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【発明の名称】 情報記憶検索方法
【発明者】 【氏名】大垣 武史

【氏名】岩瀬 章則
【要約】 【課題】分類体系が確立している階層構造などによる書類の分類・整理とは独立しかつ並存できる分類体系を用い、変化の多い柔軟な分類体系での書類などの情報の分類、整理を可能とし、また、既存の分類体系を考慮することなく情報の登録が容易に行える情報記憶検索装置を提供する。

【解決手段】スキャナから入力された新たな書類は、光ディスクに記録された階層構造の分類ツールであるボックスに分類し、さらに必要に応じて、これとは独立の分類情報であるタグを付加して分類し、また、タグ５とタグ６に関連づけされている書類２からタグ５を削除するとき、その取外し対象タグが、書類表示ウインドウ５４Ａのエリア５４Ａ２に指定された検索条件（グループ４：タグ５）と一致した場合、必要があればその検索条件を（グループ４：タグ６）に変更して、その検索結果を書類表示ウインドウ５４Ａに表示する。
【特許請求の範囲】
【請求項１】 複数の書類に対して、これらの複数の書類を分類するための少なくとも１つの分類情報を有する付加情報を与え、前記分類情報に基づいて分類された前記複数の書類を記憶手段に記憶するステップと、前記分類情報に基づく検索条件を選択指定することにより、前記記憶手段に記憶された書類の中から所望の書類を検索して、前記分類情報と共にその書類一覧のアイコンを表示するステップと、前記ステップで表示された前記書類一覧のアイコンから所定の書類を指定して、新たな分類情報を取付、または当該書類に付与されている分類情報の取外の操作を指定するステップと、前記ステップで取付、または取外が指定された分類情報の確認操作の画面を表示して、前記取付または取外を実行するステップと、を具備したことを特徴とする情報記憶検索方法。
【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】この発明は、複数の書類を分類、整理するための情報記憶検索方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】情報を、例えば書類単位で分類整理するための技術として、キャビネット／バインダ／書類、あるいはボックス／フォルダ／書類などの分類体系に基づく情報管理が会社などで一般的に適用されている。この分類体系としては、ツリー構造や、ネット構造が知られている。
【０００３】ツリー構造は、例えば、オペレーティングシステムのファイル管理機能の実現に用いられ、ファイルをツリー構造で表現した階層構造の中に配置して、ユーザに呈示、分類させている。ファイルは、ツリー構造のルートディレクトリからサブディレクトリを経て目的とするファイルに至るパス名でその保管場所が識別されている。
【０００４】ネット構造を用いると、例えば、ハイパーテキストシステムでは、テキスト情報を管理単位に分割して相互の関係を表すリンクを自由に設定することができる。このリンクを操作することにより、階層構造に限らず自由な関係を定義して情報を管理することができる。
【０００５】情報記憶検索装置の一具体例である電子ファイリングシステムにおいては、紙のファイルと同様に、キャビネット／バインダ／書類、あるいは、ボックス／フォルダ／書類などの階層構造からなる分類体系を構築して、情報の分類を実現している。ここで、階層の深さは固定、あるいは、決められた範囲内で任意である。分類の方法は、まず階層構造を分類名称とともに定義して、すべての書類をツリー構造で表現された分類体系内のいずれか１つの位置に対応づけることにより分類するのが一般的である。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】従来の電子ファイリングシステムで行なわれている階層構造に基づく書類などの情報管理では、次のような問題がある。
【０００７】（１）あらかじめ分類体系を決定しておかなければ活用できない。
【０００８】会社のオフィスで求められる情報には、同じ業務用の情報であっても、その組織全体で利用する共通の情報と、個人的に利用する固有の情報との二つの面がある。これらの情報を活用するためには必要な時にすぐ取り出せるように、仕事の内容別・項目別・日付別・重要度別などに応じて情報の属性を利用して分類しておくことが図書の分類にも見られるように一般的な方法である。
【０００９】この場合、新たな情報を登録したり既存の情報を再分類する作業に先だって、あらかじめ分類体系を決定しておかなければ、分類先を特定できないか、「その他」の分類に含まれる情報量が膨れ上がり、情報管理が無意味となる。このことは、分類体系が決定できなければ、情報の分類整理が始められないことを意味しており、特に必ずしも分類体系が固定化していない個人的に活用する情報の管理を困難にしている。
【００１０】（２）活用している分類体系を途中で構築し直すことが容易でない。
【００１１】オフィスの日常業務では、新しい分類項目を追加したり、既存の分類項目を細分化したり、既存の分類項目を統合したり、といった分類体系そのものを見直す必要が、仕事を進めてゆくにつれて発生する。ところが、階層構造だけに基づいて分類されている情報を分類整理し直そうとすると、情報の実体を移動させずに分類体系のみを再構築することができないために、これらは容易なことではない。情報の分類整理に有効な、情報の属性を利用して構築された階層構造以外の仕組みを階層構造と合わせて活用することが望まれる。
【００１２】（３）進化成長する分類体系に合わせた情報の分類整理が困難である。
【００１３】分類体系の全体を構築し直した場合でも、変化のあった分類について新旧の対応を取りながら関連するすべての情報を分類整理し直すことは、一度に大きな作業量を発生させることになる。日常業務の中で少しずつ分類体系を変化させ、少しずつ情報の分類整理を進めることができず、分類整理そのものを困難にしている。
【００１４】以上のような問題点により、従来の電子ファイリングシステムを実際に運用するにあたっては、まず、あらかじめ所定の分類体系を作っておき、それに対応させて、情報としての書類を登録するようになっていた。このため、書類の入力時には、あらかじめ作成されている分類体系に応じてその書類に対するキーワードを用意する必要があった。すなわち、書類を入力するときには、その書類の分類が確定していなければならなかった。また、一度入力した書類の分類整理を行うときには、その分類体系内に限られていた。
【００１５】そこで、この発明は、従来の階層構造による分類・整理とは独立して、情報がそれ自体持っている分類情報と並行かつ独立に設定された付加情報に従って書類を分類・整理でき、しかも容易に新たな情報の登録が行えるように構成された情報記憶検索方法を提供することを目的とする。
【００１６】
【課題を解決するための手段】本発明の情報記憶検索方法にあっては、複数の書類に対して、これらの複数の書類を分類するための少なくとも１つの分類情報を有する付加情報を与え、前記分類情報に基づいて分類された前記複数の書類を記憶手段に記憶するステップと、前記分類情報に基づく検索条件を選択指定することにより、前記記憶手段に記憶された書類の中から所望の書類を検索して、前記分類情報と共にその書類一覧のアイコンを表示するステップと、前記ステップで表示された前記書類一覧のアイコンから所定の書類を指定して、新たな分類情報を取付、または当該書類に付与されている分類情報の取外の操作を指定するステップと、前記ステップで取付、または取外が指定された分類情報の確認操作の画面を表示して、前記取付または取外を実行するステップとを具備している。
【００１７】この発明の一態様によれば、書類を分類情報に基づいて分類するための分類体系と、書類ごとに自由に関連づけることができる付加情報、例えばタグと、タグの分類体系とを定義／変更（取付け・取外し）する手段と、書類に関連づけられたタグに関する検索条件を与えて検索し表示対象書類を絞り込み表示する手段と、表示された書類の一部または全部を分類整理する手段と、を設けることにより、変化の少ない分類体系を反映した分類体系に基づく書類の分類と、変化のある柔軟な分類体系を反映したタグおよびタググループを利用した書類の分類とを可能にした。すなわち、（１）あらかじめ分類体系を決定できないときでも、分類体系による分類は利用せず、タグとタググループによる分類を利用することで、分類整理を始めることができる。
【００１８】（２）分類体系を途中で構築し直したいときは、変化させる分類に含まれる書類に一時的なタグをつけ、後にこのタグの変更（取付け／取外し）を行うことにり、再分類・整理が容易になる。
【００１９】（３）固定的な分類は階層構造で、暫定的な分類はタグで、それぞれ取り扱うことによって、進化成長する分類体系に合わせた分類整理が可能となる。
【００２０】（４）前項と同様、分類体系が確立していない分野でも、タグを利用することによって、分類整理が可能となる。
【００２１】さらに、この発明の他の態様によれば、書類に関連づけられたタグに関する条件を与えて検索し表示対象書類を絞り込んだウィンドウに対して、新たな書類を登録することにより、検索条件として与えられたタグと新たな書類との関連を容易に定義（タグの取付け）をすることができる。これにより、書類の新規登録、すでに登録されている書類への追加登録が容易となる。すなわち、（１）あらかじめ分類体系を決定していなくても、とにかく書類を登録することができる。
【００２２】（２）分類体系が確立していない分野でも、とにかく書類を登録することができる。
【００２３】さらにこの発明の他の態様によれば、書類に関連づけられたタグに関する条件を与えて検索し表示対象書類を絞り込んだウィンドウの所望の書類に対して、さらに他のタグを取り付けることができる。また、その所望の書類に関連づけられているタグを取外すこともできる。そして、取外されたタグが検索条件として与えられたタグと一致する場合には、その検索条件をその所望の書類の他のタグに変更して再度検索した結果を表示したり、また、同一の検索条件で再度検索した結果を表示することができるので、その結果表示ウインドウをもとに、タグの取外しが行われてた書類に対して後続の処理が容易に続行できる。これにより、書類の分類整理が容易になるとともに、作業の効率も向上する。すなわち、（１）あらかじめ分類体系を決定していなくても、とにかく書類を追加登録することができる。
【００２４】（２）進化成長する分類体系に合わせて、ある条件を満たす書類を容易に分類整理することができる。
【００２５】（３）分類体系が確立していない分野でも、とにかく書類を追加登録することができる。
【００２６】
【発明の実施の形態】以下図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。
【００２７】図２は、この発明を適用した電子ファイリング装置の一実施形態の構成を示すブロック図である。
【００２８】すなわち、図２に示した電子ファイリング装置は、少なくとも、制御モジュール１０、メモリモジュール２０、磁気ディスク装置５１、５２、表示装置５４、キーボード５５またはマウス５７またはペン５６、システムバス６０によって構成されている。オプションとして、画像処理モジュール３０、通信制御モジュール４０、画像バス６１、光ディスク装置５３、スキャナ５８、プリンタ５９が接続されていてもよい。
【００２９】制御モジュール１０は電子ファイリング装置全体を制御するＣＰＵ１１、磁気ディスク装置５１、５２や光ディスク装置５３などと接続するためのインタフェース回路１２、１３から構成されている。
【００３０】メモリモジュール２０は、電子ファイリング装置全体を制御するプログラムおよび必要なデータを記憶するメインメモリ２１、必要なデータを表示するための表示メモリ２２、オプションとして画像を記憶する画像メモリ２３などから構成されている。画像メモリ２３は、例えば、光ディスク５３から読み出された画像データや光ディスク５３に書き込む画像データを一時的に記憶するためのものである。
【００３１】表示メモリ２２は、表示装置５４に表示される画像データを一時的に記憶するためのものである。
【００３２】画像処理モジュール３０は、画像データの圧縮、伸長、拡大、縮小、回転などの処理を実行する画像処理ＬＳＩ回路３１、スキャナ５８およびプリンタ５９のためのインタフェース３２、およびこれらを相互に接続する画像バス６１などによって構成されている。
【００３３】通信制御モジュール４０は、例えばＬＡＮ６２に接続するための通信インタフェース回路４１などによって構成されている。
【００３４】システムバス６０は、制御信号用のバスであり、制御モジュール１０、メモリモジュール２０、通信制御モジュール４０、画像処理モジュール３０、を相互に接続するものである。
【００３５】画像バス６１は、画像データ転送用のバスであり、メモリモジュール２０、画像処理モジュール３０を相互に接続するものである。
【００３６】キーボード５５またはマウス５７またはペン５６は、情報の分類整理を行なうための各種の操作指令を入力するものである。情報そのもの、情報を検索するためのキー、文書の名前、分類の方法、などを入力する。
【００３７】表示装置５４は、分類された情報の表示、情報を検索するためのキーの表示、文書の名前の表示、分類体系の表示、などを表示するものである。また、分類対象が画像データである場合には、画像データをウィンドウに表示して、画像処理ＬＳＩ３１により処理された画像の拡大縮小回転などの結果である画像データも表示できる。
【００３８】ハード磁気ディスク装置５１およびフロッピー（登録商標）ディスク５２は、情報そのもの、情報を検索するためのキー、情報の分類体系、などを記憶するためのものである。また、これらの一時記憶場所としても使用される。
【００３９】図１は、この実施形態の電子ファイリング装置のソフト構成図である。
【００４０】すなわち、表示処理部７１、入力処理部７２、階層構造管理部７３、タグ構造管理部７４、オブジェクト管理部７５、管理データ７６から構成されている。ここで、タグとは、書類ごとに自由に関連づけることができる付加情報をさす。
【００４１】表示処理部７１は、タグ表示ウィンドウと書類表示ウィンドウにそれぞれ必要な情報を表示する。タグ表示ウィンドウと書類表示ウィンドウは、これら２つのウィンドウの組が複数組表示されていてもよく、１つのタグ表示ウィンドウと複数の書類表示ウィンドウが表示されてもよい。以下の説明では後者の場合について述べる。
【００４２】入力処理部７２は、キーボード５５またはマウス５７またはペン５６により入力される指示を処理する。具体的には、タグ表示ウィンドウ内のタグ選択、書類表示ウィンドウ内の書類選択、処理メニューの選択などである。指示入力された位置がどのウィンドウのどの座標であるか、どのアイコンに対する指示入力であるか、どの処理メニューが選択されたか、についても判断処理する。
【００４３】階層構造管理部７３は、ツリー構造により構成された階層構造を生成・変更・削除・探索する機能を提供する。具体的には、新しい分類項目の追加、既存の分類項目の分類名変更、既存の分類項目の削除、与えられた分類名を持つ分類項目の階層構造内での位置の特定、などである。
【００４４】タグ構造管理部７４は、タググループとタグを生成・変更・削除・探索する機能、タグの構造すなわちタググループとタグの関係を生成・変更・削除する機能、を提供する。
【００４５】管理データ７６は、表示処理部７１が必要とする書類表示ウィンドウ情報と書類表示ステータス情報、階層管理部７３とタグ管理部７４が必要とするオブジェクト情報、を含んでいる。
【００４６】図３は、この実施形態の電子ファイリング装置により、階層構造と付加情報（タグ）に基づいて情報を分類整理した様子を示す概念図である。
【００４７】分類体系として、例えば、光ディスク５３ａがボックス１、１０を含む階層構造を構成していて、ボックス１には書類２と３と７とが分類されているものとする。また、書類２にはタグ５とタグ６とが関連づけられている。なお、タグ５、６はタググループ４に含まれているものとする。また、書類７にはタグ９が関連づけられており、このタグ９はタググループ８に含まれている。
【００４８】図４、図５は、この実施形態の電子ファイリング装置で、こうした分類整理のための階層構造と付加情報（タグ）を表現するために利用している、「オブジェクト」の構造を示している。
【００４９】ボックスであれ、書類であれ、タググループであれ、タグであれ、「オブジェクト」で表現する。
【００５０】すなわち、オブジェクトは、オブジェクトタイプ（光ディスク／ボックス／書類／タググループ／タグ）、オブジェクトＩＤ、名称、生成日時、関連定義情報へのポインタからなり、関連定義情報は、複数個の、関連タイプ（親／子／関連）と関連オブジェクトＩＤの組からなる。
【００５１】この場合、光ディスク５３ａとボックス１、ボックス１と書類２、ボックス１と書類３、はそれぞれ「親子」関係、書類２とタグ５、書類２とタグ６とは「関連」関係、にあると表現する。すなわち、ボックス１のオブジェクトには、オブジェクトタイプ「ボックス」、オブジェクトＩＤ「１」、名称（＝ボックス名）、生成日時、関連定義情報へのポインタが記録されている。関連定義情報には、光ディスク５３ａが「親」であることを示す関連タイプ「親」と関連オブジェクト「５３ａ」の組、書類２が「子」であることを示す関連タイプ「子」と関連オブジェクトＩＤ「２」の組、書類３が「子」であることを示す関連タイプ「子」と関連オブジェクトＩＤ「３」の組、が記録されている。同様に、書類２のオブジェクトには、オブジェクトタイプ「書類」、オブジェクトＩＤ「２」、名称（＝書類名）、生成日時、関連定義情報へのポインタが記録されている。関連定義情報には、ボックス１が「親」であることを示す関連タイプ「親」と関連オブジェクトＩＤ「１」の組、タグ５が「関連」関係にあることを示す関連タイプ「関連と関連オブジェクトＩＤ「５」の組、タグ６が「関連」関係にあることを示す関連タイプ「関連」と関連オブジェクトＩＤ「６」の組、が記録されている。
【００５２】図６は、「オブジェクト」を追加する場合の処理フローである。
【００５３】「オブジェクト」を追加する場合は、まず、ステップＳ１１で新たなオブジェクトを生成する。すなわち、オブジェクト管理領域を確保して、追加しようとするオブジェクトのタイプ（光ディスク／ボックス／書類／タググループ／タグ）を設定し、新しいオブジェクトＩＤを割り当て、もし指定があれば名称を設定し、生成日時を設定する。
【００５４】次に、ステップＳ１２に進んで関連定義情報を設定する。すなわち、関連定義情報管理領域を確保し、関連タイプ「親」と追加するオブジェクトのオブジェクトＩＤの組を設定する。さらに、ステップＳ１３に進み、親となるオブジェクトが持つ関連定義情報に、関連タイプ「子」と追加する新しいオブジェクトのオブジェクトＩＤを追加する。
【００５５】オブジェクトタイプにより、光ディスク／ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの追加にも対応する。
【００５６】図７は、「オブジェクト」を削除する場合の処理フローである。
【００５７】「オブジェクト」の削除は、まず、ステップＳ２１において削除対象オブジェクトの親であるオブジェクトの関連定義情報から、削除対象オブジェクトのオブジェクトＩＤを削除する。次に、ステップＳ２２に進んで削除対象オブジェクトに関連づけられているタグのオブジェクトの関連定義情報から、削除対象オブジェクトのオブジェクトＩＤを削除する。そして、ステップＳ２３にて削除対象オブジェクトの関連定義情報を解放し、オブジェクト管理領域を解放する。
【００５８】オブジェクトタイプにより、光ディスク／ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの削除にも対応する。
【００５９】図８は、「オブジェクト」を検索する場合の処理フローである。
【００６０】「オブジェクト」の検索は、まず、ステップＳ３１で検索対象オブジェクトＩＤを受け取る。次に、ステップＳ３２に進み指定されたオブジェクトの関連定義情報を順に調べる。その後、ステップＳ３３で関連タイプが「子」である関連オブジェクトＩＤを得て、ステップＳ３４にてそのオブジェクトを調べる。
【００６１】書類検索の場合には、ステップＳ３５において、書類表示ウィンドウ情報を参照してカレントウィンドウの番号を得て、書類表示ステータス情報の検索条件のフィールドを参照して検索条件を得る。書類検索の場合で検索条件があるときは、ステップＳ３６に進んで、検索条件一致／不一致を判定して、一致すればステップＳ３７にて検索結果リストに追加する。その他のときは、ステップＳ３８に進んで、すべての関連定義情報について終了したか判断、まだなら継続処理、終了ならステップＳ３９で検索結果リストのオブジェクトが求めるオブジェクトの集合である。
【００６２】オブジェクトタイプにより、光ディスク／ボックス／書類／タググループ／タグ、いずれの検索にも対応する。
【００６３】上記の「オブジェクト」追加／削除により、書類の追加（新規登録）やタグの取付け、取外しが実現される。
【００６４】書類の追加では、書類名の入力を求める。ただし、必要な場合のみ入力すればよく、指定しなくてもよい。とにかく登録したい場合に有効であり、必要に応じて書類名はいつでも設定または変更できる。
【００６５】タグの取付けでは、タグ名の入力を求める。ただし、必要な場合のみ入力すればよく、指定しなくてもよい。とにかく目印として書類に関連づけておきたい場合に有効であり、必要に応じて適切なタグ名を設定または変更できる。これは、特に分類体系が明確でない場合の一時的な分類手段として極めて有効であり、階層構造による分類とは別の仕組みで一時的な分類を実現している点に特徴がある。図４からもわかるように、階層構造管理とタグ関連管理がオブジェクトを単位として、同じ仕組みで、しかも、独立に管理されていることから、タグ操作は階層構造や階層構造による分類結果には何ら影響を与えない。両者の違いは、関連タイプ（親／子／関連）により内部表現されている。
【００６６】図９は、この実施形態の電子ファイリング装置の表示画面例である。
【００６７】この表示画面は、書類の一覧を表示する書類表示ウィンドウ５４Ａ、タグの一覧を表示するタグ表示ウィンドウ５４Ｂからなる。これら２種類のウィンドウ５４Ａ、５４Ｂは、常に表示されていてもよく、あるいは、それぞれが必要なときだけ表示されてもよい。図では常に表示されている場合を示している。
【００６８】タグ表示ウィンドウ５４Ｂは、タググループ表示エリア５４Ｂ１とタグを表示するエリア５４Ｂ２を持ち、選択したタグクループに含まれているタグの集合が表示エリア５４Ｂ２に表示される。また、タグクループの特別なものとして「未整理」を持つ。これは１つもタグが関連づけられていないことを意味するタググループであり、これに含まれるタグは例外として存在しない。
【００６９】書類表示ウィンドウ５４Ａは、階層構造に対応するボックス５４Ａ１とタグに関する検索条件エリア５４Ａ２と書類の集合を表示するエリア５４Ａ３を持ち、選択したボックス（この場合はボックス１）に含まれ、かつ、エリア５４Ａ２で指定した検索条件を満たす書類の集合がエリア５４Ａ３に表示される。また、ウインドウ５４Ａのタイトル、すなわち「書類表示ウインドウ」を表示するためのタイトル表示エリア５４Ａ、書類表示ウインドウ５４Ａにおいて実行可能な処理、例えば、新たな書類を入力する処理としての「スキャナ」等の処理メニューが表示されるメニュー表示エリア５４Ａ５が設けられている。
【００７０】書類の表示方法には、アイコン表示とイメージ表示の２種類があり、表示モードとしてメニューで設定できる。アイコン表示は個々の書類をアイコンで表示するモードであり、イメージ表示は個々の書類をその先頭ページ画像で表示するモードである。いづれのモードでも、書類に対して検索条件に示されたタグ以外にもタグが関連づけられているときには、そのことを示すためにアイコンまたはイメージが強調表示される。アイコン表示では、アイコンの形状を変化させたり、アイコンの色を変化させたり、アイコンの外枠を強調したり、することで強調表示する。イメージ表示では、書類の先頭ページ画像の外枠を強調表示して表示する。
【００７１】図９にはアイコン表示の例が示されており、書類２に対して検索条件に示されたタグ以外にもタグが関連づけられているときには、アイコンの外枠の左上隅に黒い領域を付加してある。書類３は他のタグなしの場合を示す。
【００７２】タグが関連づけられているかどうかは、上記のことから書類一覧ウィンドウ５４Ａ３の書類（アイコンまたはイメージ）を見ただけで操作なしでわかる。
【００７３】書類（アイコンまたはイメージ）をマウス５７の左ボタンクリックすると、画像表示ウィンドウが開き、ページ画像が詳細表示される。また、書類（アイコンまたはイメージ）をマウス５７の右ボタンクリックすると、図１７に示したように、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが開いて、その書類（この場合は書類２）に関連づけられているタグ一覧が表示される。
【００７４】図１０は、表示画面に関する情報を管理するテーブルを示している。書類表示ウィンドウ情報と書類表示ステータス情報とである。
【００７５】書類表示ウィンドウ情報は、ウィンドウの個数と、入力可能なカレントウィンドウの番号と、を記録するフィールドを有する。
【００７６】書類表示ステータス情報は、ウィンドウの個数だけ要素を持ち、各要素は、カレントディスク（例えばディスクＮｏ．０）、カレントボックスＮｏ．、カレントタググループＮｏ．、カレントタグＮｏ．、表示モード、表示レイアウト、検索条件のフィールドからなる。
【００７７】カレントが付加されている項目は、現在、書類表示ウィンドウ５４Ａに表示されている階層構造内の分類項目を指している。表示モードは、書類をアイコンで表示するアイコン表示か、書類の先頭ページを表示して表現するイメージ表示か、を管理している。表示レイアウトは、書類表示エリア５４Ａ３内で縦横どれだけの個数の書類を並べて表示するかを管理している。検索条件とは、現在、表示されている書類の集合が何らかの検索の結果である場合、検索の条件となったタグに関する情報を管理している。条件は、タググループとタグの組、または、この組を論理積か論理和で結合したもの、または、未整理、または、空（検索条件なし）である。すなわち、この検索条件として記録された内容をもとに、その検索対象のタグに関連する書類が検索されて、書類表示エリア５４Ａ３に表示されるようになっている。
【００７８】さて、この電子ファイリング装置において、新たな書類を新規に登録したり、あるタグがすでに関連づけられている書類に追加登録する場合について説明する。
【００７９】図１４、１５に処理フローを、図１１〜図１３に操作画面例を、それぞれ示す。この場合、登録しようとしている新たな書類の利用目的等が明確で、どのタグに関連づけるかがすでに明らかな書類もあれば、利用目的が不明確で分類できないが、とにかく登録したい書類も存在する。前者の場合は、その所望のタグに関する検索条件を与えて検索して表示対象書類を絞り込んだ書類表示ウインドウ５４Ａに対して新たな書類の入力を行い、後者の場合は、書類表示ウインドウ５４Ａに対していつでも（タグを選択する以前の書類表示ウインドウ５４Ａに対して）新たな書類の入力を行えるようになっている。
【００８０】詳しくは、まず、システムが起動されると、ステップＳ４１で、図９で示したように、書類表示ウィンドウ５４ＡとしてウインドウＮｏ．（１）を開く。このとき図１０に示したように、書類表示ウィンドウ情報の個数を１、カレントウィンドウを番号１に設定して、書類表示ステータス情報のウィンドウＮｏ．（１）の各項目を初期設定する。
【００８１】ここで、ステップＳ４２で光ディスク（Ｎｏ．０）がセットされたら、ステップＳ４３に進んで光ディスク０に記録されているボックス一覧を書類表示ウィンドウ５４Ａの上部エリア５４Ａ１に表示する。同時に、ステップＳ４４でタグ表示ウィンドウ５４Ｂを開く。
【００８２】ステップＳ４５でボックス一覧エリア５４Ａ１の中からボックス１が選択されたら、ステップＳ４６でボックス１に含まれる書類一覧を書類表示ウィンドウ５４Ａの下部エリア５４Ａ３に表示する。
【００８３】この時点で、利用目的が不明確で関連づけするタグが明らかでない書類の新規登録が行える。すなわち、ステップＳ５２に進み、書類表示ウインドウ５４Ａのメニュー表示エリア５４Ａ５に表示されたスキャナ１００をマウス５７を操作して選択する。
【００８４】一方、その利用目的等が明確で、どのタグに関連づけるかがすでに明らかな書類を登録する場合、あるいは、あるタグがすでに関連づけられている書類に追加するための書類を登録する場合は、次に、ステップＳ４７に進む。
【００８５】ステップＳ４７でタグ表示ウィンドウ５４Ｂにおいて例えばタググループ４が選択されたら、ステップＳ４８でタググループ４に含まれるタグ一覧をタグ表示ウィンドウ上に表示する。このときシステムは図１０の書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウ（１）を参照して、書類表示ステータス情報の対応するウィンドウのカレントグループ欄に、タググループ４を設定する。
【００８６】ステップＳ４７において、例えば、図９のタグ表示ウィンドウ５４Ｂ上でタググループエリア５４Ｂ１内の「未整理」が選択されたら、どのタグとも関連づけられていない書類一覧を検索して、ステップＳ４７からステップＳ４９はスキップして、ステップＳ５０にて書類表示ウィンドウ上に表示する。このときシステムは書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウ（２）を参照して、図１０の書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ（２）のカレントタグ欄に、未整理を現すＮＵＬＬを設定する。検索時は、検索条件２（未整理）を指定して検索部に依頼する。検索部は検索結果を表示部に応答して表示させる。
【００８７】ステップＳ４９でタグ表示ウィンドウ５４Ｂ２において例えばタグ５が選択されたら、タグ５と関連づけられている書類一覧を検索して、書類表示ウィンドウ５４Ａ上に表示する。このときシステムは図１０の書類表示ウィンドウ情報のカレントウィンドウを参照して、書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ（１）のカレントタグ欄にタグ５を設定する。
【００８８】検索時は、ステップＳ５０で、図９のエリア５４Ａ２において検索条件１（タググループ４：タグ５）を指定して検索部に依頼する。検索部は検索結果を表示部に応答して表示させる。すなわち、例えば図９に示したように検索条件１（タググループ４：タグ５）に一致した書類（アイコンまたはイメージ）が書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に表示される。
【００８９】この時点で、例えば、タグ５に関連づける書類の新規入力が行える。すなわち、ステップＳ５２に進み、書類表示ウインドウ５４Ａのメニュー表示エリア５４Ａ５に表示されたスキャナ１００をマウス５７を操作して選択する。
【００９０】一方、ステップＳ５０で書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に表示された書類（アイコンまたはイメージ）のうち、例えば、書類２をマウス５７の左ボタンクリックすると、画像表示ウインドウが開き、書類２のページ画像が詳細表示される。
【００９１】この時点で、タグ５に関連づけされた書類２に追加登録が行える。すなわち、ステップＳ５２に進み、書類表示ウインドウ５４Ａのメニュー表示エリア５４Ａ５に表示されたスキャナ１００をマウス５７を操作して選択する。
【００９２】スキャナ１００が選択されると、図１１に示すように、プルダウンメニュー１０１が表示される。このプルダウンメニュー１０１には、スキャナ設定１０２及びスキャナ入力１０３の処理メニューが表示されている。
【００９３】ステップＳ５３に進み、スキャナ設定１０２をマウス５７を操作して選択すると図１２に示すようなスキャナ設定ウインドウ５４Ｅが、書類表示ウインドウ５４Ａ上に開かれる。
【００９４】ここで、図１２を参照してスキャナ設定ウインドウ５４Ｅの表示例について説明する。スキャナ設定ウインドウ５４Ｅには、登録する書類をスキャナ５８で読取る際の用紙サイズを設定するための用紙サイズ設定エリア５４Ｅ４、その書類をスキャナ５８で読取る際の解像度を設定するための解像度設定エリア５４Ｅ５、スキャナ５８で読取る用紙の方向（たて、横）を設定するための用紙方向設定エリア５４Ｅ６、ＯＫボタン５４Ｅ７、キャンセルボタン５４Ｅ８からなる。
【００９５】用紙サイズ設定エリア５４Ｅ４、解像度設定エリア５４Ｅ５、用紙方向設定エリア５４Ｅ６はそれぞれ、ドロップダウン単一選択リストボックスからなり、それぞれの設定エリアの所定のボタンをマウス５７で操作した回数に応じて所定のリスト内からデータが１つづつ選択されて各エリアに表示されるようになっている。
【００９６】このようにして用紙サイズ設定エリア５４Ｅ４、解像度設定エリア５４Ｅ５、用紙方向設定エリア５４Ｅ６でそれぞれの項目を設定した後、ＯＫボタン５４Ｅ７をマウス５７でクリックすると、その設定内容がシステムに反映されてスキャナ設定ウインドウ５４Ｅは閉じられる。また、キャンセルボタン５４Ｅ８をマウス５７でクリックすると、このスキャナ設定ウインドウ５４Ｅ上で設定された内容はシステムに反映されずに（キャンセルされて）スキャナ設定ウインドウ５４Ｅが閉じられる。
【００９７】さて、ステップＳ５３で図１２に示したようなスキャナ設定ウインドウ５４Ｅが開かれた後、ステップ５４に進み、登録しようとする書類に関するスキャナ５８の設定項目、すなわち、用紙サイズ、解像度、用紙方向をそれぞれの設定エリア５４Ｅ４、５４Ｅ５、５４Ｅ６に設定してＯＫボタン５４Ｅ７をクリックしてスキャナ設定を終了する（スキャナ設定ウインドウ５４Ｅが閉じられる）。
【００９８】次に、ステップＳ５５に進み、図１１に示すようなプルダウンメニュー１０１からスキャナ入力１０３ををマウス５７を操作して選択すると図１１に示すようなスキャナ入力ウインドウ５４Ｄが、書類表示ウインドウ５４Ａ上にオーバーラップして開かれる。
【００９９】ここで、図１１を参照してスキャナ入力ウインドウ５４Ｄの表示例について説明する。スキャナ入力ウインドウ５４Ｄには、用紙サイズ表示エリア５４Ｄ１、解像度表示エリア５４Ｄ３、用紙方向表示エリア５４Ｄ４が設けられ、これらのエリアには、前述したスキャナ設定ウインドウ５４Ｅで設定した内容、すなわち、用紙サイズ設定エリア５４Ｅ４、解像度設定エリア５４Ｅ５、用紙方向設定エリア５４Ｅ６に所望の値を入力した後、ＯＫボタン５４Ｅ７をクリックしたことにより設定されたものが表示される。なお、ステップＳ５４でスキャナの設定をしていない場合は、これら表示エリアにはデフォルト値が表示される。デフォルト値としては、例えば、用紙サイズが「Ａ４」、解像度が「２００ｄｐｉ」、用紙方向が「たて」である。
【０１００】また、ページ番号表示エリア５４Ｄ１には、これからスキャナ５８で入力しようとしている書類のページ番号が表示される。すなわち、初期値は「１」で、以後、書類が入力される毎にそのページ番号が更新されて表示される。
【０１０１】さらに、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄには入力実行ボタン５４Ｄ５、入力中止ボタン５４Ｄ６、スキャナ設定ボタン５４Ｄ７、書類終了ボタン５４Ｄ８、終了ボタン５４Ｄ９が設けられている。
【０１０２】入力実行ボタン５４Ｄ５がマウス５７でクリックされると、あらかじめスキャナ５８にセットされている書類の原稿が１ページづつ（ＡＤＦが装備されている場合は１ページづつ連続して）読取られるようになっている。
【０１０３】入力中止ボタン５４Ｄ６がマウス５７でクリックされると、スキャナ５８で実行されている書類読取動作が中止されるようになっている。
【０１０４】スキャナ設定ボタン５４Ｄ７は、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄからスキャナ設定ウインドウ５４Ｅを開くためのもので、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄの用紙サイズ表示エリア５４Ｄ１、解像度表示エリア５４Ｄ３、用紙方向表示エリア５４Ｄ４に表示されている値を変更したい場合に、このスキャナ設定ボタン５４Ｄ７をマウス５７でクリックすると、スキャナ設定ウインドウ５４Ｅが開かれて、所望の値が変更できる。
【０１０５】書類終了ボタン５４Ｄ８は、１単位の書類（ページ数に関係なく）の読取りの終了をシステムに指示するためのものである。すなわち、スキャナ５８で１単位の書類の読取が終了した時点でマウス５７でクリックされると、図１３に示すような書類作成ウインドウ５４Ｆが表示されるようになっている。この書類作成ウインドウ５４Ｆに対して所定の処理を実行することにより、スキャナ５８で入力された書類が登録されるようになっている。
【０１０６】終了ボタン５４Ｄ９は、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄに対する処理の終了をシステムに指示するためのものである。すなわち、この終了ボタン５４Ｄ９がマウス５７でクリックされると、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄが閉じられるようになっている。このとき、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄに対して書類の読取動作を実行したにもかかわらず、その読取った書類が登録されていないとき（例えば、書類終了ボタン５４Ｄ８がクリックされていなかったとき等）には、書類作成ウインドウ５４Ｆが開かれるようになっている。
【０１０７】さて、ステップＳ５５で表示装置５４に表示されたスキャナ入力ウインドウ５４Ｄが表示されると、スキャナ５８に書類をセットした後、入力実行ボタン５４Ｄ５をクリックする。すると、ステップＳ５７に進み、スキャナ５８が動作してセットされた原稿が１ページづつ読取られる。このとき、スキャナ５８のＡＤＦに原稿がセットされている場合は、複数のページで構成される書類は全ての原稿の読取が終了されるまで１ページずつ連続してその読取は実行されるが、スキャナ５８にＡＤＦが装備されていない場合は、１ページ原稿の入力が終了後に再び後続のページの原稿をスキャナ５８にセットして、入力実行ボタン５４Ｄ５をクリックする。すなわち、原稿の続く限り繰り返すことになる（ステップＳ５６〜ステップＳ５７ａ）。
【０１０８】位置単位の書類の原稿の入力が終了して、ステップＳ５８に進み、書類終了ボタン５４Ｄ８をクリックすると、さらにステップＳ５９に進み、図１３に示したような書類作成ウインドウ５４Ｆが開かれる。
【０１０９】ここで、図１３を参照して書類作成ウインドウ５４Ｆの表示例について説明する。書類作成ウインドウ５４Ｆには、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄで入力処理を行った書類を、新規に登録するための指示エリア５４、その場合の書類名を設定するための書類名設定エリア５４Ｆ３、現在表示装置５４上に開かれている画像表示ウィンドウに表示されている書類（この場合は書類２）にスキャナ入力ウインドウ５４Ｄで入力処理を行った書類を追加して登録するための指示エリア５４Ｆ２、その場合の追加する先の書類名を設定するための書類名設定エリア５４Ｆ４、ＯＫボタン５４Ｆ５、キャンセルボタン５４Ｆ６からなる。なお、指示エリア５４Ｆ１、５４Ｆ２には、一度にいずれか一方のみしかクリックできない。
【０１１０】この書類作成ウインドウ５４に対して、スキャナ入力ウインドウ５４Ｄで入力処理を行った書類の新規登録あるいは追加登録の処理が実行できるようになってる。すなわち、ステップＳ６０で新規登録をする場合は、ステップＳ６１に進み、指示エリア５４Ｆ１をクリックする、すると、そのエリアにチェックマークが表示される。さらに、ステップＳ６２に進み、あかかじめその書類名が決まっているときは、ステップＳ６３で、書類名設定エリア５４Ｆ３にキーボード５５から書類名を入力する。一方、書類名が決まっていないときは、書類名設定エリア５４Ｆ３には何も入力する必要はない。このとき、デフォルト値としてのシステムに内蔵されるタイマーで計測された書類を読取った年月日時分がその書類名となって登録されるようになっている。
【０１１１】ステップＳ６０で追加登録をする場合は、ステップＳ６５に進み、指示エリア５４Ｆ２をクリックする、すると、そのエリアにチェックマークが表示される。さらに、ステップＳ６６に進み、書類名を変更する場合は、ステップＳ６７で、書類名設定エリア５４Ｆ４にキーボード５５から書類名を入力する。一方、書類名を変更する必要がない場合は、書類名設定エリア５４Ｆ４には何も入力する必要はない。このとき、デフォルト値として、現在表示装置５４上に開かれている画像表示ウィンドウに表示されている書類名（この場合は書類２）が表示されている。
【０１１２】書類作成ウインドウ５４Ｆの必要な箇所の設定が終了した後、ステップＳ６４に進み、ＯＫボタン５４Ｆ５をクリックすると、ウインドウ５４Ｆは閉じられる。このとき、新規登録の場合、関連づけするタグが明らかでなく、ステップＳ４６までの処理を実行した後、ステップＳ５２に進んだときには、その書類はボックス１にのみ関連づけされて（すなわち、「未整理」に関連づけされて）登録される。すなわち、新規登録書類のオブジェクトの関連定義情報に例えばＮＵＬＬを付加し、親となるボックス１のオブジェクトの関連定義情報に、新規登録書類のＩＤを追加する。
【０１１３】また、あらかじめ関連づけるタグが明らかで、ステップＳ５０までの処理を実行した後、ステップＳ５２に進んだときは、その書類はタグ５に関連づけされて登録される。すなわち、新規登録書類のオブジェクトの関連定義情報に検索条件１に対応するタグ（タググループ４：タグ５）を追加し、親となるオブジェクトの関連定義情報に、新規登録書類のＩＤを追加する。
【０１１４】さらに、追加登録の場合は、ステップＳ５１で選択された書類２に追加されて登録される。
【０１１５】次に、本実施形態の電子ファイリング装置において、すでに登録済みの書類に対してタグの取付けあるいは取外しを行う場合について説明する。
【０１１６】図２１に処理フローを、図１６〜図２０に操作画面例を、それぞれ示す。なお、図２１示したフローチャートにおいて、図１４に示したフローチャートと同一部分には同一の符号を付し、説明は省略する。すなわち、ステップＳ４１〜ステップＳ５０までの処理は同一の検索処理を行うようになっている。図２１において、ステップＳ５０で、タグ５に関連づけされた書類一覧が表示された状態で、ステップＳ７０に進み、タグの取付け、取外し処理が実行される。
【０１１７】まず、タグの取付け処理について図２２に示すフローチャートを参照して説明する。
【０１１８】ステップＳ７１で、書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に表示された書類のなかから所望の書類、例えば書類２をマウス５７の右ボタンクリックすると、図１６に示すように、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが開かれる（ステップＳ７２）。このタグ一覧ウインドウ５４Ｇには、書類２に関連づけされているすべてのタグが表示されているものである。図１６では、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが書類表示ウインドウ５４Ａにオーバーラップして表示された場合を示している。
【０１１９】ここで、図１８を参照してタグ一覧ウインドウ５４Ｇの表示例について説明する。タグ一覧ウインドウ５４Ｇには、このウインドウのタイトルを表示するタイトル表示エリア５４Ｇ１、ステップＳ７１で選択された書類の書類名を表示する書類名表示エリア５４Ｇ２、この書類名表示エリア５４Ｇ２で表示された書類に関連づけされているタグの一覧を表示するタグ一覧表示エリア５４Ｇ３、タグ取付ボタン５４Ｇ４、タグ取外しボタン５４Ｇ５、タグ検索ボタン５４Ｇ６、ＯＫボタン５４Ｇ７、キャンセルボタン５４Ｇ８から構成される。
【０１２０】図１８において、ステップＳ７１で選択された書類２には、タグ一覧表示エリア５４Ｇ３から、すでに、タグ５とタグ６が関連づけされていることがわかる。この書類２に対して、あらたにタグを付与したい場合、ステップＳ７３に進み、タグ取付けボタン５４Ｇ４をマウス５７でクリックする。すると、ステップＳ７４に進み、図１７に示すように、タグ表示ウインドウ５４Ｂ´が開かれる。このタグ表示ウインドウ５４Ｂ´は、そのときすでに開かれているタグ表示ウインドウ５４Ｂと同一のもので、図１７は、タグ一覧ウインドウ５４Ｇとオーバーラップして表示される表示例を示したものである。また、タグ表示ウインドウ５４Ｂ´は、タグ表示ウインドウ５４Ｂと同様にタググループ表示エリア５４Ｂ１´とタグを表示するエリア５４Ｂ´からなる。
【０１２１】次に、ステップＳ７５に進み、タグ表示ウインドウ５４Ｂ´から新たに付与したいタグを選択する。すなわち、タググループ８のタグ９を書類２に付与したい場合は、まず、タググループ表示エリア５４Ｂ１´からタググループ８をクリックすると、このタググループ８が強調表示（例えば反転表示）され、さらにタグを表示するエリア５４Ｂ´からタグ９をクリックすると、このタグ９が強調表示（例えば反転表示）され、それと同時に、ステップＳ７６に進み、図１９に示すようなタグ確認操作ウインドウ５４Ｈが開かれる。
【０１２２】ここで、図１９を参照してタグ確認操作ウインドウ５４Ｈの表示例について説明する。タグ確認操作ウインドウ５４Ｈには、ステップＳ７１、あるいは後述するようにタグ取付けの場合にはステップＳ８１で選択された書類名を表示する書類名表示エリア５４Ｈ１、取付けるタグ、すなわち、ステップＳ７５で選択されたタグが表示される取付タグ表示エリア５４Ｈ３、後述するようにタグ取外しの場合にステップＳ８３で選択されたタグが表示される取外しタグ表示エリア５４Ｈ２、以上の各項目を確認後にクリックされるＯＫボタン５４Ｈ４、以上の各項目を全て廃棄するためにクリックされるのキャンセルボタン５４Ｈ５から構成される。
【０１２３】ステップＳ７６で、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈに表示された取付けタグ表示エリア５４Ｈ３の内容が確認されると、ステップＳ７７に進み、タグ確認操作ウインドウ５４ＨのＯＫボタン５４Ｈ４をクリックする。すると、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈが閉じられ、タグの取付けが実行される。すなわち、書類２のオブジェクトの関連定義情報にタググループ８：タグ９を追加し、その親となるオブジェクトの関連定義情報に書類２のオブジェクトＩＤを追加する。
【０１２４】なお、キャンセルボタン５４Ｈ５がクリックされると、タグの取付けは実行されずにその処理はキャンセルされる。また、この時点では、表示装置５４には、図１６に示したウインドウが表示されている。タグの取付け、取外し処理を終了する場合は、ステップＳ７８に進み、タグ一覧ウインドウ５４ＧのＯＫボタン５４Ｇ７をクリックすると、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが閉じられる。
【０１２５】次に、タグの取外し処理について図２３に示すフローチャートを参照して説明する。
【０１２６】まず、ステップＳ８１では、ステップＳ７１と同様に、書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に表示された書類のなかから所望の書類、例えば書類２をマウス５７の右ボタンクリックすると、図１６に示すように、タグ一覧ウインドウ５４Ｇが開かれる（ステップＳ８２）。
【０１２７】次に、ステップＳ８３に進み、タグ一覧ウインドウ５４Ｇのタグ一覧表示エリア５４Ｇ３のなかから取外したいタグ（この場合、タグ５）をクリックする。すると、その選択されたタグは強調表示（例えば反転表示）される。
【０１２８】さらに、ステップＳ８４に進み、タグ一覧ウインドウ５４Ｇのタグ取外しボタン５４Ｇ５をクリックすると、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈが開かれる（ステップＳ８５）。タグ確認操作ウインドウ５４Ｈに表示された取外しタグ表示エリア５４Ｈ２の内容が確認されると、ステップＳ８６に進み、タグ確認操作ウインドウ５４ＨのＯＫボタン５４Ｈ４をクリックする。すると、タグ確認操作ウインドウ５４Ｈが閉じられ、タグの取外しが実行される。すなわち、書類２のオブジェクトの関連定義情報からタググループ４：タグ５が削除され、その親であるオブジェクトの関連定義情報から、書類２のオブジェクトＩＤを削除する。
【０１２９】なお、キャンセルボタン５４Ｈ５がクリックされると、タグの取外しは実行されずにその処理はキャンセルされる。さて、タグ確認操作ウインドウ５４ＨのＯＫボタン５４Ｈ４がクリックされると、取外し対象タグが検索条件と一致したとき、ステップＳ８７に進み、図２０に示すような表示確認ウインドウ５４Ｉが開かれる。なお、取外し対象タグが検索条件と一致していないときは、ステップＳ９０に進む（ステップＳ８６ａ）。
【０１３０】ここで、図２０を参照して表示確認ウインドウ５４Ｉの表示例について説明する。表示確認ウインドウ５４Ｉには、書類表示ウインドウ５４Ａの表示内容の切換えを行うか否かを選択するためのウインドウで、表示内容を切換える場合の指示エリア５４Ｉ１、表示内容を切換えない場合の指示エリア５４Ｉ２、これらの内容を確認した後、クリックして表示確認ウインドウ５４Ｉを閉じるためのＯＫボタン５４Ｉ３が設けられている。
【０１３１】次に、図２４を参照して、書類表示ウインドウ５４Ａの表示内容の切換えについて説明する。図２４（ａ）〜（ｃ）は、書類表示ウインドウ５４Ａを模式的に示したものである。図２３のステップＳ８１において、書類表示ウインドウ５４Ａでは検索条件１（タググループ４：タグ５）を指定して検索された結果、その検索条件１（タググループ４：タグ５）に一致した書類（この場合、書類２、３）が書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に表示される（図２４（ａ）参照）。ここで、書類２には、検索条件１としてにタグ５以外にタグ６にも関連づけされているものとする。
【０１３２】この状態からステップＳ８６までの処理の結果、書類２からタグ５が取外されると、すなわち、取外し対象タグ（タググループ４：タグ５）が検索条件１と一致したときには、図１０に示した書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ（１）の検索条件１（タググループ４：タグ５）を書類表示ウインドウ５４Ａのエリア５４Ａ２において指定して検索した結果を表示する書類表示ウインドウ５４Ａには、書類２が表示されないことになる。この表示状態が図２０の表示確認ウインドウ５４Ｉで指示エリア５４Ｉ２をクリックしてウインドウ切換えをしないと選択した場合である（図２４（ｂ）参照）。
【０１３３】しかし、実際には、タグ５を取外した書類２に対して編集作業等を行うため、書類表示ウインドウ５４Ａに表示されていることが望ましい場合がある。従って、このような場合には、図２０の表示確認ウインドウ５４Ｉで指示エリア５４Ｉ１をクリックしてウインドウ切換えを行うと選択すればよい。すると、図２５に示すように、書類表示ステータス情報の対応するウィンドウ（１）のカレントタグ欄に、書類２に関連づけられている他のタグ６を設定すると同時に、検索条件２（タググループ４：タグ６）に変更する。さらに、書類表示ウインドウ５４Ａのエリア５４Ａ２において検索条件２（タググループ４：タグ６）を指定して検索部に依頼する。検索部は検索結果を表示部に応答して表示させる。すなわち、例えば、図２４（ｃ）に示したように検索条件２（タググループ４：タグ６）に一致した書類（この場合、書類２のみ）が書類一覧ウィンドウ５４Ａ３に再表示される。
【０１３４】すなわち、ステップＳ８８で、表示確認ウインドウ５４Ｉのエリア５４Ｉ１、５４Ｉ２のいづれか一方をクリックして、表示切換えをするか否かのいずれか一方を選択すると、そのクリックされた方のエリアにチェックマークが表示され、その内容を確認した後、ステップＳ８９に進み、ＯＫボタン５４Ｉ３をクリックすると、表示確認ウインドウ５４Ｉが閉じられ、さらにステップＳ９０に進み、前述したように、ステップＳ８８の選択に応じて、書類表示ウインドウ５４Ａの内容が再表示される。なお、ステップＳ８６ａからステップＳ９０に進んだ場合は、表示確認ウインドウ５４Ｉは開かれずに、もともとの検索条件をもと検索した結果（すなわち、ステップＳ８８で表示切換えをしないと選択した場合と同一）が表示される。
【０１３５】上記した書類に対するタグの取付け、取外し操作、および書類登録操作は、階層構造による分類とは独立して実行できる。すなわち、従来の電子ファイルシステムの問題点として指摘した、分類体系が確立していない分野や柔軟な分類体系における分類整理を、分類体系が確立している階層構造による分類整理とは独立した処理で提供して、変化の多い柔軟な分類体系での情報の分類整理を可能にした。また、あらたな書類を登録する際、その利用目的が不明確で分類不可能だが、とにかく登録だけしたいといった場合にも、柔軟に対応できる。
【０１３６】上記したタグによる分類整理を進めた結果、初めは変化の多い柔軟な分類体系が、次第に変化の少ない固定的な分類体系になった場合には、関連づけられているタグによる検索で絞り込んだ書類を、階層構造による分類体系内に新らしい分類項目を追加してここに分類して、不要になった元のタグは削除すればよい。これは、変化の少ない分類体系を反映した階層構造による分類整理と、変化の多い分類体系を反映したタグによる分類整理と、を併用することにより、個人的に活用する情報の管理を、分類体系のある／なしに関わらず容易に実行することを可能にしている。
【０１３７】また、タグ取外し操作の結果、取外し対象タグが、書類表示ウインドウ５４Ａのエリア５４Ａ２に指定された検索条件と一致した場合、そのままの検索条件では、タグ取外し対象の書類は、書類表示ウインドウ５４Ａには表示されない。そこで、この場合、タグ取外し操作後、検索条件を、タグ取外し対象の書類に関連づけられている他のタグに変更して、その検索結果を書類表示ウインドウ５４Ａに表示することができるので、タグが取外された書類に対して次の処理が続行でき、作業効率が向上する。
【０１３８】
【発明の効果】以上詳述したようにこの発明によれば、分類体系が確立している階層構造などによる書類の分類・整理とは独立しかつ並存できる分類体系を用い、変化の多い柔軟な分類体系での書類などの情報の分類、整理を可能とし、また、既存の分類体系を考慮することなく情報の登録が容易に行える情報記憶検索方法を提供することができる。
【出願人】 【識別番号】０００００３０７８
【氏名又は名称】株式会社東芝
【出願日】 平成６年１１月７日（１９９４．１１．７）
【代理人】 【識別番号】１０００５８４７９
【弁理士】
【氏名又は名称】鈴江 武彦 （外６名）
【公開番号】 特開２００２−１０８６７４（Ｐ２００２−１０８６７４Ａ）
【公開日】 平成１４年４月１２日（２００２．４．１２）
【出願番号】 特願２００１−２１２５３０（Ｐ２００１−２１２５３０）