更手段とを備える文書管理装置において、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【０００８】請求項２記載の文書管理装置は、請求項１記載の文書管理装置において、前記文書データの内容を変更する変更手段と、前記文書データの内容の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記文書データの内容の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記文書データの内容を復元表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【０００９】請求項３記載の文書管理装置は、請求項１又は２記載の文書管理装置において、前記文書データの保存場所を前記階層フォルダの１つから前記階層フォルダの他の１つに変更する変更手段と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報を保存する保存手段と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記階層フォルダ内の文書データリストを復元表示する表示手段とを備えることを特徴とする。
【００１０】請求項４記載の文書管理装置は、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の文書管理装置において、前記文書管理装置が通信網を介して他の文書管理装置と接続されており、該他の文書管理装置は、前記階層フォルダ、前記フォルダ構造及び前記文書データを共用することができるように構成されていることを特徴とする。
【００１１】請求項５記載の文書管理装置は、請求項１乃至４のいずれか１項に記載の文書管理装置において、前記表示手段は、指定日時を設定するように構成されていることを特徴とする。
【００１２】上記目的を達成するために、請求項６記載の文書管理方法は、文書データを分類して保存する階層フォルダを作成する作成工程と、前記文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存工程と、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更工程とを有する文書管理方法において、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示する表示工程とを有することを特徴とする。
【００１３】請求項７記載の文書管理方法は、請求項６記載の文書管理方法において、前記文書データの内容を変更する変更工程と、前記文書データの内容の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記文書データの内容の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記文書データの内容を復元表示する表示工程とを有することを特徴とする。
【００１４】請求項８記載の文書管理方法は、請求項６又は７記載の文書管理方法において、前記文書データの保存場所を前記階層フォルダの１つから前記階層フォルダの他の１つに変更する変更工程と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報を保存する保存工程と、前記文書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記階層フォルダ内の文書データリストを復元表示する表示工程とを有することを特徴とする。
【００１５】請求項９記載の文書管理方法は、請求項６乃至８のいずれか１項に記載の文書管理方法において、前記表示工程において、指定日時が設定されることを特徴とする。
【００１６】上記目的を達成するために、請求項１０記載の記憶媒体は、文書管理方法によって実行されるプログラムを記憶した読み出し可能な記憶媒体において、前記プログラムは、文書データを分類して保存する階層フォルダを作成する作成モジュールと、前記文書データを前記階層フォルダの１つに保存する保存モジュールと、前記階層フォルダのフォルダ構造を変更する変更モジュールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報を保存する保存モジュールと、前記フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時における前記フォルダ構造を復元表示する表示モジュールとを記憶したことを特徴とする。
【００１７】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態に係る文書管理装置を図面を参照して詳述する。
【００１８】図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。
【００１９】図１において、本発明の実施の形態に係る文書管理装置は、ＣＰＵ１０１と、バス１０２を介してＣＰＵ１０１に夫々接続された各構成要素からなり、この各構成要素は、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク１０５、ＣＤ−ＲＯＭ読取り装置１０６、スキャナ１０７、ＲＯＭ１０８、ＲＡＭ１０９及びＣＲＴ１１０からなる。
【００２０】ハードディスク１０５は、文書データ、文書情報テーブル及び文書履歴テーブル、並びにフォルダ、フォルダ情報テーブル及びフォルダ履歴テーブルを保存し、ＣＤ−ＲＯＭ読取り装置１０６は、ＣＤ−ＲＯＭ１１１に保存された文書データ、文書情報テーブル及び文書履歴テーブル、並びにフォルダ、フォルダ情報テーブル及びフォルダ履歴テーブルを読み出してハードディスク１０５へ供給し、スキャナ１０７は、紙に印刷された文書データを画像データとして読み出して同様にハードディスク１０５へ供給する。ＲＯＭ１０８は、ＣＰＵ１０１が実行するプログラムを保存し、ＲＡＭ１０９は、ＣＰＵ１０１が上記プログラムを実行する際のワークメモリとして使用され、ＣＲＴ１１０は、復元表示されたフォルダ構造、フォルダ内の文書データリスト、及び文書データ等を表示する。
【００２１】尚、上述したハードディスク１０５では、電源が切られても、文書データ、文書情報テーブル及び文書履歴テーブル、並びにフォルダ、フォルダ情報テーブル及びフォルダ履歴テーブルが消去されることはない。
【００２２】また、接続された各機器相互間のアドレス信号、制御信号及び各種データはバス１０２を介して転送が行われる。
【００２３】図２は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理装置によって実行されるフォルダの管理処理のフローチャートである。
【００２４】まず、ＲＯＭ１０８内のプログラムに従って、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク１０５、スキャナ１０７、ＲＡＭ１０９、ＣＲＴ１１０を初期化し（ステップＳ２０１）、次にＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される後述する図３の文書データリストウィンドウ３００を用いてユーザがキーボード１０３又はマウス１０４により管理処理すべきフォルダを選択する（ステップＳ２０２）。
【００２５】図３は、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される文書データリストウィンドウの説明図である。
【００２６】図３において、文書データリストウィンドウ３００は、その左側部分に階層フォルダのフォルダ構造３０１を備え、その右側部分に文書データリスト３０２を備える。
【００２７】図２に戻り、ステップＳ２０３では、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される不図示の指示ボタンを用いてユーザは作業の種類、即ち「新規フォルダの作成」、「フォルダ名の変更」又は「フォルダの保存位置の変更」のいずれか１つを選択し、次いで、ステップＳ２０３で選択された作業の種類を判別する（ステップＳ２０４）。
【００２８】ステップＳ２０４の判別の結果、作業の種類が「新規フォルダの作成」であるときは、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される新規フォルダの名前の入力を促す不図示のパネルを用いてユーザがキーボード１０３から新規フォルダの名前を入力し（ステップＳ２１０）、ステップＳ２０２で選択されたフォルダの下に新規フォルダを作成して（ステップＳ２１１）（作成工程）、ステップＳ２４０（保存工程）に進む。
【００２９】ステップＳ２０４の判別の結果、作業の種類が「フォルダ名の変更」であるときは、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される変更後のフォルダの名前の入力を促す不図示のパネルを用いてユーザがキーボード１０３から変更後のフォルダの名前を入力し（ステップＳ２２０）、ステップＳ２０２で選択されたフォルダの名前を変更して（ステップＳ２２１）、ステップＳ２４０に進む。
【００３０】ステップＳ２０４の判別の結果、作業の種類が「フォルダの保存位置の変更」であるときは、文書データリストウィンドウ３００を用いてユーザがキーボード１０３又はマウス１０４により移動先の親フォルダを選択し（ステップＳ２３０）、ステップＳ２０２で選択されたフォルダをステップＳ２３０で選択された親フォルダの下に移動して（ステップＳ２３１）（変更工程）、ステップＳ２４０に進む。
【００３１】ステップＳ２４０では、フォルダの作成、名前変更及び移動の情報を後述する図４のフォルダ情報テーブルに保存し、且つフォルダの作成、名前変更及び移動の履歴の情報を後述する図５のフォルダ履歴テーブルに保存する。
【００３２】次いで、ユーザによるフォルダの管理処理の繰り返しの指示があるか否かを判別し（ステップＳ２５０）、指示がある場合は、ステップＳ２０２以降のフォルダの管理処理を繰り返し、指示がない場合は、フォルダの管理処理を終了する。
【００３３】以下、ステップＳ２４０で保存された図４のフォルダ情報テーブル４００を説明する。図４は、図１の文書管理装置のハードディスク１０５に保存されたフォルダ情報テーブルの説明図である。
【００３４】図４において、フォルダ情報テーブル４００は、各フォルダのフォルダ番号、名前、親フォルダ番号、バージョン番号及び更新日付の情報を保存する。
【００３５】図４のフォルダ情報テーブル４００は、その名前が「ｒｏｏｔ」であるフォルダ１を大元のフォルダとして保存する。また、図４のフォルダ情報テーブル４００のフォルダ４は、１９９７年１０月１０日に「ｒｏｏｔ」の下に「進捗報告書」という名前で作成されたことが分かる。
【００３６】以下、ステップＳ２４０で保存された図５のフォルダ履歴テーブル５００を説明する。図５は、図１の文書管理装置のハードディスク１０５に保存されたフォルダ履歴テーブルの説明図である。
【００３７】図５において、フォルダ履歴テーブル５００は、図４のフォルダ情報テーブル４００と同様に各フォルダのフォルダ番号、名前、親フォルダ番号、バージョン番号及び更新日付の情報を保存する。
【００３８】図４のフォルダ情報テーブル４００におけるフォルダ３は、バージョン番号が２であるため、過去の状態から変更されていることが分かる。すなわち、フォルダ３は、図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照すると、１９９７年１０月１０日に「３課内回覧」と言う名前で作成されたことが分かる一方、図４のフォルダ情報テーブル４００を参照すると、１９９９年１月６日に名前を「３課内回覧」から「１課内回覧」に変更されているのが分かる。
【００３９】図４のフォルダ情報テーブル４００の「予算決裁書」であるフォルダ９は、親フォルダ番号が１であるので、現在は「ｒｏｏｔ」の下にあることが分かるが、バージョン番号が２であるため、過去の状態から変更されていることが分かる。すなわち、フォルダ９は、図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照すると、１９９７年１１月８日にフォルダ８の下に作成されたのが分かり、図４のフォルダ情報テーブル４００を参照すると、１９９８年１月６日に「ｒｏｏｔ」の下に移動したことが分かる。
【００４０】また、図４のフォルダ情報テーブル４００の「１９９７」であるフォルダ１０は、図４のフォルダ情報テーブル４００を参照すると親フォルダ番号が−１であり、本説明図では親フォルダ番号が−１の場合はフォルダは削除されていることを表すので、「１９９７」は削除されていることが分かり、図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照すると１９９８年１月５日にフォルダ３の下に作成され、１９９９年１月６日に、一旦「ゴミ箱」、すなわちフォルダ２の下に移動されて、同日に完全に削除されていることが分かる。
【００４１】図６は、図１の文書管理装置によって実行される文書データの管理処理のフローチャートである。
【００４２】まず、ＲＯＭ１０８内のプログラムに従って、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク１０５、スキャナ１０７、ＲＡＭ１０９、ＣＲＴ１１０を初期化し（ステップＳ６０１）、文書データリストウィンドウ３００を用いてユーザがキーボード１０３又はマウス１０４により管理処理すべき文書データを保存するフォルダを選択する（ステップＳ６０２）。
【００４３】さらに、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される不図示の指示ボタンを用いてユーザは、作業の種類、即ち「文書データの保存」、「文書データの内容変更」又は「文書データの移動」のいずれか１つを選択し（ステップＳ６０３）、次いで、ステップＳ６０３で選択された作業の種類を判別する（ステップＳ６０４）。
【００４４】ステップＳ６０４の判別の結果、作業の種類が、「文書データの保存」であるときは、ユーザがキーボード１０３又はマウス１０４により保存すべき文書データを指定し（ステップＳ６１０）、ステップＳ６１０で指定された文書データをステップＳ６０２で選択されたフォルダにインポートし（ステップＳ６１１）、次いで、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される文書データの属性の入力を促す不図示のパネルを用いてユーザが文書データの属性を入力し、この属性を文書データの属性として設定し（ステップＳ６１２）、文書データをハードディスク１０５に保存して（ステップＳ６１３）（保存工程）、ステップＳ６４０に進む。
【００４５】ステップＳ６０４の判別の結果、作業の種類が「文書データの内容変更」であるときは、文書データリストウィンドウ３００の右側部分に文書データリストが表示され（ステップＳ６２０）、文書データリストを用いてユーザが内容変更を行う文書データを選択し（ステップＳ６２１）、次いで、ＣＲＴ１１０の表示画面上に文書データを表示し（ステップＳ６２２）、ユーザが文書データを内容変更し（ステップＳ６２３）（変更工程）、内容変更された文書データをハードディスク１０５に保存し（ステップＳ６２４）、ステップＳ６４０に進む。
【００４６】ステップＳ６０４の判別の結果、作業の種類が「文書データの移動」であるときは、文書データリストウィンドウ３００の右側部分に文書データリストが表示され（ステップＳ６３０）、文書データリストを用いてユーザが移動を行う文書データを選択し（ステップＳ６３１）、次いで、文書データリストウィンドウ３００の左側部分に表示されたフォルダ構造を用いてユーザは移動先のフォルダを選択し（ステップＳ６３２）、ステップＳ６３１で選択された文書データをステップＳ６３２で選択されたフォルダに移動し（ステップＳ６３３）（変更工程）、次いで、ステップＳ６４０に進む。
【００４７】ステップＳ６４０では、文書データの保存、内容変更及び移動の情報を後述する図７の文書情報テーブルに保存し、且つ文書データの保存、内容変更、移動及びこれらの履歴の情報を後述する図８の文書履歴テーブルに保存し（保存工程）、続くステップＳ６５０では、ユーザによる文書データの管理処理の繰り返しの指示があるか否かを判別し、指示が有る場合は、ステップＳ６０２以降の文書データの管理処理を繰り返し、指示がない場合は、文書データの管理処理を終了する。
【００４８】以下、ステップＳ６４０で保存された図７の文書情報テーブル７００を説明する。図７は、図１の文書管理装置のハードディスク１０５に保存された文書情報テーブルの説明図である。
【００４９】図７において、文書情報テーブル７００は、各文書データの文書番号、名前、親フォルダ番号、バージョン番号、更新日付及び文書位置の情報を保存する。
【００５０】図７の文書情報テーブル７００における「文書２００」の文書データは、１９９９年４月１０日にフォルダ１７に保存され、バージョン番号が１であるため、内容変更が無いことが分かる。
【００５１】以下、ステップＳ６４０で保存された図８の文書履歴テーブル８００を説明する。図８は、図１の文書管理装置のハードディスク１０５に保存された文書履歴テーブルの説明図である。
【００５２】図８において、文書履歴テーブル８００は、図７の文書情報テーブル７００と同様に各文書データの文書番号、名前、親フォルダ番号、バージョン番号、更新日付及び文書位置の情報を保存する。
【００５３】図７の文書情報テーブル７００における「文書２０１」の文書データは、現在はバージョン番号が２であるため、過去の状態から変更されていることが分かる。すなわち「文書２０１」の文書データは、図８の文書履歴テーブル８００を参照すると、１９９９年４月１５日にフォルダ１７に保存されたことが分かり、文書情報テーブル７００を参照すると、１９９９年５月１０日に変更されていることが分かる。
【００５４】図７の文書情報テーブル７００における「文書４」の文書データは、最終的にはフォルダ１０が保存しているが、図８の文書履歴テーブル８００を参照すると、１９９７年１１月２４日にフォルダ３に保存され、図７の文書情報テーブル７００を参照すると、１９９８年１月５日に、「１９９７」のフォルダ１０に移動されたことが分かる。
【００５５】また、図７の文書情報テーブル７００における「文書１」の文書データは、図７の文書情報テーブル７００を参照すると親フォルダ番号が−１であり、本説明図では親フォルダ番号が−１の場合は文書データは削除されていることを表すので、当該文書データは削除されていることが分かり、図８の文書履歴テーブル８００を参照すると１９９７年１０月１２日にフォルダ３に保存され、１９９９年１２月２７日に、一旦「ゴミ箱」、すなわちフォルダ２に移動されて、同日に完全に削除されていることが分かる。
【００５６】図９は、図１の文書管理装置によって実行される指定日時のフォルダ構造、文書データリスト及び文書データの復元表示のフローチャートである。
【００５７】まず、ＲＯＭ１０８内のプログラムに従って、キーボード１０３、マウス１０４、ハードディスク１０５、スキャナ１０７、ＲＡＭ１０９、ＣＲＴ１１０を初期化し（ステップＳ９０１）、ユーザがキーボード１０３又はマウス１０４からの入力によりＣＲＴ１１０の表示画面上に後述する図１０の復元ダイアログを表示させる（ステップＳ９０２）。
【００５８】図１０は、ＣＲＴ１１０の表示画面上に表示される復元ダイアログの説明図である。
【００５９】図１０において、復元ダイアログ１０００は、復元表示範囲入力部１００１と、参照ボタン１００２と、指定日時入力部１００３と、プルダウンボタン１００４と、復元ボタン１００５とを備える。
【００６０】復元表示範囲が設定される際には、復元表示範囲入力部１００１にユーザがキーボード１０３から復元表示する範囲のフォルダの名前を入力するか、又はユーザが参照ボタン１００２を押すことにより文書データリストウィンドウ３００を表示させ、表示された文書データリストウィンドウ３００の左側部分に表示されるフォルダ構造からユーザは復元表示する範囲のフォルダを選択して設定する。また、指定日時が指定される際には、復元日時入力部１００３にユーザがキーボード１０３から復元表示する指定日時を入力するか、又はプルダウンボタン１００４を押すことにより表示される不図示のカレンダーからユーザはマウス１０４により復元表示する指定日時を選択して指定する。
【００６１】図９に戻り、復元ダイアログ１０００を用いてユーザが復元表示範囲のフォルダを設定し（ステップＳ９０３）、同様に指定日時を指定し（ステップＳ９０４）、ユーザが復元ボタン１００５を押すことにより復元表示を実行し（ステップＳ９０５）、図４のフォルダ情報テーブル４００及び図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって文書データリストウィンドウ３００の左側に指定日時のフォルダ構造を復元表示する（ステップＳ９０６）（表示工程）。
【００６２】続いてステップＳ９０３で選択されたフォルダ内に文書データが存在するか否かを判別し（ステップＳ９０７）、文書データがフォルダ内に存在するときは、図７の文書情報テーブル７００及び図８の文書履歴テーブル８００を参照することによって文書データリストウィンドウ３００の右側に指定日時の文書データリストを復元表示する（ステップＳ９０８）（表示工程）。
【００６３】さらに、ユーザによる文書データ表示の指示があるか否かを判別し（ステップＳ９０９）、指示がある場合は、ステップＳ９０８で表示された文書データリストを用いてユーザが文書データを選択し（ステップＳ９１０）、図７の文書情報テーブル７００及び図８の文書履歴テーブル８００を参照することによって指定日時の文書データを、ハードディスク１０５に保存してある文書データを使用して復元表示する（ステップＳ９１１）（表示工程）。
【００６４】続くステップＳ９１２では、ユーザによる他の文書データの表示の指示があるか否かを判別し、指示がある場合は、ステップＳ９１０以降の処理を繰り返し、指示がない場合は、ステップＳ９１３に進む。一方、ステップＳ９０９の判別の結果、ユーザによる文書データ表示の指示がない場合も、ステップＳ９１３に進む。
【００６５】ステップＳ９１３では、ユーザによる他のフォルダのオープンの指示があるか否かを判別し、指示がある場合は、ステップＳ９０６以降の処理を繰り返し、指示がない場合は、ユーザによる他のフォルダ構造の復元表示の繰り返しの指示があるか否かを判別し（ステップＳ９１４）、指示がある場合は、ステップＳ９０２以降の処理を繰り返し、指示がない場合はプログラムの実行を終了する。
【００６６】図９の処理によれば、文書管理装置は、ユーザが設定した復元表示範囲のフォルダ及び指定した指定日時に基づいてフォルダ情報テーブル４００、フォルダ履歴テーブル５００、文書情報テーブル７００及び文書履歴テーブル８００を参照することによって、文書データリストウィンドウ３００の左側に指定日時のフォルダ構造を表示し、文書データリストウィンドウ３００の右側に指定日時の文書データリストを表示し、ＣＲＴ１１０の表示画面上に文書データを復元表示するので、ユーザが文書データを保存したフォルダの場所を過去のフォルダ構造で記憶している場合でも、フォルダを手繰ることによって文書データを検索し、参照することができる。
【００６７】以下、図９のステップＳ９０６のフォルダ構造の復元表示処理を図１１乃至図１４を用いて説明する。
【００６８】図１１は、図９の処理によって復元表示された第１のフォルダ構造の説明図である。
【００６９】図１１において、図４のフォルダ情報テーブル４００を参照することによって１９９７年１０月１０日には、「ｒｏｏｔ」の下に、「ゴミ箱」のフォルダ１及び「進捗報告書」のフォルダ４が存在し、「進捗報告書」のフォルダ４の下に、「プロジェクトＡ」のフォルダ５及び「プロジェクトＣ」のフォルダ７が存在していたことが分かり、さらに図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって１９９７年１０月１０日には、現在は「１課内回覧」である名前のフォルダ３が過去は「３課内回覧」という名前で「ｒｏｏｔ」の下に存在していたこと、並びに現在は削除されているフォルダ６が「プロジェクトＢ」という名前で「進捗報告書」のフォルダ４の下に存在していたことが分かる。
【００７０】図１２は、図９の処理によって復元表示された第２のフォルダ構造の説明図である。
【００７１】図４のフォルダ情報テーブル４００及び図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって、１９９７年１１月０８日の「ｒｏｏｔ」以下のフォルダ構造が、図１２に示すフォルダ構造であったことが分かる。
【００７２】図１３は、図９の処理によって復元表示された第３のフォルダ構造の説明図である。
【００７３】図４のフォルダ情報テーブル４００及び図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって、１９９８年０１月０５日の「ｒｏｏｔ」以下のフォルダ構造が、図１３に示すフォルダ構造であったことが分かる。
【００７４】図１４は、図９の処理によって復元表示された第４のフォルダ構造の説明図である。
【００７５】図４のフォルダ情報テーブル４００及び図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって、１９９９年０１月０６日の「ｒｏｏｔ」以下のフォルダ構造が、図１４に示すフォルダ構造であったことが分かる。
【００７６】以下、図９のステップＳ９０８の文書データリストの復元表示処理を図１５乃至図１７を用いて説明する。
【００７７】図１５は、図９の処理によって復元表示された第１の文書データリストの説明図である。
【００７８】図９のステップＳ９０３において、復元表示範囲を「ｒｏｏｔ」と設定し、ステップＳ９０４において、指定日時を１９９７年１１月３０日に設定した上でフォルダ構造の復元表示が実行される（ステップＳ９０５）と、図４のフォルダ情報テーブル４００及び図５のフォルダ履歴テーブル５００を参照することによって文書データリストウィンドウ３００の右側に「３課内回覧」であるフォルダ３を含むフォルダ構造を表示し（ステップＳ９０６）、「ｒｏｏｔ」内には文書データがないので、ステップＳ９１３に移る（ステップＳ９０７）。ステップＳ９１３において、「３課内回覧」のオープン指示があると１９９７年１１月３０日の「３課内回覧」の下のフォルダ構造を表示し（ステップＳ９０６）、「３課内回覧」の下にはフォルダがないので、「３課内回覧」のフォルダのみ表示する。また、図７の文書情報テーブル７００を参照すると、現在はフォルダ３には文書データが存在しないことが分かる一方、図８の文書履歴テーブル８００を参照すると、１９９７年１１月３０日当時にはフォルダ３に「文書１」、「文書２」、「文書３」、「文書４」及び「文書５」の各文書データが存在していたことが分かる（ステップＳ９０７）。
【００７９】これにより、１９９７年１１月３０日当時の文書データリストが分かり、文書データリストウィンドウ３００の右側に１９９７年１１月３０日当時の文書データリストを表示する（ステップＳ９０８）。
【００８０】図１６は、図９の処理によって復元表示された第２の文書データリストの説明図である。
【００８１】図４のフォルダ情報テーブル４００、図５のフォルダ履歴テーブル５００、図７の文書情報テーブル７００及び図８の文書履歴テーブル８００を参照することによって１９９７年１２月２２日の「ｒｏｏｔ」の下の「３課内回覧」が保存していた文書データリストが、図１６に示す文書データリストであったことが分かる。
【００８２】図１７は、図９の処理によって復元表示された第３の文書データリストの説明図である。
【００８３】図４のフォルダ情報テーブル４００、図５のフォルダ履歴テーブル５００、図７の文書情報テーブル７００及び図８の文書履歴テーブル８００を参照することによって１９９８年０１月１０日の「ｒｏｏｔ」の下の「３課内回覧」の下の「１９９７」が保存していた文書データリストが、図１７に示す文書データリストであったことが分かる。
【００８４】尚、上記本発明の第１の実施の形態において、文書管理装置がバス１０２を介して他の文書管理装置と接続されていてもよい。この場合、他の文書管理装置は、文書データ、文書情報テーブル７００及び文書履歴テーブル８００、並びにフォルダ、フォルダ情報テーブル４００及びフォルダ履歴テーブル５００を共用するので、他の文書管理装置も過去のフォルダ構造を復元表示することができ、その結果、ユーザが他の文書管理装置でも文書データを検索し、参照することができる。
【００８５】また、上記本発明の第１の実施の形態において、文書データ、文書情報テーブル７００及び文書履歴テーブル８００、並びにフォルダ、フォルダ情報テーブル４００及びフォルダ履歴テーブル５００の各々は、互いに別のハードディスクに保存されていてもよい。
【００８６】更に、上述した管理処理方法を実行するプログラムを記憶した任意の記憶媒体が、文書管理装置に上記プログラムを供給し、文書管理装置の不図示のコンピュータ、ＣＰＵ１０１又は不図示のＭＰＵのいずれか１つが上記プログラムを実行してもよい。上記プログラムを供給する記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）デイスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、若しくはＲＯＭなどがある。
【００８７】また上記コンピュータ、ＣＰＵ１０１又は上記ＭＰＵのいずれか１つの代わりに、これらと同様の作動をする不図示の回路が上述した実施の形態を実現してもよい。
【００８８】また、記憶媒体が供給する上記プログラムは、上記コンピュータに挿入された不図示の機能拡張ボードや上記コンピュータに接続された不図示の機能拡張ユニットに備わる不図示のメモリに書き込まれた後、上記機能拡張ボードや上記機能拡張ユニットに備わる不図示のＣＰＵ等が上記プログラムの一部または全部を実行してもよい。
【００８９】この他、上記コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが上記プログラムの一部または全部を実行してもよい。
【００９０】
【発明の効果】以上詳細に説明したように、請求項１記載の文書管理装置、請求項６記載の文書管理方法及び請求項１０記載の記憶媒体によれば、フォルダ構造の変更履歴情報に基づいて指定日時のフォルダ構造を復元表示するので、ユーザが文書データを保存した階層フォルダの場所を指定日時のフォルダ構造で記憶している場合でも、階層フォルダを手繰ることによって文書データを検索し、検索した文書データを参照することができる。
【００９１】請求項２記載の文書管理装置及び請求項７記載の文書管理方法によれば、文書データの内容の変更履歴情報に基づいて指定日時の文書データを復元表示するので、ユーザが文書データの内容を指定日時から変更している場合でも、指定日時の文書データの内容を参照することができる。
【００９２】請求項３記載の文書管理装置及び請求項８記載の文書管理方法によれば、文書データの保存場所の変更履歴情報に基づいて指定日時の階層フォルダ内の文書データリストを復元表示するので、ユーザが文書データの保存場所を指定日時から変更している場合でも、指定日時の階層フォルダ内の文書データリストを用いて、文書データを検索し、参照することができる。
【００９３】請求項４記載の文書管理装置によれば、通信網を介して他の文書管理装置と接続されており、該他の文書管理装置は、文書データ、文書データの内容の変更履歴情報及び文書データの保存場所の変更履歴情報、並びに階層フォルダ、フォルダ構造及びフォルダ構造の変更履歴情報を共用するので、他の文書管理装置も指定日時のフォルダ構造を復元表示することができ、その結果、ユーザが他の文書管理装置でも文書データを検索し、参照することができる。
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| 【出願人】 |
【識別番号】０００００１００７
【氏名又は名称】キヤノン株式会社
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| 【出願日】 |
平成１２年１０月２日（２０００．１０．２） |
| 【代理人】 |
【識別番号】１０００８１８８０
【弁理士】
【氏名又は名称】渡部 敏彦
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| 【公開番号】 |
特開２００２−１０８６７７（Ｐ２００２−１０８６７７Ａ） |
| 【公開日】 |
平成１４年４月１２日（２００２．４．１２） |
| 【出願番号】 |
特願２０００−３０２０３０（Ｐ２０００−３０２０３０） |
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