文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体

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【発明の名称】	文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体
【発明者】	【氏名】山下晃弘
【要約】	【課題】全文インデックス情報を持たないで、全文検索を行うことができる文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供すること。【解決手段】制御部１１は、フラットテキストデータの処理サイズＮとセクションシリアル番号ｊを初期化し、文書ＩＤ５１、セクションインデックス５２、セクションシリアル番号ｊを、処理サイズＮからＮ＋Ｓｆの分まで全文情報記憶部１８の空きエントリに設定する（Ｓ９００～９０６）。セクションシリアル番号ｊが１でない場合（Ｓ９０８；Ｎ）、２重化テキスト長５４をＳｄとして全文情報記憶部１８に設定する（Ｓ９１０）。フラットテキストデータサイズが処理サイズＮ＋Ｓｆよりも大きい場合（Ｓ９１４；Ｎ）、ＮにＳｆ－Ｓｄを、jに１を足して（Ｓ９１６～９１８）、フラットテキストデータ登録処理（Ｓ９０２～９１２）を全てのフラットテキストデータを登録するまで繰り返す。

【特許請求の範囲】
【請求項１】画像、文書などのファイルや検索したいデータを入力する入力手段と、前記入力手段によって入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して記憶するデータ記憶手段と、前記データ記憶手段に記憶されている各データを前記入力手段からの入力に基づいて検索するデータ検索手段と、前記データ検索手段による検索結果を表示する表示手段と、を備えたことを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】前記データ記憶手段が前記ファイル内の連続したデータを複数のブロックによって分割した場合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録するデータ登録手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】前記データ記憶手段が前記入力手段によって入力されたファイル内のデータを分割する際、句読点などの特定文字がファイル内に含まれる場合にはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割することを特徴とする請求項１または請求項２記載の文書管理装置。
【請求項４】前記入力手段によって入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１、請求項２、請求項３のうちいずれか１に記載の文書管理装置。
【請求項５】前記データ記憶手段は、前記認識手段によって認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに分割することを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】画像、文書などのファイルや検索したいデータを入力する入力機能と、前記入力機能によって入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して記憶する記憶機能と、前記記憶機能に記憶されている各データを前記入力手段からの入力に基づいて検索する検索機能と、前記検索機能による検索結果を表示する表示機能と、をコンピュータに実現させるためのコンピュータ読み取り可能な文書管理プログラムが格納された記憶媒体。
【請求項７】前記記憶機能によって前記ファイル内の連続したデータが複数のブロックによって分割された場合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録する登録機能をさらに備えたことを特徴とする請求項６記載の文書管理プログラムが格納された記憶媒体。
【請求項８】前記記憶機能によって前記入力機能で入力されたファイル内のデータが分割される場合、句読点などの特定文字がファイル内に含まれるときにはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割することを特徴とする請求項６または請求項７記載の文書管理プログラムが格納された記憶媒体。
【請求項９】前記記憶機能によって入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識機能をさらに備えたことを特徴とする請求項６、請求項７、請求項８のうちいずれか１に記載の文書管理プログラムが格納された記憶媒体。
【請求項１０】前記記憶機能は、前記認識機能によって認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに分割することを特徴とする請求項９記載の文書管理プログラムが格納された記憶媒体。

【発明の詳細な説明】【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体に係り、例えば、画像やアプリケーションファイルを文書として登録し、閲覧、検索をすることができる文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】近年、パーソナルコンピュータの普及により、家庭、オフィスにおいて一人一台のパーソナルコンピュータを使用するようになっている。これによりオフィスでは、これら各自のパーソナルコンピュータがネットワークで接続され、各自が自分のパーソナルコンピュータからネットワーク接続された複数のパーソナルコンピュータのファイルを参照したり、様々な文書データをアクセスすることができるようになっている。このように各自のパーソナルコンピュータから様々な文書データやファイルをアクセスすることができるように、ネットワーク内の各パーソナルコンピュータのファイルやデータを一つの箇所で場所で管理するようになっている。
【０００３】例えば、文書管理装置という専用のサーバをネットワーク内に設置し、ユーザは自分のパーソナルコンピュータからそのサーバにアクセスして文書の検索、閲覧などを行なうことができる。このようにパーソナルコンピュータの普及により、パーソナルコンピュータ上で手軽に文書管理を行うことができるアプリケーションなどが利用されている。このような文書管理装置では、文書を閲覧する際の補助として検索機能を保持している。一般的に、ユーザが検索、閲覧したい文書を検索する際、検索条件として文書名やキーワードなどの書誌情報を対象にする場合と、書誌情報を必要とせずに文書内の全文を対象にする場合の２つの場合がある。ところで、特開平５－１０１１０２号公報や特開平５－２０４９９３号公報には、全文検索を行う検索装置において、検索用に２次インデックス情報を保持し、そのインデックス情報を検索して、目的の文書を探し出す検索装置が記載されている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述のような全文検索可能な装置を機能としてパーソナルコンピュータなどに組み込むことは、以下のような理由から難しいものであった。例えば、ユーザが書誌情報を検索対象とする場合には、莫大なデータを必要とせず、内部の処理がそれほど複雑でないためパーソナルコンピュータ上でも文書管理装置を稼動させることも可能であるが、多くの文書情報が格納された文書検索装置上での動作を意識した従来技術の検索装置では、文書数が少ない場合にも検索に時間を要することがある。また、全文データ（以下、フラットテキストデータという）のほかにも全文検索用インデックス情報をさらに別に持つ必要があり、余分な情報も持たなければならがなかった。このようにフラットテキストデータを２重化して格納しているために、余分なデータを保持することになってしまう。
【０００５】さらには、文書に複数の画像が存在する場合、文書に複数セクションのファイルが存在することになる。ＯＣＲ（ＯｐｔｉｃａｌＣｈａｒａｃｔｅｒＲｅａｄｅｒ）技術などを利用することにより各画像からフラットテキストデータを抽出すると、それぞれの画像からデータを抽出して格納することになる。例えば、１頁の最後が「に関する技術」となっており、２頁の最初が「報告書が」とつながっていて複数の画像が一つの報告書になっており、文章は次のページ（画像）に続いているというような場合がある。このような場合に文書データが登録されると、登録ブロック内で「に関する技術」と「報告書が」がつながっていないために、ユーザがキーワードとして「技術報告書」を指定した場合、目的の文章が検索できないということがある。
【０００６】一方、全文検索で使用するフラットテキストデータは自動的に抽出されるため、フラットテキストの文字列内の数字やアルファベットなどは、大文字／小文字や半角／全角の文字が混在する可能性が高く、特に、長音やハイフンはＯＣＲ技術でも認識率を向上させることが難しいものである。また、数字やアルファベット、大文字／小文字や半角／全角の文字などはそれぞれ文字コードが異なるため、従来の検索装置では一文字だけ大文字が小文字になっていたりするだけで違う文字と判断され、文書が検索できないことがある。そこで、フラットテキストデータ内の大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮した全文検索のために、文字データの最適化をするフィルタをかけるようにすると、フィルタを通す処理が全文検索用ファイル内のフラットテキストデータ全てに対して行わなければならず、検索時間を要することになり、結果として検索時の性能が落ちてしまうことがある。また、全文検索時に指定するキーワードとしては句読点などの文字を使用しないため、そのような文字がある箇所でブロック間を分割すれば、フラットテキストを２重化する必要性がなくなる。
【０００７】そこで、本発明の第１の目的は、全文インデックス情報を持たないで、処理能力が低いパーソナルコンピュータ上でも全文検索を行うことができる文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。本発明の第２の目的は、セクション（ファイル）間で文が分割されている場合にも全文検索が可能な文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。本発明の第３の目的は、セクション内ではフラットテキストデータを２重化せずに、全文検索用管理ファイルに登録可能な文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。本発明の第４の目的は、フラットテキストデータが大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンの文字を区別することなく全文検索できる文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。本発明の第５の目的は、フラットテキストデータが大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンの文字を区別することなく全文検索の性能を向上することができる文書管理装置および文書管理プログラムが格納された記憶媒体を提供することである。本発明の第６の目的は、文書管理プログラムを記録した記録媒体としても利用することができる文書管理装置および文書管理プログラムが記憶された記憶媒体を提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明では、画像、文書などのファイルや検索したいデータを入力する入力手段と、前記入力手段によって入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して記憶するデータ記憶手段と、前記データ記憶手段に記憶されている各データを前記入力手段からの入力に基づいて検索するデータ検索手段と、前記データ検索手段による検索結果を表示する表示手段と、を備えたことにより、前記第１の目的を達成する。
【０００９】請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記データ記憶手段が前記ファイル内の連続したデータを複数のブロックによって分割した場合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録するデータ登録手段をさらに備えたことにより、前記第２の目的を達成する。
【００１０】請求項３記載の発明では、請求項１または請求項２記載の発明において、前記データ記憶手段が前記入力手段によって入力されたファイル内のデータを分割する際、句読点などの特定文字がファイル内に含まれる場合にはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割することにより、前記第３の目的を達成する。
【００１１】請求項４記載の発明では、請求項１、請求項２、請求項３のうちいずれか１に記載の発明において、前記入力手段によって入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識手段をさらに備えたことにより、前記第４の目的を達成する。
【００１２】請求項５記載の発明では、請求項４記載の発明において、前記データ記憶手段は、前記認識手段によって認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに分割することにより、前記第５の目的を達成する。
【００１３】請求項６記載の発明では、画像、文書などのファイルや検索したいデータを入力する入力機能と、前記入力機能によって入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して記憶する記憶機能と、前記記憶機能に記憶されている各データを前記入力手段からの入力に基づいて検索する検索機能と、前記検索機能による検索結果を表示する表示機能と、を備えたことにより、前記第１および前記第６の目的を達成する。
【００１４】請求項７記載の発明では、請求項６記載の発明において、前記記憶機能によって前記ファイル内の連続したデータが複数のブロックによって分割された場合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録する登録機能をさらに備えたことにより、前記第２および前記第６の目的を達成する。
【００１５】請求項８記載の発明では、請求項６または請求項７記載の発明において、前記記憶機能によって前記入力機能で入力されたファイル内のデータが分割される場合、句読点などの特定文字がファイル内に含まれるときにはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割することにより、前記第３および第６の目的を達成する。
【００１６】請求項９記載の発明では、請求項６、請求項７、請求項８のうちいずれか１に記載の発明において、前記記憶機能によって入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識機能をさらに備えたことにより、前記第４および前記第６の目的を達成する。
【００１７】請求項１０記載の発明では、請求項９記載の発明において、前記記憶機能は、前記認識機能によって認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに分割することにより、前記第５および前記第６の目的を達成する。
【００１８】
【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態について、図１ないし図１６を参照して詳細に説明する。図１は、本実施の形態に係る文書管理装置の構成を示したブロック図である。文書管理装置は、制御部１１、表示部１２、コマンド入力部１３、システム情報記憶部１４、文書情報記憶部１５、セクションデータ記憶部１６、セクション情報記憶部１７、全文情報記憶部１８を備えている。制御部１１は、図示しないＣＰＵ（中央処理装置）、ＲＯＭ（リード・オンリ・メモリ）、ＲＡＭ（ランダム・アクセス・メモリ）などから構成されるマイクロコンピュータを内蔵し、文書管理装置の全体の制御を行う。表示部１２は、検索結果文書一覧画面の表示、文書表示画面の表示などを行うＣＲＴ（ＣａｔｈｏｄｅＲａｙＴｕｂｅｄｉｓｐｌａｙ）、ＴＦＴ（ＴｈｉｎＦｉｌｍＴｒａｎｓｉｓｔｏｒ）などのディスプレイ装置である。コマンド入力部１３は、各種作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスなどの入力装置である。
【００１９】システム情報記憶部１４は、文書管理装置内で共通で使用するパラメータを保持している記憶装置である。文書情報記憶部１５は、文書の書誌情報（文書名など）を記録する記憶装置である。セクションデータ記憶部１６は、文書のセクションデータである画像やアプリケーションファイルなどのデータを記録する記憶装置である。セクション情報記憶部１７は、セクション（ファイル）に関する詳細情報であるセクション名などを記録する記憶装置である。全文情報記憶部１８は、文書の各セクションに対応するフラットテキストデータを記録する記憶装置である。
【００２０】図２は、システム情報記憶部１４におけるデータフォーマットの一例を示した図である。システム情報記憶部１４は、フラットテキストデータサイズ（Ｓｆ）２１と２重化データサイズ（Ｓｄ）２２を格納している。これらの各データ値は、全文データの作成時に使用する値であり、文書管理装置内において共通のものとなっている。図３は、文書情報記憶部１５におけるデータフォーマットの一例を示した図である。文書情報記憶部１５は、文書ＩＤ３１、文書名３２、登録日３３、セクション数３４を格納している。
【００２１】図４は、セクション情報記憶部１７におけるデータフォーマットの一例を示した図である。セクション情報記憶部１７は、文書ＩＤ４１、セクションインデックス４２、セクションデータへのポインタ４３を格納している。また、文書ＩＤ４１とリンクして、その文書ＩＤ４１内のセクションと関連付けられている。さらには、セクションデータへのポインタ４３とリンクしてセクションデータ記憶部１６の中のデータと関連付けられている。図５は、全文情報記憶部１８におけるデータフォーマットの一例を示した図である。全文情報記憶部１８は、文書ＩＤ５１、セクションインデックス５２、セクションシリアル番号５３、２重化テキスト長５４、フラットテキストデータ５５を格納している。また、文書ＩＤ５１とセクションインデックス５２とリンクして、その文書ＩＤ５１における文書内のセクション内のフラットテキストデータ５５と関連付けられている。セクションシリアル番号５３は、セクション内のフラットテキストデータ５５を複数レコードに分割して格納する際に、シーケンシャルに（順番に）振られた番号が格納されている。フラットテキストデータ５５内には実際のテキストデータが格納されている。
【００２２】以下、本実施の形態の文書管理装置の動作について説明する。図６は、文書登録を行う際の処理手順を示したフローチャートである。文書を登録する場合、ユーザが画像やアプリケーションのファイル名をコマンド入力部１３において入力すると（ステップ６００）、制御部１１は、文書情報記憶部１５に入力されたファイル名を記憶させる（ステップ６０２）。ここで、ユーザは複数個のファイルを登録することができ、全てのファイル登録が終わると（ステップ６０４；Ｙ）、制御部１１は、指定されたファイルをセクションとして登録するセクション登録処理が実行される（ステップ６０６）。次に、ユーザが文書名などの書誌情報を入力すると（ステップ６０８）、制御部１１は、文書情報記憶部１５に新規のエントリを追加し、ユーザが入力した文書名３２や現在の日時を登録日３３としてそのエントリに登録する（ステップ６１０）。また、ファイル数は文書情報記憶部１５のセクション数３４としてエントリに登録され（ステップ６１２）、制御部１１によって全文検索で使用するデータである全文データ作成処理が実行される（ステップ６１４）。
【００２３】次に、セクション登録処理および全文データ作成処理の詳細について、図７および図８のフローチャートを参照して説明する。図７は、セクション登録処理の処理手順を示したフローチャートである。まず、制御部１１は、ｉに１をセットして（ステップ７００）、ｉ番目（１番目）の登録ファイル名を取得する（ステップ７０２）。そして、取得したファイル名の中のデータを取得後、セクションデータ記憶部１６へセクションデータである画像やアプリケーションファイルなどのデータを登録する（ステップ７０４）。次に、セクション情報記憶部１７にエントリを追加し、その前に格納したデータのセクションデータ記憶部１６のセクションデータへのポインタ４３とセクションインデックス４２を登録する（ステップ７０６）。制御部１１は、ｉに１を足して（ステップ７０８）、この１が足されたｉと登録されているファイル数を比較する（ステップ７１０）。登録ファイル数よりもｉが小さい場合（ステップ７１０；Ｎ）、制御部１１はこのｉ番目のファイル名を取得し、セクション登録処理（ステップ７０２～７０８）を登録されたファイル数分、すなわち登録ファイル数がｉよりも大きくなるまで（ステップ７１０；Ｙ）繰り返す。登録ファイル数よりもｉが大きい場合（ステップ７１０；Ｙ）、登録された全ての登録ファイルについてのセクション登録処理が終了したことになる。
【００２４】図８は、全文データ作成処理の処理手順を示したフローチャートである。まず、制御部１１は、システム情報記憶部１４よりフラットテキストデータサイズ（Ｓｆ）２１と２重化データサイズ（Ｓｄ）２２を取得する（ステップ８００）。次に、制御部１１は、ｉに１をセットして（ステップ８０２）、セクション情報記憶部１７のｉ番目（１番目）のセクションデータポインタ４３に該当するセクションデータ記憶部１６のセクションデータを取得する（ステップ８０４）。この取得したセクションデータからフラットテキストデータを抽出するＯＣＲ処理などの処理行う（ステップ８０６）。このフラットテキストデータの抽出処理は、セクション情報記憶部１７の内部で行われ、例えば、セクションが画像の場合にはＯＣＲなどの処理が行われてテキストデータが抽出されたり、アプリケーションファイルの場合にはアプリケーションに対してテキストだけ抽出したりする処理が行われる。そして、抽出されたフラットテキストデータの登録処理が実行される（ステップ８０８）。
【００２５】次に、制御部１１は、ｉに１を足して（ステップ８１０）、この１が足されたｉとセクション数を比較する（ステップ８１２）。セクション数よりもｉが大きい場合（ステップ８１２；Ｎ）、制御部１１は、このｉ番目のセクションデータポインタに該当するセクションデータを取得し、フラットテキストデータ登録処理（ステップ８０４～８１０）をセクション数分、すなわちｉがセクション数よりも大きくなるまで（ステップ８１２；Ｙ）繰り返す。セクション数よりもｉが小さい場合（ステップ８１２；Ｙ）、全てのセクション数についてのフラットテキストデータ登録処理が終了したことになる。
【００２６】次に、フラットテキストデータ登録処理について図９のフローチャートを参照して説明する。図９は、フラットテキストデータ登録処理の第１の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。まず、制御部１１は、フラットテキストデータの処理サイズＮとセクションシリアル番号５３であるｊ（以下、セクションシリアル番号５３をｊとする）のそれぞれに１をセットして初期化する（ステップ９００）。次に、全文情報記憶部１８内の空きエントリを確保し（ステップ９０２）、文書ＩＤ５１と、セクションインデックス５２であるｉ（以下、セクションインデックス５２をｉとする）と、セクションシリアル番号ｊとを、処理サイズＮからＮ＋Ｓｆの分まで全文情報記憶部１８の空きエントリに設定する（ステップ９０４～９０６）。
【００２７】次に、制御部１１は、セクションシリアル番号ｊが１であるかどうかを判断し（ステップ９０８）、セクションシリアル番号ｊが１の場合（ステップ９０８；Ｙ）、フラットテキストデータが２重化されていないことになるため（図５参照）、２重化テキスト長５４を０として全文情報記憶部１８に設定する（ステップ９１２）。セクションシリアル番号ｊが１でない場合（ステップ９０８；Ｎ）、フラットテキストデータがＳｄ分だけ２重化されていることになるため、２重化テキスト長５４をＳｄ、すなわち１００として全文情報記憶部１８に設定する（ステップ９１０）。そして、全てのフラットテキストを登録したかどうかの判断、すなわちフラットテキストデータサイズと処理サイズＮ＋Ｓｆを比較する（ステップ９１４）。
【００２８】フラットテキストデータサイズが処理サイズＮ＋Ｓｆよりも大きい場合（ステップ９１４；Ｎ）、全てのフラットテキストを登録していないことになり、ＮにＳｆ－Ｓｄを加え（ステップ９１６）、jに１を足して（ステップ９１８）、フラットテキストデータを登録する処理（ステップ９０２～９１２）を全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステップ９１４；Ｙ）、繰り返す。フラットテキストデータサイズが処理サイズＮ＋Ｓｆよりも小さい場合（ステップ９１４；Ｙ）、全てのフラットテキストの登録が終了したことになり、処理を終了する。
【００２９】図１０は、全文検索を行う際の処理手順を示したフローチャートである。まず、ユーザがコマンド入力部１３からキーワードを入力すると（ステップ１０００）、制御部１１は、入力されたキーワードに基づいて全文検索メイン処理を行う（ステップ１００１）。そして、検索後に検索結果が表示部１２に表示され（ステップ１００２）、ユーザによって検索結果の一覧の中から文書が指定されると（ステップ１００３；Ｙ）、制御部１１は、ユーザが閲覧することができるよう文書の内容を表示部１２に表示する（ステップ１００４）。検索結果や文書内容を閲覧したユーザが終了を指定すると（ステップ１００５；Ｙ）、全文検索処理が終了となる。
【００３０】図１１は、全文検索メイン処理の第２の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。この全文検索メイン処理では、全文情報記憶部１８内のフラットテキストデータを先頭より順次検索を行う。まず、全文情報記憶部１８の先頭レコードにポインタを設定し（ステップ１１００）、現在のレコードが空きレコードかどうかをチェックする（ステップ１１０２）。空きレコードかどうかを判断するには、例えば文書ＩＤが特殊な空きレコード番号になっているかどうかをチェックすればわかるようになっている。空きレコードであった場合（ステップ１１０２；Ｙ）、ユーザにその旨を表示して知らせる。
【００３１】空きレコードでない場合（ステップ１１０２；Ｎ）、そのレコード内のフラットテキストデータを取得し、フラットテキストデータ内にユーザが指定したキーワードが含まれているかどうかを検索する（ステップ１１０４～１１０６）。この検索では部分文字列一致関数などを用いることにより検索処理を行っており、既存の関数などで処理可能である。検索にヒットした場合、すなわち該当する文書があった場合（ステップ１１０８；Ｙ）に、レコード内に記述されている文書ＩＤがないときには、文書ＩＤを検索結果に追加する（ステップ１１１０）。文書ＩＤが検索結果にあるときは特に追加する必要はない。ユーザが終了を指定すると（ステップ１１１２；Ｙ）、全文検索メイン処理が終了となる。ここで、ユーザが検索結果に満足せず、さらなる検索を指定すると（ステップ１１１２；Ｎ）、次のレコードにポインタを移動して全文検索メイン処理（ステップ１１０２～１１１０）を全てのレコードについて実行するまで繰り返す。
【００３２】図１２は、フラットテキストデータ登録処理の第３の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。まず、制御部１１は、フラットテキストの処理サイズＮとセクションシリアル番号ｊのそれぞれに１をセットして初期化する（ステップ１２００）。次に、全文情報記憶部１８内の空きエントリを確保し（ステップ１２０２）、文書ＩＤとセクションインデックスｉとセクションシリアル番号ｊとを、全文情報記憶部１８の空きエントリに設定する（ステップ１２０４）。次に、セクションシリアル番号ｊが１より小さく、かつセクションシリアル番号ｊが１の場合（ステップ１２０６；Ｎ）、ＮからＮ＋Ｓｆ－１までのフラットテキストデータを全文情報記憶部１８のエントリに設定する（ステップ１２０８）。また、登録したフラットテキストの最後Ｓｄ個のデータをバッファＢに格納する（ステップ１２１０）。そして、セクションシリアル番号ｉが１である場合（ステップ１２１２；Ｙ）、フラットテキストは２重化されていないため、全文情報記憶部１８の２重化テキスト長には０を設定し（ステップ１２１４）、そして、全てのフラットテキストを登録したかどうかを判断、すなわちフラットテキストデータサイズと処理サイズＮ＋Ｓｆを比較する（ステップ１２１８）。また、セクションシリアル番号ｉが１でない場合（ステップ１２１２；Ｎ）、フラットテキストは２重化されているので、全文情報記憶部１８の２重化テキスト長をＳｄに設定し、全てのフラットテキストを登録したかどうかの判断に移行する（ステップ１２１８）。
【００３３】フラットテキストデータサイズが処理サイズＮ＋Ｓｆよりも大きい場合（ステップ１２１８；Ｎ）、全てのフラットテキストを登録していないことになり、ＮにＳｆ－Ｓｄを加え（ステップ１２２０）、ｊに１を足して（ステップ１２２２）、フラットテキストデータを登録する処理（ステップ１２０２～１２１６）を全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステップ１２１８；Ｙ）、繰り返す。フラットテキストデータサイズが処理サイズＮ＋Ｓｆよりも小さい場合（ステップ１２１８；Ｙ）、全てのフラットテキストの登録が終了したことになり、処理を終了する。
【００３４】一方、セクションシリアル番号ｉが１でなく、かつセクションシリアル番号ｊが１の場合（ステップ１２０６；Ｙ）、最初にバッファＢをエントリの先頭のＳｄ個に右詰で設定する（ステップ１２３０）。ここで、右詰にバッファＢを設定するのは、その前のセクションのフラットテキストデータがＳｄ個に満たない場合があるためである。そして、Ｓｄ＋１以降のＮからＮ＋Ｓｆ－Ｓｄ－１までのフラットテキストデータを全文情報記憶部１８に設定する（ステップ１２３２）。そして、登録したフラットテキストの最後Ｓｄ個のデータをバッファＢへ設定し（ステップ１２３４）、Ｓｄ分だけ２重化されていることになるので、全文情報記憶部１８の２重化テキスト長をＳｄに設定し、先頭Ｓｄ個にはすでにデータが入っているため、フラットテキストデータがＮ＋Ｓｆ－Ｓｄ－１よりも小さいか否かを、すなわち全てのフラットテキストを登録し終えたかどうかを判断する（ステップ１２３６）。
【００３５】フラットテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆ－Ｓｄ－１よりも大きい場合（ステップ１２３４；Ｎ）、全てのフラットテキストを登録していないことになり、ＮにＳｆ－２Ｓｄを加え（ステップ１２３８）、ｊに１を足して（ステップ１２４０）、フラットテキストデータを登録する処理（ステップ１２０２～１２３８）を全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステップ１２３６；Ｙ）、繰り返す。フラットテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆ－Ｓｄ－１よりも小さい場合（ステップ１２３６；Ｙ）、全てのフラットテキストの登録が終了したことになり、処理を終了する。
【００３６】図１３は、フラットテキストデータ登録処理の第４の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。まず、フラットテキストの処理サイズＮとセクションシリアル番号ｊのそれぞれに１をセットし、２重化テキスト長Ｌを０にセットして初期化する（ステップ１３００）。次に、全文情報記憶部１８より空きエントリを確保し（ステップ１３０２）、文書ＩＤとセクションインデックスｉとセクション内シリアル番号ｊとを、全文情報記憶部１８の空きエントリに設定する（ステップ１３０４）。次に、ＮからＮ＋Ｓｆ－１までのフラットテキストデータをエントリに設定し、２重化テキスト長Ｌも設定する（ステップ１３０８）。そして、フラットテキストテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆよりも小さいか否かを、すなわち全てのフラットテキストを登録し終えたかどうかを判断する（ステップ１３１０）。フラットテキストテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆよりも大きい、すなわち全てのフラットテキストの登録を終えていない場合（ステップ１３１０；Ｎ）、Ｎ＋Ｓｆ＋ＳｄからＮ＋Ｓｆ－１までのデータの中に区切り文字（例えば、句読点、カンマ、ピリオドなど）があるかどうかをチェックする（ステップ１３１２）。ここで、なるべく後ろに区切り文字があるかどうかを考慮する方が、検索検索性能を向上することができ、無駄な２重化を防ぐことができる。
【００３７】区切り文字が存在しない場合（ステップ１３１４；Ｎ）、２重化テキスト長ＬにＳｄを設定し（ステップ１３１６）、ＮにＳｆ－Ｌを加え（ステップ１３２０）、ｊに１を足して（ステップ１３２２）、フラットテキストデータを登録する処理（ステップ１３０２～１３１２）を全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステップ１３１０；Ｙ）、繰り返す。区切り文字がＭ番目に存在する場合（ステップ１３１４；Ｙ）、２重化テキスト長ＬをＳｄ－Ｍと設定し（ステップ１３１８）、ＮにＳｆ－Ｌを加え（ステップ１３２０）、ｊに１を足して（ステップ１３２２）、フラットテキストデータを登録する処理（ステップ１３０２～１３１２）を全てのフラットテキストデータを登録するまで（ステップ１３１０；Ｙ）、繰り返す。このＭ番目に区切り文字が存在する場合には、Ｓｆ－ＬがＳｆ－Ｓｄよりも大きくなるため、検索検索性能を向上することができ、２重化による記憶領域の無駄を防ぐことができる。フラットテキストテキストデータサイズがＮ＋Ｓｆよりも小さい、（ステップ１３１０；Ｙ）、全てのフラットテキストの登録が終了したことになり、処理を終了する。
【００３８】図１４は、全文検索メイン処理の第１の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。まず、ユーザによって指定された検索のキーワードの文字コードの最適化処理を行う（ステップ１４００）。この最適化処理とは、例えばアルファベットの小文字をａＢｃＤ→ＡＢＣＤというように大文字に変換したり、半角の数字を全角の数字に変換したりするものである。そして、全文情報記憶部１８の先頭レコードにポインタを設定し（ステップ１４０２）、現在のレコードが空きレコードかどうかをチェックする（ステップ１４０４）。空きレコードかどうかを判断するには、例えば文書ＩＤが特殊な空きレコード番号になっているかどうかをチェックすればわかるようになっている。空きレコードであった場合（ステップ１４０４；Ｙ）、ユーザにその旨を表示して知らせる。
【００３９】空きレコードでない場合（ステップ１４０４；Ｎ）、そのレコードに格納されているフラットテキストデータを取得し（ステップ１４０６）、同様の文字コードの最適化処理を行う（ステップ１４０８）。次に、フラットテキスト内にユーザが指定したキーワードが含まれているかどうかを検索する（ステップ１４１０）。この検索では部分文字列一致関数などを用いることにより検索処理を行っており、既存の関数などで処理可能である。検索にヒットした場合（ステップ１４１２；Ｙ）、レコード内に記述されている文書ＩＤが検索結果にある場合は特に追加する必要はないが、文書ＩＤがない場合、文書ＩＤを検索結果に追加する（ステップ１４１４）。ユーザが終了を指定すると（ステップ１４１６；Ｙ）、全文検索メイン処理が終了となる。ここで、ユーザが検索結果に満足せず、さらなる検索を指定すると（ステップ１４１６；Ｎ）、次のレコードにポインタを移動して全文検索メイン処理（ステップ１４０４～１４１４）を、すべてのレコードについて実行するまで繰り返す。
【００４０】図１５は、全文データ作成処理の第２の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。まず、制御部１１は、システム情報記憶部１４よりフラットテキストデータサイズ（Ｓｆ）２１と２重化データサイズ（Ｓｄ）２２を取得する（ステップ１５００）。次に、ｉに１をセットして（ステップ１５０２）、セクション情報記憶部１７のｉ番目（１番目）のセクションデータポインタに該当するセクションデータ記憶部１６のセクションデータを取得する（ステップ１５０４）。次に、この取得したセクションデータからフラットテキストデータを抽出するＯＣＲ処理などの処理行う（ステップ１５０６）。そして、抽出されたフラットテキストに対して文字コードの最適化処理を行い（ステップ１５０８）、抽出されたフラットテキストデータの登録処理が実行される（ステップ１５１０）。
【００４１】制御部１１は、ｉに１を足して（ステップ１５１２）、この１が足されたｉとセクション数を比較する（ステップ１５１４）。セクション数よりもｉが小さい場合（ステップ１５１４；Ｎ）、制御部１１は、このｉ番目のセクションデータポインタに該当するセクションデータを取得し、フラットテキストデータ登録処理（ステップ１５０４～１５１２）をセクション数分、すなわちｉがセクション数よりも大きくなるまで（ステップ１５１４；Ｙ）繰り返す。セクション数よりもｉ＋１が大きい場合（ステップ１５１４；Ｙ）、全てのセクション数についてのフラットテキストデータ登録処理が終了したことになる。
【００４２】図１６は、全文検索メイン処理の第２の実施形態の処理手順を示したフローチャートである。まず、ユーザによって指定された検索のキーワードの文字コードの最適化処理を行う（ステップ１６００）。次に、全文情報記憶部１８の先頭レコードにポインタを設定し（ステップ１６０２）、現在のレコードが空きレコードかどうかをチェックする（ステップ１６０４）。空きレコードかどうかを判断するには、例えば文書ＩＤが特殊な空きレコード番号になっているかどうかをチェックすればわかるようになっている。空きレコードであった場合（ステップ１６０４；Ｙ）、ユーザにその旨を表示して知らせる。
【００４３】空きレコードでない場合（ステップ１６０４；Ｎ）、そのレコードに格納されているフラットテキストデータを取得し（ステップ１６０６）、フラットテキスト内にユーザが指定したキーワードが含まれているかどうかを検索する（ステップ１６０８）。この検索では部分文字列一致関数などを用いることにより検索処理を行っており、既存の関数などで処理可能である。検索にヒットした場合（ステップ１６１０；Ｙ）、レコード内に記述されている文書ＩＤが検索結果にある場合は特に追加する必要はないが、文書ＩＤがない場合、文書ＩＤを検索結果に追加する（ステップ１６１２）。ユーザが終了を指定すると（ステップ１６１４；Ｙ）、全文検索メイン処理が終了となる。ここで、ユーザが検索結果に満足せず、さらなる検索を指定すると（ステップ１６１４；Ｎ）、次のレコードにポインタを移動して全文検索メイン処理（ステップ１６０４～１６１２）を、すべてのレコードについて実行するまで繰り返す。
【００４４】以上のように、本実施の形態によるとデータの追加／更新／削除による処理が最小限度で済み、高価なサーバなどの環境でなくとも全文検索機能を文書管理装置上で稼動することができる。また、インデックス情報が不用であるため、ディスク資源の節約が可能となり、フラットテキストデータの格納先をブロック化することで、データの追加／更新／削除によって生じるフラグメンテーションを最小限度にとどめることができる。
【００４５】
【発明の効果】請求項１記載の発明では、入力手段によって入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して記憶するデータ記憶手段を備えたので、インデックス情報がいらず、ディスク資源の節約をすることができる。
【００４６】請求項２記載の発明では、データ記憶手段がファイル内の連続したデータを複数のブロックによって分割した場合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録するデータ登録手段をさらに備えたので、セクション間で文が分割されている場合にも検索ができ、全文検索の検索信頼性をさらに高めることができる。
【００４７】請求項３記載の発明では、データ記憶手段が入力手段によって入力されたファイル内のデータを分割する際、句読点などの特定文字がファイル内に含まれる場合にはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割するので、フラットテキストを２重化して持つサイズが減少し、記憶装置のリソース資源を有効に活用することができる。
【００４８】請求項４記載の発明では、入力手段によって入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識手段をさらに備えたので、フラットテキスト内の大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮した全文検索が可能となる。
【００４９】請求項５記載の発明では、データ記憶手段は、認識手段によって認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに分割するので、フラットテキスト内の大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮した全文検索が可能となり、かつ検索性能を向上させることができる。
【００５０】請求項６記載の発明では、入力機能によって入力されたファイル内のデータを所定のブロックに分割し、分割したブロックごとに文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録して記憶する記憶機能を備えたので、インデックス情報がいらず、ディスク資源の節約をすることができる。
【００５１】請求項７記載の発明では、記憶機能によってファイル内の連続したデータが複数のブロックによって分割された場合、分割された他のブロックに同じ文書名、入力日、画像、文書内容などの各データを登録する登録機能をさらに備えたので、セクション間で文が分割されている場合にも検索ができ、全文検索の検索信頼性をさらに高めることができる。
【００５２】請求項８記載の発明では、記憶機能によって入力機能で入力されたファイル内のデータが分割される場合、句読点などの特定文字がファイル内に含まれるときにはこの特殊文字の箇所でファイル内のデータを分割するので、フラットテキストを２重化して持つサイズが減少し、記憶装置のリソース資源を有効に活用することができる。
【００５３】請求項９記載の発明では、記憶機能によって入力されたファイル内のデータの数字、全角、半角、ハイフン、長音などの文字コードを認識する認識機能をさらに備えたので、フラットテキスト内の大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮した全文検索が可能となる。
【００５４】請求項１０記載の発明では、記憶機能は、認識機能によって認識された各ファイル内のデータを所定のブロックに分割するので、フラットテキスト内の大文字／小文字や半角／全角、長音／ハイフンのあいまい性を考慮した全文検索が可能となり、かつ検索性能を向上させることができる。

【出願人】	【識別番号】０００００６７４７【氏名又は名称】株式会社リコー
【出願日】	平成１２年９月１８日（２０００．９．１８）
【代理人】
【公開番号】	特開２００２－９１９８２（Ｐ２００２－９１９８２Ａ）
【公開日】	平成１４年３月２９日（２００２．３．２９）
【出願番号】	特願２０００－２８２５７６（Ｐ２０００－２８２５７６）